Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Не кладите ничего обратно в корзину
У документа, находящегося в корзине, есть только один путь — из корзины. Именно таков смысл древней пословицы, которая советует «только раз обращаться к каждому делу», хотя концепция одноразового обращения к проблеме на самом деле плохая идея. Если бы вы придерживались данного принципа, то у вас никогда не появилось бы списка дел: все проблемы решались бы по мере их возникновения. Эта концепция резко снизила бы эффективность и темп вашей работы, потому что большинство возникающих задач нельзя решить сразу после того, как вы узнаете об их существовании. Совет актуален в том смысле, что нужно отказаться от вредной привычки постоянно доставать предметы из корзины и класть их обратно, так и не решив, что с ними делать. Более удачное напутствие звучало бы так: «Когда в первый раз достаете предмет из корзины, сразу решайте, как с ним поступить и куда его определить. Никогда не кладите ничего обратно в корзину».
Ключевой вопрос в процессе обработки информации: «Каковы дальнейшие действия?»
Вы все поняли. Вы будете рассматривать проблемы одну за другой. И вы будете принимать четкое решение о том, каким будет следующий шаг к решению каждой из них. На первый взгляд, в этом нет ничего сложного (и так оно и есть), но вам придется хорошенько подумать. По большей части, первоочередные шаги не будут очевидными — их придется определять.
Я похож на москита в палаточном городке нудистов; я знаю, что мне нужно, но не знаю, с чего начать.
Возьмем, например, первую проблему. Вы должны кому-то позвонить? Нужно заполнить какую-то форму? Найти информацию в электронной сети? Купить что-то в магазине? Поговорить с секретаршей? Отправить электронное сообщение начальнику? Что вам нужно сделать? Если требуется выполнить какое-то действие, то его характер определит дальнейшие варианты поведения. Но что делать, если, на ваш взгляд, «Эта проблема не требует никаких активных действий»?
А если никакие действия не нужны?
Скорее всего, часть содержимого корзины не будет предполагать никаких активных действий с вашей стороны. К данной категории материала относятся три типа предметов:
• Мусор.
• Материал, который следует отложить на какое-то время.
• Материал, который нужно взять на заметку на будущее.


Мусор
Если вы следовали моим указаниям, то наверняка уже выбросили изрядное количество материала. Также, скорее всего, клали в корзину предметы, которые больше не понадобятся. Так что не удивляйтесь, если придется выбросить массу мусора в процессе обработки рутины.
Обработка всего накопившегося материала позволит четко уяснить, что нужно и чего не следует делать. Один директор фонда, с которым я работал, обнаружил, что скопил у себя слишком много (тысячи) электронных сообщений, на которые вовсе не собирался отвечать. Он сказал мне, что применение моей методики заставило его «сесть на диету»: он стал более скрупулезно выбирать, какие незавершенные дела оставлять в своей жизни, а какие материалы выбрасывать. Вероятно, перед вами тоже встанет вопрос: стоит ли оставлять материал для последующего обращения. Для меня есть два возможных варианта ответа:
• Если сомневаетесь, выбросьте материал на помойку.
• Если сомневаетесь, оставьте материал у себя.
Выбирайте. Я считаю, что оба подхода хороши. Нужно просто доверять своей интуиции и реально оценивать свои возможности. Большинство людей испытывает страх перед процессом в целом, поскольку их системы никогда не работали надлежащим образом и не имели четких границ. Если вы проведете четкое различие между справочной информацией, ресурсами и материалом, который требует выполнения активных действий, и если ваша система хранения ссылочных данных проста и функциональна, вы сможете без труда поместить в нее все проблемы, с которыми в состоянии справиться. Поскольку не требуется применения никаких активных действий, проблема сводится к наличию физического пространства и ресурсов.
Специалисты в сфере упорядочения материалов предлагают более подробные инструкции, а ваш секретарь может составить специальное расписание, где сказано, сколько времени нужно уделять различным типам документации. Я предлагаю четко уяснить различие между материалами, которые требуют от вас активных действий, и всей остальной информацией. Как только становится ясно, что применения активных действий не требуется, перед вами открывается множество вариантов.