Elektron resuslarni saqlash va foydalanish qoidalari

Hujjatlarni elektron shaklda saqlash xususiyatlari
Elektron hujjatlarni saqlashning majburiy shartlari:  Arxivda turli qurilmalarda yoki turli joylarda elektron hujjatlarning kamida 2 nusxasi bo'lishi kerak, ularning formati PDF / A-1
Elektron hujjatlarning egasi hujjatlarni o'qish, nusxalash, qayta yozish va ularning holatini tekshirish vositalariga ega bo'lishi kerak. Yo'qotish, shikastlanish, ruxsatsiz nusxa ko'chirish va buzishdan himoya qilish majburiyati to'liq elektron hujjatlar egasiga yuklanadi.
Har 5 yilda kamida bir marta tekshirish va elektron hujjatlarni, agar kerak bo'lsa, yangi ommaviy axborot vositalariga va GOST qoidalariga muvofiq joriy formatlarga qayta yozish kerak.
Elektron arxivning tavsifi
Ish jarayoni tugagandan so'ng hujjatlar arxivga yuboriladi. Ya'ni, hujjat qabul qilinishi, imzolanishi, rad etilishi yoki bekor qilinishi kerak. Hujjatlar har doim takrorlanadi, shuning uchun tavsif ham ikki nusxada tuziladi.
Tavsif quyidagilarni ko'rsatadi:
Agar kerak bo'lsa, saqlash muddati
Arxivlangan sana
Hujjatni qabul qilish/yuborish haqida ma'lumot
Yuboruvchi ma'lumotlari
Tizimdagi tashkilotning yagona identifikatori
Hujjat turi
Tashqi manba tizimidagi hujjat identifikatori
Nusxalash va saqlash ma'lumotlari
Xizmatga, ofis menejerining yoki ekspert komissiyasining qaroriga qarab qo'shimcha ma'lumotlar ham inventarizatsiyaga kiritiladi.
Arxivdagi hujjatlar va ular uchun inventar har yili tekshiriladi va qiymati ekspertizadan o'tkaziladi. Tekshiruv natijasida muddati o'tgan hujjatlar o'chiriladi.
Elektron arxivdan hujjatlarni berish
Arxiv hujjati, agar uni chiqarish, chop etish yoki kimgadir jo'natish kerak bo'lsa, nusxa ko'chiriladi. Arxiv hujjati bilan barcha harakatlar maxsus jurnalda aks ettiriladi, unda quyidagilar ko'rsatiladi:
So'rov sanasi
So'rov yuborgan bo'lim va xodim haqida ma'lumot
So'ralgan hujjatning raqami
Arxivlangan hujjatlardagi har qanday harakat xavfsizlik nazoratini ta'minlash uchun saqlanadi.
Elektron arxiv hujjatlarini yo'q qilish
Arxivdagi birorta ham elektron hujjatni xuddi shunday o'chirib bo'lmaydi. Olib tashlash to'g'risidagi ma'lumotlar buxgalteriya hujjatlarida aks ettirilgan. Ma'lumotlarni yo'q qilish to'g'risidagi qaror hujjatning amal qilish muddati tugaganligini tekshirgandan so'ng qabul qilinadi.
Bulutli elektron arxivlarning afzalliklari
Elektron hujjatlarni saqlash uchun ko'plab talablar mavjud, shuning uchun qonun talab qiladigan hamma narsani hisobga oladigan xizmatdan foydalanish osonroq.

Bundan tashqari, bulutli elektron arxiv aniq afzalliklarga ega:
Vaqt va resurslarni tejaydi
Biznes jarayonlarini tezlashtiradi
Sizga kerakli ma'lumotlarni tez va oson topish imkonini beradi
Hujjatlar egasini ma'lumotlarni saqlash va himoya qilishni tashkil etishdan ozod qiladi
Jarayon nazoratini yaxshilashga yordam beradi
Nazorat qiluvchi organlarga hisobot berish jarayonini soddalashtiradi