Ichki va tashqi hujjatlar

Qolipli hujjatlar – odatda, oldindan tayyorlangan bosma ish qog‘ozlariga yoziladigan hujjatlardir. Butur hujjatlarga nisbatan ko‘pincha «yozmoq» emas, balki «to‘ldirmoq» so‘zi ishlatiladi. Bularga ish haqi yoki yashash joyi haqidagi ma’lumotnomalar, mehnatga layoqatsizlik varaqasi, ayrim dalolatnomalar, xizmat safari guvohnomalari va boshqalar kiradi.
4.Tegishlilik jihatiga ko‘ra xizmat (rasmiy) va shaxsiy hujjatlar farqlanadi:
Xizmat (rasmiy) hujjatlari – tayyorlanishiga ko‘ra tashkilot yoki mansabdor shaxslarga tegishli hujjatlardir. Bularga ishga qabul qilish buyruqlari va boshqalar kiradi.
Shaxsiy hujjat – yakka shaxs tomonidan yoziladigan, ularning xizmat faoliyatlaridan tashqaridagi yoki jamoat ishlarini bajarish bilan bog‘liq masalalarga tegishli bo‘ladigan hujjatlardir. Bularga shaxsiy ariza, shikoyat va boshqalar kiradi.
Hujjatlarning tayyorlanish xususiyati va darajasi ham benihoya katta. Bu jihatiga ko‘ra hujjatlar quyidagicha tavsiflanadi:


Asl nusxa – asli birinchi rasmiy nusxasidir.
Nusxa – asl nusxaning aynan qayta ko‘chirilgan shakli, uning o‘ng tomonidagi yuqori burchagiga «Nusxa» degan belgi qo‘yiladi.
Ikkinchi nusxa – asl nusxa yo‘qolgan hollarda hujjatning ikkinchi nusxasi (dublikati) beriladi va u asl nusxa bilan teng huquqlidir.
Ko‘chirma nusxa – ba’zan muayyan hujjatga emas, uning bir qismiga ehtiyoj tug‘iladi, bunda ko‘chirma olinadi. Nusxa va ko‘chirmalar notarius, kadrlar bo‘limi va shu kabilar tomonidan tasdiqlangach huquqiy kuchga ega bo‘ladi.
Erkin nusxa – hujjatda axborot to‘la ifodalansa-da, u asliga muvofiq kelmaydi. Erkin nusxada muhr o‘rniga “muhr” deb, imzo o‘rniga “imzo” deb, gerb o‘rniga «gerb» deb yozib qo‘yiladi.
Aksar hujjatlar dastlab qoralama nusxada tayyorlanadi, bu hujjat tayyorlovchining qo‘lyozma yoki mashinalangan dastlabki nusxasidir. Bu nusxa tuzatilib, qayta ko‘chirilishi mumkin. Qoralama hujjat huquqiy kuchga ega emas.
Hujjat qat’iy belgilangan rekvizitlar tarkibiga ega bo‘lishi, ularning joylashish va rasmiylashtirish tartiblari 6,38-90 GOST ga muvofiq kelishi kerak. Hujjatlarni tayyorlash borasida bugungi kunda shakllangan umumiy qoidalarga ko‘ra, boshqaruv hujjatlari zaruriy qismlar (rekvizitlar)ning belgilangan majmuiga va ularning barqarorlashgan joylashish tartibiga ega. Tashkiliy-farmoyish hujjatlari zaruriy qismlarining to‘liq, ro‘yxati quyidagicha:
1. O‘zbekiston Respublikasining gerbi.
2. Tashkilot yoki korxonaning ramziy belgisi (emblemasi).
3. Mukofot tasviri.
4. Vazirlik yoki yukori idoraning nomi.
5. Muassasa, tashkilot yoki korxonaning nomi.
6. Tarkibiy tarmoqning nomi.
7. Aloqa muassasasining shartli raqami (indeksi), tashkilot yoki korxona manzili, telefon raqami, faks raqami, bankdagi hisob-kitob raqami.
8. Matn sarlavhasi.
9. Sana.
10. Shartli raqam.
11. Keladigan hujjatlarning sanasi va shartli raqamiga havola.
12. Tuzilgan yoki nashr qilingan joyi.
13. Hujjatni oluvchi (adresat).
14.Tasdiqlash ustxati.
15.Munosabat belgisi (rezolyutsiya).
16.Hujjat turining nomi.
17.Nazorat haqida qayd.
18

24.Nusxaning tasdiqlanishi haqidagi qayd.

25.Ijrochining familiyasi va telefon raqami.
26. Hujjatning bajarilganligi va uni hujjatlar yig‘majildiga yo‘naltirilganligi haqidagi qayd.
27.Axborot mashinaga ko‘chirilganligi haqidagi qayd.
28. Hujjat kelib tushganligi haqida qayd.
Albatta, hujjatning har bir turi mazkur zaruriy qismlarning barchasini o‘z ichiga olmaydi. Hujjatning muayyan turiga muvofiq ravishda bu qismlarning ayrim bir turkumi huquqiy talablarni ta’minlash darajasida qo‘llanadi. Shu narsa ham muhimki, ayni qismlarning hujjatda joylashishida qat’iy tartib mavjud, ular joylashishidagi qat’iy ketma-ketlik hujjatning huquqiy kuchini ta’minlash, hujjatni zudlik bilan ishlash, bajarish, undan osonlik bilan foydalanish uchun muhimdir.
Mazkur 29 ta zaruriy qismning o‘ntasi nisbatan ko‘p qo‘llanadi, shuning uchun ular asosiy zaruriy qismlar deb ham yuritiladi: hujjat muallifi (muassasa nomi yoki shaxsiy hujjatda imzo quyuvchi shaxs), hujjat turining nomi, sarlavha, hujjatni oluvchi (adresat), kelishuv va rozilik belgilari, matn, tasdiqlash, imzo, muhr, ilova mavjudligi haqidagi qayd.