O‘zbekiston respublikasi oliy va o‘rta maxsus ta’lim vazirligi mirzo udug‘bek nomidagi samarqand davlat

9-mavzu. HUJJATCHILIKDA ALOQA-MUNOSABAT O‘RNATISHDA TEXNIKAVIY VOSITALARDAN FOYDALANISH
Reja:
1. Telegramma vositasidagi aloqa-munosabatning o‘ziga xos xususiyatlari.
2. Telefonogramma (telefon) va kompyuter-internet vositasidagi aloqa-munosabatlarning o‘ziga xosusiyatlari.
Hozirgi davrda xat-xabar, xizmat xatlarini rasmiylashtirishda va jo‘natishda texnikaviy vositalar muhim o‘rin egallamoqda. Bunda texnikaqiy vositalarning asosiy turlari: telegramma, telefon, kompyuter-internet fayllari kabilar kiradi. Ular xat-xabar, xizmat xatlarini rasmiylashtirishda va jo‘natishda muhim aloqa vositasi sifatida katta ahamiyat kasb etmoqda. Ular turli xat-xabarlarni nihoyatda qisqa muddatda, tezkorlik bilan kerakli manzilga etkazuvchi vosita sanaladi. Zuddlik, tezkorlik talab qilinadigan barcha vaziyatlarda xatlar allaqachon o‘z o‘rnini yuqorida qayd etilgan texnik vositalarga bo‘shatib bergan. Bugungi kunda buyruqlar, farmonlar, farmoyishlar, shoshilinch xat-xabarlar, arizalar va boshqalar texnik vositalar orqali amalga oshirilmoqda. Bu vositalar orqali xat-xabar va xizmat xatlarinii ham yozma, ham og‘zaki (ovoz) orqali etkazish hamda shakllantirish mumkin. Masalan, telegramma, telefono-gramma yoki kompyuter-internet vositalarida ko‘zatish mumkin.
1. Telegramma muhim xabarning telegraf orqali berilgan nihoyatda qisqa shaklidir. U bir muassasadan ikkinchisiga yo‘llangan rasmiy hujjat hisoblanadi. Xizmat yozishmalarining boshqa turlari belgilangan manzilga xabarni o‘z vaqtida etkazishni tahminlay olmasa, bunday hollarda xabarni zudlik bilan etkazish uchun telegrafdan foydalaniladi.
Qayd etib o‘tganimizdek, xat-xabarlarda oltita sonli shartli raqam (indeks) xatjild (konvert)ning pastki chap tomoni qismida maxsus ko‘rsatilgan katakchalarda joylashtiriladi. Bog‘lama yuklar, tugunlar, buyumlar, qimmatli xatlar-bandrollar, pul kabi pochta jo‘natmalarga aloqa bo‘limining shartli raqamlari adresdan oldin oddiy raqamlar bilan yoziladi. Telegrammalarda esa olti raqamli pochta indeksi qo‘yilmaydi, faqat shahar aloqa bo‘limining tartib raqamigina yoziladi.Masalan, Samarqand, 29; Muqumiy 11 kabi.
Telegraf yozishmalari faqat turli shahar yoki aholi yashaydigan joylardagi muassasa, shuningdek, ma’lum shaxslar orasida bo‘ladi.
Telegrammaning boshqa ish qog‘ozlaridan farqi, uning o‘ziga xos ixchamligi va qisqaligidir. Telegrammaning matni nihoyatda qisqa, oddiy, sodda jumla (gap)lardan iborat bo‘lishi lozim. Zero, telegrammaning har bir so‘zi uchun pul to‘lanadi. SHuning uchun telegrammaning bahosi uning turiga va so‘zlar miqdoriga bog‘liq bo‘ladi.
Telegrammaning matnini tahrir qilish va qisqartirishda uni qabul qiluvchi tomonidan xabarning to‘g‘ri tushunilishiga ham e’tibor berishi zarur. Qaysi so‘zni tushurib qoldirish mumkinligi faqat telegrammani jo‘natuvchigagina emas, balki telegramma yo‘llangan shaxsning nima haqda xabar berilayotganligidan avvaldan qisman voqif bo‘lganligiga ham bog‘liq. Masalan, telegramma jo‘natuvchi o‘z tanishini to‘yga taklif etmoqchi. Agar xabar oluvchi shaxsning to‘y bo‘lishidan butunlay xabarsiz, u uchun yangilik bo‘lsa, telegramma matnida to‘yning qaerda, qanday to‘y va kimning to‘yi ekanligi alohida ko‘rsatiladi. Agar to‘y haqida u (telegrammani oluvchi) qisman xabardor bo‘lsa, telegrammaning taxminiy matni quyidagicha bo‘ladi : TO‘Y O‘N IKKINCHI IYUNGA BELGIDANDI ETIB KELING.
