Олий ва ўрта махсус таълим вазирлиги самарⱪанд иⱪтисодиёт ва сервис институти з

Маълумотлар баъзалари ва электрон жадваллар



Маълумотлар базаси ҳар қандай сонли иловалар томонидан ишлатилиши мумкин бўлган тўлиқ маълумотлар базаси сифатида тавсифланиши мумкин. Унинг фойдаланиш бухгалтерия бўлими билан чекланмайди.
Мисол учун:



Кириш маълумотлари





Маълумотлар базаси

Маълумотлар базаси
бошқарув
тизим

Фойдаланувчи лар сўровлари







дастурлар







Бошқа дастурлар

Ходимлар иш ҳақи
таҳлил ва ҳоказо

Филиал ва ходимлар
статистика ва бошқалар

Савдо дастурлари
статистика ва бошқалар


37-расм. Маълумотлар базаси ёндашувини умумлаштирилган кўринишини²⁷⁸


Маълумотлар базасидан фойдаланадиган дастурлар доираси маълумотлар базаси файлларида қандай маълумотларга эга бўлишига қараб кенг фарқ қилади. 37-расимда қуйидагиларга эътибор беринг:

1. 
   Маълумотлар киритилади ва DBMS дастури уни маълумотлар базасига жойлаштиради. Агар хоҳласангиз, маълумотлар базасини фойдаланишни кутаётган майдонлар ва ёзувларнинг улкан кутубхонаси деб ўйлашингиз мумкин.
   
2. 
   Маълумотлар базасидан фойдаланишлари учун турли хил амалий дастурлар (сотиш, иш ҳақи ва бошқалар) маълумотлар базасига уланган ёки турли бўлимлар томонидан ишлатиладиган бир хил дастур маълумотлар базасидан фойдаланиши мумкин.
   
3. 
   Фақат битта умумий маълумотлар базаси мавжуд бўлганлиги сабабли бўлимлар икки нусхадаги маълумотлар билан жуда кўп турли хил файллар тутиш учун ҳеч қандай эҳтиёж мавжуд эмас.
   

Маълумотлар базасининг асосий афзалликлари қуйидагилардан иборат.:
(а) Барча фойдаланувчилар ахборот алмашиши учун умумий маълумотлар мавжуд;
(b) Икки нусхадаги файлларни турли бўлимларда сақлашнинг қўшимча ҳаракатларидан қочиш мумкинлиги;
(с) Зид маълумотларда фойдаланиш идоралар ўртасида зиддиятларга йўл қўймаслиги.
Маълумотлар базаси тўртта асосий мақсадга эга бўлиши керак. Булар қуйидагилар:
(а) Маълумотлар умумлаштирилиши керак. Турли хил фойдаланувчилар ўзларининг қайта ишлаш дастурлари учун маълумотлар базасидаги бир хил маълумотларга киришлари керак (ва шу билан бирга баъзи тизимларда) турли хил файллардаги маълумотларни такрорлаш керак
(b) Маълумотлар базаси сақланиши лозим. Бу шуни англатадики, битта фойдаланувчига бошқа фойдаланувчилар учун маълумотлар базаси ёзувларини бузиш учун файлдаги маълумотларни ўзгартиришга рухсат берилмаслиги керак. Бироқ, фойдаланувчилар файлдаги маълумотларни янгилаши ва шунинг учун маълумотларга тўғри ўзгартиришлар киритиши керак.
(с) Маълумотлар базаси тизими ички ва ташқи фойдаланувчиларнинг эҳтиёжларини қондириши керак. Бир сўз билан айтганда, маълумотлар базаси фойдаланувчиларга эҳтиёж бўлганда, операцион тарзда маълумотлар билан таъминлаб бериши керак.
(d) Маълумотлар базаси ривожланишга қодир бўлиши керак. қисқа муддатда ҳам (уни янгилаб туриш керак) ва узоқ муддатда (у нафақат ҳозирги эҳтиёжларини, балки фойдаланувчиларнинг келажакдаги маълумотларни қайта ишлаш эҳтиёжларини қондира олиши керак).
Мисол сифатида, узоқ муддатли активлар ва маълумотлар базаларининг хусусиятлари кўриб чиқсак. Ташкилотнинг, айниқса катта ташкилот, катта миқдордаги узоқ муддатли активларга эга бўлиши мумкин. Компютерлаштиришдан олдин улар қўлда жорий бўлмаган активлар реестрида сақланган бўлар эди. Маълумотлар базаси ушбу жорий бўлмаган активлар реестрини электрон шаклда сақлашга имкон беради. Узоқ муддатли активлар учун маълумотлар базаси файли қуйидаги тоифадаги маълумотларнинг кўпини ёки барчасини ўз ичига олиши мумкин.Буларга:
(а) Маълумотлар базасида активга уникал идентификацияни бериш учун код рақами бериши керак;
(b) Эълон қилинган счётлар учун активларнинг тури кодланиши (мисл учун, машина, асбоб ускуналар ва арендага берилган бино) каби активлар;
(с) Активнинг батафсил тавсифи (масалан, серия рақами, автомобилни рўйхатга олиш рақами, маркаси);
(d) Активнинг жисмоний жойлашуви (масалан, манзили);
(е) Активнинг ташкилий жойлашуви (масалан, ҳисоблар бўлими);
(f)Актив учун жавобгар шахс (масалан, компанияга тегишли автомобил бўлса, уни ишлатадиган шахс);
(g) Активнинг асл қиймати;
(h) Сотиб олиш санаси;
(i) Амортизация даражаси ва активга қўлланиладиган усул;
(j) Бугунги кунда тўпланган амортизация;
(k) Активнинг соф баланс қиймати;
(l) Тахминий қолдиқ қиймати;
(m) Активнинг жисмоний мавжудлиги охирги марта тасдиқланган сана;
(n) Етказиб берувчи номи.
Шубҳасиз, актив ҳақида сақланадиган тафсилотлар унинг актив турига боғлиқ бўлади. Ҳар қандай компютерлаштирилган узоқ муддатли активлар ёзуви ҳар қандай зарур ҳисоб-китобларни амалга ошириш қулайлиги ва тезлиги туфайли узоқ муддатли активларни ҳисобга олиш самарадорлигини оширади. Шуниси маълумки, амортизация захирасини ҳисоблаш, яъни агар актив ҳар ойда, тез-тез сотиб олишда ёки ҳисобдан чиқарилишида ва турли хил амортизация ставкаларидан фойдаланганда амалга оширилса, жуда оғир вазифа бўлиши мумкин.
Жорий бўлмаган актив функцияси учун маълумотлар базасидан фойдаланишнинг ўзига хос афзаллиги унинг турли мақсадлар учун ҳисоботларни яратишда мослашувчанлигидир. Ҳар бир активнинг ёзувида юқорида санаб ўтилган майдонлар билан маълумотлар базаси асосий харажатлар ва соф баланс маълумотлари томони активларни жойлашувига, айтайлик ёки ишлаб чиқарувчига қараб таҳлил қилувчи ҳисоботларни тузиши мумкин. Ушбу маълумот турли бўлинмаларнинг иш фаолиятини таққослаш ёки турли ишлаб чиқарувчилар томонидан тақдим этилган активларнинг фойдаланиш муддатини баҳолаш учун ишлатилиши мумкин. Мавжуд маълумотларнинг алоҳида қисмларининг алмаштиришларида, кўпроқ имкониятлар бўлиши мумкин.