Namangan Davlat Universiteti Ijtimoiy fanlar fakulteti arx -au -21-guruh talabasi

Arxivda arxiv hujjatlarining hisobini tashkil etish
Arxiv hujjatlarining tashkiliy tartibga keltirilganligi va ularning manzilli qidiruvini amalga oshirish imkoniyati, ularning mavjudligi va holati ustidan nazorat arxivdagi arxiv hujjatlarining soni va tarkibi belgilangan hisob birliklarida hisob hujjatlaridagi mavjud soni va tarkibini ko‘rsatish yo‘li bilan ta’minlanadi.
Quyidagilarning hisobi yuritilishi lozim:
arxivda saqlanayotgan arxiv hujjatlari, shu jumladan belgilangan ushbu arxiv uchun ro‘yxatlanmagan va yo‘naltirilmagan, shuningdek arxiv hujjatlarining sug‘urta nusxalari, foydalanish fondi nusxalari, hujjatlar va yig‘majildlar ro‘yxatlari;
saqlov muddati 10 yildan ortiq bo‘lgan, vaqtincha saqlanadigan hujjatlar, shuningdek idoraviy arxivda vaqtinchalik saqlovdagi doimiy saqlanadigan hujjatlar;
MAF hujjatlari, shuningdek arxivning jamlash manbalarida saqlanayotgan shaxsiy tarkib hujjatlari.
Hujjatlar hisobi arxiv hujjatlariga (saqlov birliklariga/hisob birliklariga) arxiv shifrlarining tarkibiy qismi hisoblanadigan hisobga olish raqamlarini berish yo‘li bilan amalga oshiriladi.
Arxiv shifri har bir saqlov birligiga uni identifikatsiyalash va hisobga olish maqsadida beriladigan belgidir.
Arxiv shifri quyidagi elementlardan iborat bo‘ladi:
arxivning qisqartirilgan nomi (uning rasmiy abbreviaturasi);
arxiv fondi, yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxati, saqlov birliklari, hisob birliklarining raqamlari.
Audiovizual hujjatlar hisob birliklarining arxiv shifri tarkibiga komplekt elementining (harfli va raqamli) belgilari, negativ o‘lchami, ovozli axborot manbaining turi, elektron hujjatlarning saqlov birliklari – yozuv formati va axborot manbaining turi ham kiritiladi.
Arxivlarda arxiv hujjatlarini hisobga olish tartibi va sxemasi ishlab chiqiladi.
Arxiv hujjatlarini hisobga olish tartibi:
markazlashtirilgan va har bir saqlovxonada hisob hujjatlari va hisob ma’lumotlar bazalari tarkibini aniqlaydi;
hisobga olish ishlarini bajarishning ketma-ketligini ta’minlaydi.
Chizma shakldagi arxiv hujjatlarini hisobga olish sxemasi hisobga olish tartibini belgilaydi.
Arxivdagi arxiv hujjatlarini hisobga olish tartibi va sxemasi rahbarning buyrug‘i bilan tasdiqlanadi.
Yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxatlaridan tashqari, hisob hujjatlari xizmatda foydalanish uchun mo‘ljallangan va ular foydalanuvchilarga berilmaydi.
Hisob hujjatlari belgilangan tartibda saqlanadi.
Manbaning turi, ma’lumotni biriktirish usuli va texnikasidan qat’i nazar, arxiv fondi va hisob birligi arxiv hujjatlarining asosiy hisob birliklari hisoblanadi.
Audiovizual va elektron hujjatlar hisob birliklari bo‘yicha ham hisobga olinadi.Faqat dastlabki ishlov berilgan shaxsiy kelib chiqish arxiv hujjatlari hujjatlar yoki varaqlar bo‘yicha hisobga olinadi.
Tartibga keltirilmagan (tarqoq) arxiv hujjatlarining 150 ta varag‘i shartli ravishda bitta saqlov birligi sifatida hisobga olinadi.
Saqlov birliklari arxiv hujjatining manbai turidan kelib chiqqan holda aniqlanadi, xususan:
qog‘ozli asosdagi arxiv hujjatlari uchun – yig‘majild – alohida muqovaga, papkaga biriktirilgan alohida arxiv hujjatlari;
kinohujjatlar uchun – tasviriy va/yoki ovozli ma’lumotlar yozilgan kinoplyonka yoki magnit tasmasining alohida fizik o‘rami;
fotohujjatlar uchun – alohida fizik kadr (negativ, dubl-negativ, pozitiv, slayd (diapozitiv), panorama usulidagi bir nechta kadrlar, fotoiz, diafilm o‘rami, fotoalbom;
ovozli hujjatlar uchun - alohida fizik kinoplyonka, magnit yoki qog‘oz tasma o‘rami, kasseta, mumli, ovozli axborot yozilgan disk;
videohujjatlar uchun - alohida fizik magnit tasma, kasseta, tasvirli va ovozli axborot yozilgan disk;
elektron hujjatlar uchun – bir yoki bir nechta elektron hujjatlar yozilgan alohida fizik manba.
