Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Классификация первоочередных действий в зависимости от контекста
За многие годы я обнаружил, что лучшее средство напоминания о действии, которое нужно выполнить как можно скорее, — это конкретный контекст, требуемый для его осуществления: инструмент, место или лицо, необходимое для решения задачи. Например, если для совершения действия нужен компьютер, то его следует поместить в список, озаглавленный «Компьютер». Если нужно съездить куда-то на машине (например, заехать в банк или в магазин инструментов), то дело надлежит поместить в категорию поездок. Если следующий шаг — обсудить что-то непосредственно со своей коллегой Эмили, то разумнее всего будет поместить проблему в список или папку под названием «Эмили».
То, насколько узконаправленными должны быть эти категории, будет зависеть от (1) количества действий, которые необходимо держать под контролем, и (2) от того, насколько часто вы меняете контекст их совершения.
Если вы относитесь к тем редкостным счастливчикам, у которых намечено всего двадцать пять первоочередных шагов, то сможете обойтись единым списком дальнейших действий. В него могут войти самые разнообразные дела: от покупки гвоздей и разговора с начальником о кадровых перестановках до генерации идей для проведения выездной деловой встречи. Но если накопилось пятьдесят или сто намеченных дальнейших действий, то ведение одного большого списка окажется неэффективным занятием: каждый раз, когда у вас будет появляться свободное время, его придется тратить на повторную сортировку проблем. Если в программе конференции объявлен короткий перерыв, в течение которого можно совершить несколько важных звонков, то сначала придется выделить такую категорию, как звонки, из длинного перечня не связанных между собой задач. А если вы отправляетесь по разным делам, можете выбрать задачи из списка поездок и объединить их в отдельный перечень.
Еще один фактор производительности, обусловленный данным методом организации проблем, — это увеличение результативности, когда вы работаете в определенном режиме. Работая в режиме «телефон», вы обзваниваете массу людей — нужно только просмотреть список звонков. Когда ваш включен компьютер подключен к Интернету, старайтесь выполнить максимальный объем работы, не переключаясь на другие виды деятельности. Для того чтобы перейти от одного вида деятельности к другому рабочему ритму и инструментарию, нужно гораздо больше энергии, чем большинство из нас могут себе представить. И естественно, когда нужный человек присутствует в офисе, с вашей стороны будет разумнее обсудить с ним все накопившиеся вопросы, пока у вас есть такая возможность.