Namangan Davlat Universiteti Ijtimoiy fanlar fakulteti arx -au -21-guruh talabasi

Hujjatlarni saqlashning maqbul sharoitlarini yaratish
Hujjatlarni saqlashning maqbul shartlari quyidagilar bilan ta'minlanadi: arxivlar binolarini qurish, rekonstruktsiya qilish va ta'mirlash; omborlarni yong'inga qarshi vositalar, xavfsizlik va yong'indan signalizatsiya tizimlari bilan jihozlash; optimal harorat va namlikni saqlash rejimini yaratish, saqlash xonalarida sanitariya-gigiena tadbirlarini o'tkazish uchun texnik vositalardan foydalanish; hujjatlarni saqlashning maxsus vositalaridan foydalanish (javonlar, shkaflar, seyflar, qutilar, papkalar va boshqalar).
Ommaviy yozuvlar uchun binolar ataylab qurilishi yoki boshqa binolardan konvertatsiya qilinishi mumkin. Ular havoni ifloslantiradigan sanoat korxonalaridan (agressiv gazlar, tsement changlari va boshqalar), yong'in munosabati bilan xavfli bo'lgan ob'ektlar va inshootlardan (neft omborlari, yoqilg'i quyish shoxobchalari, to'xtash joylari, garajlar va boshqalar) olib tashlanishi kerak. qurilish qoidalari va qoidalari talablariga muvofiq.
Arxiv joylashgan joyning yaroqliligi yong'indan himoya qilish xizmati va sanitariya-epidemiologiya stantsiyasining havoning ifloslanish darajasi to'g'risidagi xulosalarini hisobga olgan holda aniqlanadi.
Arxiv binosini qurish va rekonstruktsiya qilish arxiv ishi bo'yicha tegishli vakolatli ijro etuvchi organ bilan kelishilgan texnik jihatdan tartibga solish ob'ektlari va loyiha hujjatlariga qo'yiladigan talablarni o'z ichiga olgan normativ-huquqiy hujjatlarga muvofiq amalga oshiriladi. Arxiv binosi - bu arxiv hujjatlarini saqlash, qayta ishlash, ma'muriy, texnik, maishiy xarakterdagi vazifalarni saqlash, qayta ishlash, foydalanish bo'yicha vazifalarni bajarish, binolarning oqilona joylashuvi talablariga javob berish uchun mo'ljallangan asosiy va yordamchi binolarning majmuasidir.
Binolarning tarkibi, joylashuvi, jihozlanishi asosiy maqsad ular bilan ishlashning barcha sohalarida arxiv hujjatlarining saqlanishini, ish texnologiyasi, mehnatni muhofaza qilish, xavfsizlik va ishlab chiqarish sanitariyasi talablariga rioya qilinishini, shuningdek arxiv bo'limlarining o'zaro ta'sirchanligini ta'minlashi kerak.
Arxiv arxivlar, o'qish zali, ish xonalari, olinadigan elektron tashuvchilarning avtomatlashtirilgan kutubxonasi, server va aloqa uskunalari uchun binolar bilan ta'minlangan.
Arxiv hujjatlarini saqlash uchun mo'ljallangan moslashtirilgan binolardagi binolar binoning qolgan qismidan ajratilishi kerak. Arxiv hujjatlarini umumiy ovqatlanish xizmatlari, oziq-ovqat omborlari, yong'inga xavfli va agressiv moddalarni saqlaydigan yoki yong'inga xavfli va kimyoviy texnologiyalardan foydalanadigan tashkilotlar joylashgan bino binolarida joylashtirishga yo'l qo'yilmaydi.
Arxivlar qo'pol tartibda arab raqamlari bilan raqamlangan va kimyoviy, oziq-ovqat mahsulotlarini ishlatish (saqlash) bilan bog'liq laboratoriya, ishlab chiqarish, ombor binolaridan va elektron arxivdan - elektromagnit nurlanish manbalari va kuch maydonlaridan ajratilgan holda joylashgan.
