62
stenogrammalar, ma’ruzalar,
hisobotlar, xatlar). Murakkab hujjatlarning
mazmunini ro’yxatda
ochib berish qiyin, lekin sharhlarda ularning mazmunini
to’liq holda ochib berish mumkin.
Sharhlar odatda ikki qismdan iborat bo’ladi:
sharhning o’zi va ko’makchi ma’lumotnoma
apparati. Sharhda ma’lumot obyekti bo’lgan hujjatlarning
tarkibi va mazmuni
bayon etiladi. Sharhda hujjatlarning tarkibi va mazmuni haqidagi axborot
annotasiya deb ataladi. Annotasiyalar bir xil shakl
yoki mazmundagi hujjatlar
guruhiga yoki bo’lmasa alohida hujjatlarga tuzilishi mumkin.
Muammoli savol: Sharhlar tuzishning asosiy qoidalari
nimalardan iborat?
Sharh quyidagi asosiy tarh (sxema) lar asosida tuziladi: tarkibiy,
tarqoq
(funksional), mavzuiy, xronologik, nominal. Tarkibiy
va nominal tarhlar fondlar
sharhini tuzishda ham, mavzuiy sharhlar tuzishda ham qo’llanadi.
Shaxsiy fondlarga sharh yozishda esa mutlaqo boshqa yo’ldan boriladi.
Mazkur fondlarda shakl va mazmun jihatidan xilma-xil hujjatlar saqlanishi sababli
ularni sharhlashda yagona tarhni qo’llashning iloji yo’q. Bunday sharhlarni
tuzishda odatda shaxsiy fondlar hujjatlarini bir tizimga
solishning namunaviy
tarhidan fodalaniladi (biografik ma’lumotlar, xizmat va jamoat faoliyati,
tasviriy
materiallar, qarindoshlari haqidagi materiallar va hokazo.).
Ayrim arxivlarda mavzuiy sharhlar tuzishda fond tarhi (sxemasi)
qo’llanilmoqda, ya’ni har bir fondning ma’lum bir mavzuga oid materiallariga
alohida sharh beriladi. Ammo bunday tarhdan foydalanish
maqsadga muvofiq
emas, chunki bu xol bir xildagi ma’lumotlarning ko’p marotaba takrorlanishiga
olib keladi.
Sharhlarda hujjatlarning tahlili chuqur va aniq bo’lishi,
fond yoki mavzu
bo’yicha aniq, ixcham ma’lumotlar berilishi kerak. Sharh tuzish chog’ida
hujjatlarga annotasiya yozish bilan birga ularning manbashunoslik tahlili ham
berilishi zarur.
Do'stlaringiz bilan baham: 
