Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Дела в офисе. Если вы работаете в офисе, то у вас будут дела, которые вы сможете сделать только там; их список пригодится на рабочем месте — хотя, конечно, если у вас в офисе стоят телефон и компьютер, и вы ведете отдельные списки, озаглавленные соответственно «Звонки» и «Компьютер», то они вам тоже понадобятся. Я бы посоветовал включить в список «Дела в офисе» любую задачу, для выполнения которой необходимо подключиться к Интернету (а это удобнее всего сделать на работе: возможно, это единственное место с постоянным доступом). Например, я бы поместил именно в этот список напоминание о необходимости загрузки из сети большой программы.
Дома. Многие дела можно сделать только дома, поэтому имеет смысл вести отдельный список для данного контекста. Я уверен, что у вас накопилось множество замыслов и проектов по дому, и часто первоочередным действием в рамках такого проекта является его осуществление. «Повесить новую репродукцию», «рассортировать компакт-диски» и «развесить по шкафам зимнюю одежду» — таковы типичные пункты «домашнего» списка.
Если у вас есть домашний офис, то любое дело, которое можно сделать только там, попадет в список «Дома». (Если вы работаете только на дому и не посещаете других офисов, то вам вообще не понадобится список «Офисные дела» — перечня «Дома» будет вполне достаточно).
Повестки дня. Вы обязательно обнаружите, что множество ваших дальнейших действий нужно будет либо совершить в процессе непосредственного общения с кем-то, либо обсудить их на повестке заседания комитета или совещания персонала. Вам нужно обсудить с партнером идеи на следующий год; вы хотите поговорить с мужем о его планах на весну; вам нужно дать секретарше задание, слишком сложное для того, чтобы излагать его суть в электронном сообщении. А на совещании персонала в понедельник вы должны сделать объявление об изменении стратегий подачи отчетов о расходах.
Предстоящие действия нужно помещать в отдельные повестки дня, составленные для каждого человека, с которым вы постоянно общаетесь, и для каждой встречи, которую вы регулярно посещаете.
Подобные предстоящие действия нужно помещать в отдельные повестки дня, составленные для каждого человека и для каждой встречи. Профессионалы, которые ведут папку, где содержатся все вопросы, требующие обсуждения с начальством, уже пользуются модификацией данного метода. Для упорядочения дальнейших действий вам может понадобиться от трех до пятнадцати подобных списков. Я советую завести отдельные папки или списки для начальства, коллег, помощников, супругов и детей. Вам также следует завести аналогичный список для своего поверенного, финансового секретаря, счетовода и/или программиста, словом, для каждого, с кем нужно будет обсудить более одной проблемы во время следующего телефонного разговора.
Если вы участвуете в регулярных совещаниях — заседаниях персонала, проектного отдела, совета директоров, комитета, чего угодно — то и они заслуживают собственных папок, где вы будете отмечать вопросы, требующие обсуждения.
Часто приходится вести текущий список дел, требующих обсуждения с человеком, с которым вы будете общаться лишь в течение ограниченного времени. Например, если вы имеете дело с подрядчиком, который выполняет существенный объем работ в вашем доме, можете составить список на время вашего сотрудничества. Обходя место проведения работ в конце дня, после отъезда подрядчика, вы можете заметить детали, которые захотите обсудить с ним утром, и их список должен быть у вас под рукой в случае необходимости.
Поскольку данный тип списков весьма полезен, ваша система должна предоставлять возможность быстро и легко добавлять новые повестки по мере надобности. Например, вставка страницы, посвященной отдельному лицу или встрече, в раздел блокнота, озаглавленный «Повестки дня», занимает считанные секунды. Примерно столько же занимает добавление специальной страницы в раздел «Повестки дня» цифрового секретаря.