Saqlash joylarini shimolga derazali binolarda joylashtirish tavsiya etiladi. Tabiiy yoritishga faqat hujjatlarni to'g'ridan-to'g'ri quyosh nurlaridan himoya qilish sharti bilan ruxsat beriladi. Derazalarga ko'r-ko'rona, himoya filtrlari, pardalar yoki bo'yalgan oynalar yordamida diffuzli yoritishga ruxsat beriladi. Sun'iy yoritish uchun yopiq soyalardagi akkor lampalar yoki radiatsiya spektrining kesilgan ultrabinafsha qismi bo'lgan lyuminestsent lampalar qo'llaniladi.
Arxiv hujjatlari zulmatda saqlanadi. Hujjatlarni nurdan himoya qilish hujjatlarni qutilarga, papkalarga va bog'lamalarga saqlash, oynalardagi shaffof bo'lmagan va yorug'likni tarqatuvchi pardalar va boshqalar yordamida ta'minlanadi. Elektron tashuvchilarda hujjatlar to'g'ridan-to'g'ri yorug'lik ta'siridan tashqari sharoitlarda saqlanadi va havodagi tajovuzkor aralashmalardan himoya qilinadi. (oltingugurt dioksidi, vodorod sulfidi, simob bug ', azot oksidi, ammiak), elektromagnit-ionlash (nurlanish) ta'siri.
Arxiv hujjatlarini tabiiy va sun'iy yorug'likning halokatli ta'siridan himoya qilish arxiv hujjatlari bilan ishlashning har qanday turi uchun arxivning barcha xonalarida amalga oshiriladi.
Arxivlar zamonaviy yong'inga qarshi uskunalar, o'g'rilar va yong'in signalizatsiyasi bilan ta'minlangan. Umumiy va zamin kalitlari arxivdan tashqarida joylashgan. Arxiv binolari yong'inga qarshi suv ta'minoti, karbonat angidrid gazi bilan o'chirish vositalari, xavfsizlik va yong'in signalizatsiyasi bilan jihozlangan.
Arxivlarni podvallarga, yarim podvallarga va podvallarga joylashtirishga yo'l qo'yilmaydi. Gaz, suv va kanalizatsiya quvurlari arxivdan o'tmasligi kerak.
Arxivning xavfsizlik rejimi muhandislik va texnik quvvatni ta'minlash, arxiv binosini (binolarini) xavfsizlik signalizatsiyasi bilan jihozlash, qo'riqlash post (lar) ini tashkil etish, binolarni muhrlash, ob'ekt va bino ichkarisida kirish rejimlariga rioya qilish va ofis binolari kalitlarini saqlash bo'yicha chora-tadbirlar majmuasi bilan ta'minlanadi.
Arxiv hujjatlari doimiy yoki vaqtincha saqlanadigan arxiv omborlari va binolari, shuningdek, moddiy boyliklar, arxiv binosidan avariya va avariya chiqishlari, tunu-kun qo'riqlash posti bo'lmaganda asosiy kirish joyi xavfsizlik signalizatsiyasi va muhr bilan jihozlangan majburiy uskunalar bilan ta'minlanadi.
Arxiv hujjatlari doimiy yoki vaqtincha saqlanadigan arxiv omborlari va boshqa binolar o'g'irlikdan yuqori darajadagi texnik xavfsizligi yuqori xavfsizlik qulflari bilan jihozlangan eshiklar bilan jihozlangan.
Qisqa muddatli (10 yilgacha), uzoq muddatli (10 yildan ortiq) va doimiy saqlash muddatlari tashkilotda saqlanadi:
Belgilangan muddat tugagunga qadar va ularni yo'q qilish uchun ajratish;
Ishlarni davlat qo'riqlashiga topshirishdan oldin;
Tashkilot tugatilgunga qadar.
Belgilangan saqlash muddati davomida nafaqat hujjatlarni hisobga olish, balki ularning jismoniy xavfsizligi va ulardan foydalanish ham ta'minlanishi kerak. Bu holatlarni o'zlari va saqlash uskunalarini qayta ishlashga ma'lum talablarni qo'yadi. Arxiv hujjatlari qog'oz va kino asosida umumiy va alohida saqlash hujjatlariga bo'linadi. Ikkinchisiga nafaqat foto, video va ovoz yozish uchun filmlar, balki mustaqil guruh bo'lib shakllanmagan boshqa kompyuterlarni saqlash vositalari ham kiradi.
