Mavzu: Boshqaruv faoliyatida vaqtdan unumli foydalanish shartlari Reja: Boshqaruv faoliyatida vaqt ahamiyati

5. Rasmiy xatlar. Rasmiy xat. Biznesda eng asosiy narsa vaqt hisoblanadi. Shuning uchun rasmiy xatlar qisqa, aniq va tushunarli bo‘lishi lozim. Ba’zi hollarda rasmiy xatlar o‘z ichiga bir necha mavzuni qamrab oladi. Agarda bir xatning ichida bir nechta savol bo‘lsa, ulami ma’no jihatidan ajratib olish yoki raqamlab chiqish maqsadga muvofiq. Eng yaxshisi - rasmiy xat har doim bitta savolga yoki axborotga javobni o‘z ichiga qamrab olishi kerak. Bu holda xat aniq va qisqa bo‘ladi. O‘z hamkoriga xat yozishda nimalarga e’tibor berish kerak: zamonaviy orgtexnikaga. Husnixatingiz orqali yozilgan xatlar faqat shaxsiy yozishmalarga xos bo‘lishi darkor; firma emblemasi, nomi, pochta manzili va telefon raqami, bank rekvizitlari bor maxsus blankka ega bo‘lish; iloji boricha firma konvertini ishlatgan ma’qul;
jo‘natilgan xatlaming, albatta, nusxasini qoldirishingiz kerak.
6. Fakslar. Fakslar uchun asosiy talab, u qisqa yozilishi kerak. Fakslami bir necha bor o‘qib chiqish lozim. Faksda bir xil fikr ikki marta qaytarilmasligi kerak. Faksning eng yaxshi varianti - bir varaqqa sig‘ishi hamda mashinkada yozilishidir. Faksni ikki marta jo'natish maqsadga muvofiq emas, balki telefon orqali faksning qanday holatda chiqqanligi haqida so‘ragan ma’qul. Faksni jo‘natish uchun quyidagilar kerak:
1. Jo‘natmoqchi bo`lmayotgan hujjatni tayyorlash. Hujjatlar rasmiy xat talabalariga javob berishi kerak.
2. Siz bilan bog‘lanish uchun o ‘z faks nomeringizni qo‘yishni unutmang.
3. Hamkoringizning faks nomeri, shahar va uning kodi, firma nomi, familiya va ismi qo‘yilishi kerak.
4. Rasmiy qog‘ozlarda, albatta, mas’ul shaxsning imzosi va muhr bo‘lishi shart.
7. Bo‘ysunuvchilar vaqtini boshqarish. Rahbar nafaqat o‘zining, balki qo‘l ostidagi xodimlar vaqtini ham boshqara bilishi shart. Bunda rahbar qo‘l ostidagi xodimlarda xuddi uniki kabi vaqt kushandalari borligini va ba’zida uning o‘zi ham xodimlaming vaqtlari behuda sarf boMishiga sababchi bo‘layotganini tushuna bilishi kerak. Ba’zida shunday holatlar boMadiki, rahbar o‘z xodimlarini arzimagan sabablar bilan bezovta qiladi. Bulaming barchasini qanday bartaraf etish mumkin?
1. Xodimlaringizga aniq topshiriqlar bering. Kerak bo‘lsa o‘z bilim va tavsiyalaringizni ayamang. Topshiriqni bajarishi kerak bo`lgan xodim undan nima talab qilinayotganini to‘liq tushunib olganiga iqror bo`ling va bajarish uchun aniq bir sanani belgilab bering - bular uchun vaqtni ayamaslik kerak.
2. Bo‘ysunuvchilami kutishga majbur qilmang. Bunday kuttirishlar, birinchidan, vaqt behuda sarf bo`lishiga olib kelsa, ikkinchidan, xizmatchingizda sizga nisbatan nafrat uyg‘otishi mumkin.
3. Ayni vaqtda ish jarayoni bilan bevosita band xodim va xizmatchilaringizni bezovta qilmaslikka harakat qiling. Agar bezovta qilsangiz, birinchidan, ish sur’ati pasayadi va uni tiklash uchun vaqt kerak bo‘ladi. Ikkinchidan, xizmatchingiz buni hurmatsizlik sifatida qabul qilishi ham mumkin.
4. Biror xizmatchingizni suhbatga chaqirishdan avval unga suhbat mavzusini ayting. Bu esa uning suhbatga tayyorlanishi va suhbat davomida kamroq asabiylashishiga yordam beradi.
5. Vaqtdan to‘g ‘ri foydalanish va o ‘z vazifasini unumli rejalashtirish bo‘yicha xizmatchilaringizga namuna boMing.
6. Quyidagi holatlarga e’tibor bergan holda butun tashkilot yoki boMimingiz tarkibini optimallashtirish haqida o‘ylab ko'ring: Sizda mavjud axborot kanallarining ish unumdorligi qanday? Qaror qabul qilish mexanizmini yaxshilashga xizmat qiluvchi qanday imkoniyatlar mavjud (qaror qabul qilishda xodim va xizmatchilar ishtirokini faollashtirish ham shunday imkoniyatlar jumlasiga kiradi)? Qanday qilib rasmiyatchilikni kamaytirish mumkin? Hojati boMmagan vazifalami qisqartirish kerakdir balki (hisobot tayyorlash, uzundan-uzoq majlislar va h. k.)? Ba’zi bir yumushlarni bajarishda ortiqcha ovoragarchilik, ya’ni takrorlanishlar bo‘lmayaptimikan? Faoliyatni taqsimlash boshqalar faolligi, aql-idroki, tajribasi va ularga bo'lgan ishonchni oshiradi. Menejer xodimlami o‘qitish va faoliyatini asoslashga kundalik ishlami bajarishdan ko‘ra ko‘proq e’tibor berishi kerak. Buning uchun xodimlarga eng quyi pog‘ona imkoniyatlami inobatga olgan holda ish buyurish kerak. Ishni taqsimlash xodimning mazkur faoliyatni mustaqil bajarishi degani emas. Bunda xodimni nazorat qilish, faoliyatni tushuntirish zarur. Doimo yordam, maslahat berish, o‘qitish kerak. Nazoratsiz qoldirmaslik, hisobotni talab qilish zarur. Agar natijalar yaxshi bo‘lsa, taqdirlash kerak. Hech qachon buyurgan ishingizni qaytarib olib o ‘zingiz bajarmasligingiz kerak. Uyda ham faoliyatni xuddi shunday taqsimlash zarur.