Elektron resuslarni saqlash va foydalanish qoidalari

4.Elektron arxiv dasturlari
Odatda bu elektron hujjat aylanishi tizimi (EDMS) yoki zarur himoya darajasini, onlayn kirishni, aniq tuzilmani va saqlash qoidalarini ta'minlaydigan alohida dasturiy ta'minotga ega arxiv. Ammo ko'plab kompaniyalar va tadbirkorlar uchun bu usul ortiqcha bo'lishi mumkin, chunki u alohida dasturiy ta'minot, sozlamalar va katta xarajatlarni talab qiladi. Shuning uchun, ko'pincha biznes bulutga asoslangan elektron arxivni tanlaydi.
Ushbu usullarning barchasi uchun qonun talablari va qoidalari bir xil.
Keyinchalik, bulutli arxivlar misolida elektron hujjatlarni saqlash jarayonlari va xususiyatlarini ko'rib chiqamiz.
Elektron hujjatlarni saqlash talablari va qoidalari
Elektron hujjatlar o'zlarining ma'lumotliligi va ishonchliligini yo'qotmasliklari uchun ular GOST R 54989-2012 / ISO / TR 18492 talablariga javob berishi kerak .
O'qilishi va talqin qilinishi
Formatni hisobga olish va vaqt o'tishi bilan uni o'qish, sharhlash va ko'rsatish qobiliyati. Ya'ni, hujjatni to'g'ri ochish va o'qish uchun sizda vositalar bo'lishi kerak.
Guruhlash va tavsiflash
Hujjatlar osongina topilishi, tan olinishi va guruhlarga tayinlanishi uchun tartibga solinishi kerak. Hujjatlarda haqiqiy identifikatsiya raqamlari yoki boshqa o'qiladigan va taniqli belgilar bo'lishi kerak.
Tushunuvchanlik va dolzarblik
Boshqa guruh hujjatlariga tegishli faylning (manzil) tuzilishi va joylashuvi aniq. Ya'ni, faylni topish va uning qaysi bitimga tegishli ekanligini tushunish oson.
Haqiqiylik
Saqlash ishonchliligi, kirishni boshqarish, himoya qilish, barqaror media saqlash muhiti.
Barcha GOST qoidalariga rioya qilish uchun hujjatlar arxivga yuborilishi va qoidalarga muvofiq saqlanishi kerak. Hujjatlar birinchi navbatda barcha talablarni hisobga olgan holda tavsiflanadi, to'g'riligi tekshiriladi, so'ngra ikki yoki undan ortiq nusxada arxivga joylashtiriladi. Keling, har bir jarayonni batafsil ko'rib chiqaylik.