Arxivda asosiy va yordamchi hisob hujjatlari yuritiladi. Asosiy hisob hujjatlari barcha arxivlar uchun majburiy hisoblanadi. Yordamchi hisob hujjatlarining tarkibi va shakli arxiv tomonidan mustaqil ravishda aniqlanadi.
Arxivning asosiy hisob hujjatlari tarkibiga quyidagilar kiradi:
hujjatlarning kelib tushishini hisobga olish kitobi (3-ilova) – arxivga kelib tushuvchi, shuningdek aniq xronologik davr uchun saqlashga topshirilgan har bir hujjatning soni va tarkibini, ularni ro‘yxatlash holatini hisobga olish uchun;
davlat ro‘yxatidan o‘tkazilganligi to‘g‘risida guvohnoma;
fondlar ro‘yxati (4-ilova) – saqlashga qabul qilingan arxiv fondlarini, ularga raqam berish, saqlovdagi va saqlovdan chiqarilgan arxiv fondlari sonini hisobga olish uchun;
fond varag‘i – arxiv fondi doirasida yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxati soni va tarkibini, ularni raqamlashni, arxiv hujjatlarining soni va tarkibini, ro‘yxatlash holati, har bir yig‘majild (hujjat) ro‘yxatlari va umuman arxiv fondi bo‘yicha o‘zgarishlar dinamikasi, arxiv fondi nomidagi o‘zgarishlarni belgilash uchun;
audiovizual hujjatlarning hisob varag‘i – belgilangan turdagi audiovizual hujjatlarning sonini, audiovizual hujjatlarning ro‘yxatlarini raqamlash va hisobga olish, ulardagi o‘zgarishlar dinamikasini hisobga olish uchun;
yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxati – arxiv hujjatlarining alohida va jamlangan hisobi, ularni tizimlashtirish tartibini belgilash, shu ro‘yxatga kiritilgan arxiv hujjatlarining tarkibi va hajmidagi o‘zgarishlarni hisobga olish uchun (5, 6-ilovalar);
rasmiylashtirishda yoki ularga ilovalardagi mavjud qimmatbaho metallar va toshlar bo‘lgan yig‘majildlarni hisobga olish inventar daftari – shunday yig‘majildlarning tarkibi va holatini alohida va jami hisobini yuritish uchun;
arxiv saqlovxonasi pasporti – ushbu arxiv saqlovxonasidagi arxiv fondlari va arxiv hujjatlarining jami hisobini yuritish uchun;
noyob hujjatlarning hisob va ro‘yxat varag‘i;
alohida qimmatli hujjatlardan iborat bo‘lgan fondlar ro‘yxati;
alohida qimmatli yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxati yoki alohida qimmatli yig‘majildlar raqamlari ro‘yxati;
alohida qimmatli yig‘majildlar (hujjatlar)ning ro‘yxatlari reestri;
sug‘urta fondi va foydalanish fondining kelib tushishini hisobga olish daftari;
sug‘urta fondining ro‘yxati;
fond yig‘majildi – har bir arxiv fondiga, birlashgan arxiv fondi va arxiv kolleksiyasi uchun yuritiladigan, jamlash manbai (fond tashkil etuvchi) va arxiv fondining tarixi bo‘yicha hujjatlar majmui, audiovizual va elektron hujjatlarning fondi tashkil qilinmaganda – tashkilot-hujjat topshiruvchining yig‘majildi;
Arxivning yordamchi hisob hujjatlari tarkibiga quyidagilar kiradi:
fondlarning harakati haqidagi kartochkalar va kitoblar, yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxati, boshqa arxivlarga yuborilgan hujjatlarni hisobga olish daftarlari, yo‘q qilishga ajratilgan hujjatlar fondlarini hisobga olish daftari, hujjatlarni turlariga qarab hisobga olish daftarlari va boshqalar.
Arxiv hujjatlarni hisobga olish tizimiga kiruvchi boshqa yordamchi hisob hujjatlarini yuritishga haqlidir.
Yordamchi hisob hujjatlari qog‘ozda va/yoki elektron manbalarda yuritilishi mumkin.
Hisob hujjatlarini yuritish “O‘zarxiv” agentligi tomonidan belgilangan talablarga va boshqa standart normalarga muvofiq amalga oshiriladi.