Hujjat turlari va ularning hususiyatlarini o’rganish

HUJJAT TURLARI VA ULARNING HUSUSIYATLARINI O’RGANISH
Inson, hujjat, axborot, boshqarishning barcha pogonalarini, shu kabi ish yuritishning ajralmas qismidir. Shuning uchun raxbar (menejment) ish yuritish oqilona hujjat, uslub, til, qoidalardan foydalanishi lozim.
Makammal va oqilona tashkil etilgan hujjatchilik har qanday tashkilotdagi ish yuritishning asosi.
Ma’lumki, hujjatlar xar xil va miqdoran juda ko’p. Hujjtalarning maqsadi, yo’nalishi, hajmi, shakli va boshqa bir qator sifatlari ham turlichadir. Shunday ekan, hujjatlar turiga, tiliga, mazmuniga, hujjatlarning tegishliligiga, ularning tayyorlanish hususiyati va qoidalariga, hujjataarning hizmat mavqeigaqarab qo’yiladigan umumiy talablar bilan bir qatorda turkum hujjatlar oldiga qo’yiladigan ko’pgina lisoniy talablar ham mavjud. Muayyan turdagi hujjat, albatta, o’ziga xos lisoniy hususiyat va sifatlar bilan belgilanadi. Bu hususiyat va chuqur tasavvur qilmasdan turib, mukammal hujjatchilikni yaratish haidagi gap ham bo’lishi mumkin emas. Shuning uchun bu o’rinda hujjatlar tasnifi masalasi alohida ahamiyat kasb etadi.
Hozirgi hujjatshunosligidagi hujjtalar bir necha jihatlarga ko’ra tasnif qilinadi. Tasniflashda garchi mutlaqo bir xil guruhlashtirish mavjud bo’lmasada, har qanday, bir qadar yagonalashgan guruhlashtirish bor.
Hujatshunoslikdagi ana shu an’anaga ko’ra ish yuritish (munshoat)dagi hujjtalar eng avvalo yaratilish o’rniga ko’ra tasnif qilinadi, bu jihatdan ichki va tashqi hujjatlar farqlanadi. Ichki hujjatlar ayni tashkilotning o’zida tuziladigan va shu tashkilot ichida foydalaniladigan hujjatlardir, muayyan tashkilotga boshqa tashkilot yoki ayrim shaxslardan keladiganlari esa tashqi hujjatlardir.
Hujjatlar mazmuniga ko’ra ikki turli bo’ladi:
Sodda hujjatlar (muayyan bir masalani o’z ichiga oladi);
Murakkab hujjatlar (ikki yoki undan ortiq masalani o’z ichiga oladi).
Mazmuni bayonining shakli jihatidan hususiy (individual), namunali va qolipli (trafaretli) hujjatlar farqlanadi. Matnning o’ziga xosligi, betakrorligi, hamisha ham bir andozada bo’lmasligi hususiy hujjatlarnig asosiy belgilardir (masalan, xizmat yozishmalari va shu kabilar). Bunday hujjatlarda ham muayyan doimiy tarkib mavjud bo’lsa – da, bevosita mazmun bayoni bir qadar erkin bo’ladi. Namunali hujjatlar tashkilot faoliyatini boshqarishning muayyan bir xil vaziyatlari bilan bog’liq, bir – biriga o’xshash va ko’p takrorlanadigan masalalar yuzasidan tuzilgan matnlarni o’z ichiga oladi.