Ish yuritish kompyuterlashtirilgan texnologiyalarga o'tishi bilan elektron shaklda yaratilgan hujjatlarni soddalashtirish va saqlashni tashkil qilish to'g'risida savol tug'iladi.
Elektron shakldagi hujjatlar tashkilot xodimlari tomonidan elektron pochta orqali qabul qilingan, an'anaviy qog'oz shaklidan elektron shaklga (skanerlash orqali) o'zgartirilgan kompyuterlarda yaratilishi mumkin. Yaratilgan yoki qabul qilingan hujjat kompyuter xotirasida saqlanishi kerak - qattiq diskka fayl sifatida yozilgan. Hujjatlar kompyuterning qattiq diskida yoki maxsus ajratilgan kompyuterda (fayl serveri), olinadigan tashuvchida saqlanishi mumkin.
Amaldagi ish yuritish fayllarini saqlash kompyuterning qattiq diskida amalga oshiriladi. Birgalikda hujjatlarning katta hajmiga ega tashkilotlar uzluksiz ishlashga mo'ljallangan va bir necha, o'nlab, yuzlab va hatto minglab foydalanuvchilarga ma'lumotlarga bir vaqtning o'zida kirishni ta'minlaydigan juda ishonchli kompyuterlardan - fayl-serverlardan foydalanadilar.
Ofisda kompyuter texnologiyalaridan muvaffaqiyatli foydalanishni belgilovchi asosiy masalalardan biri bu hujjatlarni elektron shaklda saqlashning ishonchliligi. Hujjatlarning xavfsizligi quyidagilardan iborat:
1) barqaror elektr ta'minoti;
2) zaxira nusxasi;
3) virusga qarshi himoya;
4) maxsus yordam dasturlari (yordamchi dasturlar) yordamida profilaktika va diagnostika.
Elektron saqlashning o'ziga xos xususiyati hujjatlarni elektron arxivga ular bilan ish olib borilgandan so'ng darhol ish yuritish paytida yuborishdan iborat. Bu sizga hujjatlarning xavfsizligini, ularni markazlashtirilgan holda saqlashni, tezkor qidirishni va mahalliy tarmoq yordamida ham, masofadan turib foydalanish orqali hujjatlarga tarqatilishini ta'minlashga imkon beradi.
Kompyuter ma'lumotlarini tashuvchilarda hujjatli ma'lumotlarni saqlash muddati umumiy asoslarda Ro'yxatlarning tegishli moddalariga muvofiq belgilanadi. Arxivlash printsiplariga ko'ra, hujjat u yaratilgan ma'lumotlar tashuvchisida saqlanishi kerak.
Shuni ham yodda tutish kerakki, floppi kabi noturg'un olinadigan ommaviy axborot vositalarida hujjatlarni uzoq vaqt saqlash uchun tez-tez, kamida olti oy, tekshiruvlar va yangi axborot vositalarida saqlangan ma'lumotlarni ikki nusxada qayta yozish kerak. Uzoq muddatli, ya'ni 10 yildan ortiq vaqt ichida kompyuterning qattiq diskida arxivlangan ma'lumotlarni saqlash ham mumkin bo'lgan nosozliklar va viruslar hujumlari tufayli xavfli hisoblanadi.
Hozirgi vaqtda hujjatlarni arxivlash uchun mumkin bo'lgan yagona saqlash vositasi qayta yozilmaydi (hujjatlarni tahrirlash mumkin emas!) Optik disk (CD-R) deb hisoblash mumkin.
Elektron hujjatlar jarayonida shakllangan kompyuter tashuvchisi va hujjatlar bazalarida katta miqdordagi hujjatlar bilan ularni saqlash uchun yoki mavjud arxiv tarkibida elektron hujjatlarni mustaqil saqlash tashkil etiladi.