Джефкинс Фрэнк

5. Распределение бюджетных средств
В рамках основного бюджета существуют несколько вспомогательных бюджетов или распределений средств, которые отражены в общем программном бюджете только своими итоговыми суммами. Так, в данном случае подобные отдельные бюджеты составляются для церемонии официального открытия, подготовки ежегодного доклада (отчета) и регулярного выпуска внутрифирменных изданий.
Расходы на официальное открытие зависят от места проведения церемонии, количества приглашенных лиц, характера программы, количества и качества еды, от других затрат на гостеприимство, стоимости проживания участников, если для них необходимо снимать номера в отелях, от стоимости транспортных услуг и расходов на прокат навесов, стульев, микрофонов, а также от оплаты труда персонала, занимающегося обслуживанием церемонии. С другой стороны, с помощью бюджета можно управлять такими его составляющими, как количество гостей, или же наоборот, количество гостей может определять размер бюджета.
Стоимость подготовки ежегодного доклада включает в себя расходы, связанные с его написанием, оформлением, публикаций и распространением. Зависят они от числа страниц, количества экземпляров, размера страниц, характера печати (одна или несколько красок), наличия иллюстраций, качества бумаги, а также расходов, связанных с распространением, в том числе затрат на приобретение конвертов, написание на них адресов, заполнение конвертов, а также почтовых расходов.
Расходы, связанные с регулярными публикациями внутрифирменных изданий, могут иметь такие же составляющие, как и расходы, связанные с подготовкой годового доклада, хотя в этом случае, возможно, значительно больше средств потребуется на фотографии и художественное оформление изданий.
6. Расчет бюджета для PR-отдела
Теперь рассмотрим гипотетический бюджет PR-отдела компании. Здесь уже не нужно принимать в расчет почасовой тариф, который должен покрывать заработную плату персонала отдела, накладные расходы и получение прибыли. Хотя ошибка и может заключаться в том, что в расчет принимается только заработная плата, а поправки, учитывающие амортизацию мебели и оборудования, не учитываются. Кроме того, во внимание часто не принимаются суммы расходов, связанных с арендной платой, уплатой налогов, коммунальных платежей за отопление, кондиционирование, освещение, уборку территории, а также некоторую долю услуг, получаемых компанией в целом, например, услуги оператора телефонной связи.
Некоторые могут предположить, что компании иметь в своем составе собственный PR-отдел дешевле, чем прибегать к услугам PR-консультаций. Сравнивая при этом зарплаты персонала PR-отдела и оплаты услуг PR-агентства, они совершенно забывают о том, что этот отдел необходимо должным образом оборудовать, разместить и постоянно обслуживать. Абсолютно все действия компании требуют определенных затрат, хотя в небольшом консультационном агентстве их выделить и показать легче, чем в крупной организации. Кроме того, в крупной организации могут исходить из некоторых ложных положений, например, все равно есть помещения, которые простаивают (и поэтому при расчете затрат на отдел расходы на них не учитываются). Вот почему вполне вероятно, что на самом деле содержать собственный PR-отдел значительно дороже, чем обращаться за услугами в специализированную консультацию, которая отведет вам только часть своего рабочего дня. Студенты на экзаменах часто допускают такую же ошибку, утверждая, что услуги консультационных агентств обходятся компании дороже, чем содержание собственного отдела.
Мы специально приводим смету затрат для крупной организации, в которой отдельно (по пунктам) выделены разные виды деятельности. Что касается бюджета более мелких организаций, число видов деятельности в них будет меньше. Кроме того, для простоты и упразднения дополнительных бюджетов все однотипные издержки объединены в рамках каждой статьи.