Telegrammada bir satrdan ikkinchi satrga bo‘g‘in ko‘chirilmaydi va tayyor matnni tuzatishga yo‘l qo‘yilmaydi. Matn xatboshi (abzats) siz barcha qatorlar to‘ldirilib yoziladi. Kunlar va raqamlarni so‘z (harf) lar bilan yozish tavsiya etiladi. Bir necha raqamdan iborat bo‘lgan murakkab sonlarni o‘zicha yozish mumkin. Telegrammaning matni adresdan ajralib turishi kerak. Matnlar bosh harfdarda yoziladi. Agar telegramma javob tariqasida bo‘lsa, matn oldidan javob qaytarilayotgan hujjatning shartli raqami (indeksi) yoziladi. Matn oxirida esa telegrammaning o‘z jo‘natma shartli raqami (indeksi) yoziladi.
Xizmat telegrammalari ikki nusxada tayyorlanadi. Birinchi nusxa jo‘natish uchun aloqa bo‘limiga topshilsa, ikkinchi nusxasi korxonaning o‘zida saqlash uchun qoldiriladi.
Telegrammadagi adres pochta adresiga ko‘ra ancha qisqa bo‘ladi va “telegraf adresi” deb yuritiladi. Ba’zi yirik korxonalar shartli telegraf adresiga yoki korxonaning xos raqamiga ega bo‘ladi. Masalan, Toshkent-“Malika” (Toshkent “Malika” trikotaj ishlab chiqarish birlashmasi o‘rnida). Agar korxona alohida telegraf adresiga ega bo‘lmasa, odatdagi adres ko‘rsatiladi. Adresni mustaqil holda qisqartirish mumkin emas.
YUqori davlat hokimiyati organlariga telegramma asosida yo‘llangan xizmat xatlarida, faqat ularning nomi ko‘rsatilib, pochta adreslari ko‘rsatilmaydi. Masalan, O‘zR OLIY VA O‘RTA MAXSUS TA’LIM VAZIRLIGI kabi.
2. Telefonogramma (telefon) va kompyuter-internet vositasidagi aloqa-munosabatlar. SHoshilinch xabarlarning matnini belgilangan joyga etkazi telefon orqali ham amalga oshirish mumkin. Telefonogramma vositasida bo‘ladigan bunday muloqot rasmiy hujjat sifitida qabul qilinadi va ish qog‘ozining bir turi hisoblanadi. Har qanday telefonogramma bir nusxadan tayyorlanib, rahbar yoki mas’ul shaxs tomonidan imzolanadi. Odatda telefonogramma tayyor matn asosida etkaziladi. YUboriladigan hujjatni tayyorlashda uning matni mantiqan to‘g‘ri va qisqa (matndagi so‘zlarning soni 50 dan oshmasligi lozim) bo‘lishiga, unda murakkab jumlalar yoki ortiqcha - kam ishlatiladigan so‘zlarni qo‘llamaslikka e’tibor berish kerak..
Hozirgi paytda jo‘natilgan telefonogrammalar texnika orqali yozib olinadi. YOzib oladigan uskuna bo‘lmaganda, tashkilotda belgilangan maxsus shaxs yozib oladi. Bunda telefonga chaqirilgan kishi telefonogramma berilishi haqida ogoh etilishi va u qabul qilishga tayyor bo‘lgach, matn shunday sur’atda bayon qilinishi (aytilishi) kerakki, qabul qiluvchi matnni yozishga ulgurishi lozim. Matn bayon qilingach, qabul qiluvchi etkazuvchiga yozib olingan matnni qayta o‘qib eshittirish kerak. Har ikki tomon telefonogramma matni to‘g‘ri qabul qilinganligiga ishonch hosil qilgach, qabul qiluvchi telefonogrammaning berilish vaqti va sanasini, shuningdek, etkazuchining lavozim, ismi sharifini ko‘rsatish shart. Etkazuvchi ham qabul qiluvchining ism sharifini va telefonogrammaning berilgan sanasi vaqtini o‘z tashkilotining belgilash daftariga yozib qo‘yadi.
Hozirgi kunda jo‘natmalarni tezkorlik bilan turli tashkilotlarga etkazishda kompyuter-internet tarmog‘i ham juda keng qo‘llanilioqda. Kompyuter-internet tarmog‘idan foydalanish tartibi telefonogramma usuliga o‘xshasa-da, bu tarmoqning telefonogrammadan o‘ziga xos afzallik tomonlari bor. Bunda hujat matnining katta-kichikligi farqlanmaydi, hamda hujjatning aynan ko‘chirma nusxasidek yuo‘natilgan tashkilotga etkaziladi.
Xullas, yuqorida qayd etilgan texnikaviy (ayniqsa, kompyuterlashtirish) usulidan foydalanish orqali hujjatlarni rasmiylashtirish, rasmiy hujjat smfatida qabul qilish va ish qog‘olarining bir turi sifatida qarash lozim topilmoqda.