«Презентация предприятия», на котором проходит практика по профилю

9. Создание отчетов в СУБД MS ACCESS
Для разработки печатных форм - отчетов, отражающих информацию базы данных - в системе Access можно использовать режим Создание отчета с помощью Мастера раздела базы Отчеты, с усовершенствованием отчета в дальнейшем в режиме Конструктора отчетов. Отчеты могут быть созданы на основе всей информации, присутствующей в таблицах базы, но чаще для отчетов необходимо отобрать нужную информацию из базы с использованием SQL-запроса и на основе его создать отчет. Важным свойством отчетов является возможность группировки данных и получения итоговых данных для групп и всего отчета.Поставим задачу разработать отчет, в котором показаны оценки всех студентов с группировкой данных по факультетам, курсам, группам.
Для этого выбираем раздел Отчеты и режим Создание отчета с помощью Мастера. На первом шаге Мастера выбираем поля главной таблицы базы, которые мы хотим показать в отчете, и все поля дочерней таблицы оценок
На втором шаге Выберите вид представления данных - выбираем первый вариант, когда выделена таблица
На третьем шаге задаем группировку данных по факультетам, курсам и группам. Более трех уровней группировки Мастер задать не позволяет
Группировка данных в отчете
Сортировку на следующем шаге не задаем.
На пятом шаге выбираем вид макета для отчета Структура, на следующем - стиль отчета - обычный, далее задаем название отчета Студенты и их оценки и нажимаем кнопку Готово.
В полученном отчете присутствуют объекты трех видов - Поле, которое в отчете будет показывать данные поля таблицы базы или запроса, Надпись - любой текст в отчете, и Линия - элемент оформления.
В Конструкторе отчет разбит на отдельные зоны, информация которых может присутствовать в отчете один раз (Заголовок отчета и Примечание отчета), в начале и в конце каждой страницы (Верхний колонтитул и Нижний колонтитул), в начале и в конце каждой группы (Заголовок группы и Примечание группы, групп может быть много) и для каждой записи таблицы (Область данных). Зоны Примечания: более правильно было бы назвать Итоги:, т.к. здесь можно поместить поля общих итогов (сумма, среднее и пр.) для группы или всего отчета.
Полученный отчет можно просмотреть на экране, отправить на принтер (например, с использованием соответствующих кнопок на стандартной панели инструментов), в Microsoft Word или Excel (из режима предварительного просмотра)