ʼlim vazirligi oʻzbekiston jurnalistika va ommaviy kommunikatsiyalar universiteti

Hujjatlarni tizimlashtirish
Tashkilotlarda yig‘majildlarni to‘g‘ri rasmiylashtirish uchun va ularning hisobini olishda yig‘majildlar nomenklaturasi tuziladi.
Hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi ‒ tashkilotda yuritiladigan, belgilangan tartibda rasmiylashtirilgan va ularni saqlash muddatlari ko‘rsatilgan holda tartibga solingan hujjatlar yig‘majildlarining sarlavhalari ro‘yxatidir. Tashkilotlarda tarkibiy bo‘linmalar, jamoat tashkilotlarining hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturalari asosida umumtashkilot hujjatlar jildlari nomenklaturasi tuziladi.
Yig‘majildlar nomenklaturasiga tashkilot faoliyatida tarkib topadigan texnik hujjatlar va bosma nashrlardan tashqari barcha hujjatlar kiritiladi. Tarkibiy tuzilmalar va jamoat tashkilotlari hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi yetakchi mutaxassislar jalb etilgan holda hujjatlar uchun javobgar shaxs tomonidan imzolanadi.
Hujjatlar yig‘majildlari yig‘ma nomenklaturasi ishlar boshqarmasi, umumiy bo‘lim, devonxona, kotib tomonidan tuziladi. Tashkilotlarning Markaziy ekspert komissiyasi (MEK, EK), so‘ngra arxiv muassasasining ekspert-tekshiruv komissiyasi (ETK) bilan kelishiladi va tashkilot rahbari tomonidan tasdiklanadi
Hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasini tuzishda namunaviy hujjatlar yig‘majildi nomenklaturasiga, namunaviy va idoraviy ro‘yxatlarni saqlash muddatiga, idoraviy arxivlar ishlarining asosiy qoidalariga amal qilinishi lozim.
Hujjatlar yig‘majildini shakllantirish
Hujjatlar yig‘majildini shakllantirish ‒ hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasiga muvofiq hujjatlar yig‘majildlaridagi ijro etilgan hujjatlarni guruhlarga bo‘lishdir.
Hujjatlar yig‘ma jildlarini shakllantirishda quyidagi qoidalarga rioya qilish zarur:

• 
  hujjatlar yig‘ma jildiga nomenklaturasi bo‘yicha hujjatlar yig‘majildi sarlavhalariga muvofiq faqat ijro etilgan, to‘g‘ri rasmiylashtirilgan hujjatlarni joylashtirish;
  
• 
  bitta masalaning hal qilinishiga taalluqli barcha hujjatlarni birgalikda joylashtirish, ilovalarni asosiy hujjatlar bilan birgalikda joylashtirish;
  
• 
  hujjatlar yig‘majildida bitta kalendar yilning hujjatlarini guruhlash (yildan-yilga o‘tuvchi hujjatlar yig‘majildlari bundan mustasno);
  
• 
  hujjatlar yig‘majildlarida doimiy va vaqtincha saqlanadigan hujjatlarni alohida guruhlash;
  
• 
  hujjatlar yig‘majildiga mashina yozuvlarini umumiy asoslarda joylashtirish.
  

Hujjatlar yig‘majildiga qaytarish lozim bo‘lgan ortiqcha nusxalar, xomaki qo‘lyozmalar joylanmasligi kerak. Hujjatlar yig‘majildi 250 varaqdan oshmasligi kerak.
Boshqaruv hujjatlari hujjatlar yig‘majildlari turlari bo‘yicha va unga taalluqli ilovalar bilan xronologik tarzda guruxlanadi.
Boshqaruv hujjatlari bilan tasdiqlangan ustavlar, nizomlar, yo‘riqnomalar ularga ilovalar bo‘lib hisoblanadi va ko‘rsatib o‘tilgan hujjatlar bilan birgalikda guruhlanadi. Agar ular mustaqil hujjat sifatida tasdiqlangan bo‘lsa, u holda ular alohida hujjatlar yig‘majildlarida guruhlanadi.
Asosiy faoliyatlar bo‘yicha buyruqlar shaxsiy tarkib bo‘yicha buyruqlardan alohida guruhlanadi.
Yuqori tashkilotlar topshiriqlari va ularni ijro etish bo‘yicha hujjatlar tashkilotlar faoliyati yo‘nalishlari bo‘yicha hujjatlar yig‘majildlarida guruhlanadi.
Tasdiqdangan rejalar, hisobotlar, smetalar, limitlar, titul ro‘yxatlari ularning loyihalaridan alohida guruhlanadi.
Shaxsiy hujjatlar yig‘majildlaridagi hujjatlar ularning kelib tushishiga ko‘ra xronologik tartibda joylanadi.
Muayyan tashkilot va uning tasarrufidagi tashkilotlar ishlari masalalari bo‘yicha fuqarolar takliflari, arizalari va shikoyatlari, ularning ko‘rib chiqilishi va ijro etilishi bo‘yicha hujjatlar fuqarolarning shaxsiy masalalar bo‘yicha arizalaridan alohida guruhlanadi. Hujjatlar ushbu hujjatlar yig‘majildlariga xronologik yoki alifbo tartibida joylanadi.
Yozishmalar, qoidaga ko‘ra, kalendar yil davri bo‘yicha guruhlanadi va xronologik tartibda ketma-ket turkumlanadi. Javob hujjati so‘rov hujjatidan keyin joylashtiriladi. O‘tgan yilda boshlangan muayyan masala bo‘yicha yozishmalar qayta boshlanganda, hujjatlar o‘tgan yilgi hujjatlar yig‘majildi indeksi ko‘rsatilgan holda joriy yilning hujjatlar yig‘majildiga kiritiladi.
Tashkilotlar faoliyatining xususiyatiga ko‘ra yozishmalar o‘quv yili, chaqiruv muddati doirasida ham guruhlanishi mumkin.