Rasmiy yozishmalardagi odob-axloq qoidalari. Ish xatlarining odob-axloq qoidalari: yozish talablari va qoidalari. Ish xatlarini yozishga misollar

Samarkandi N.A. Nodir buyumlar to'plami yoki to'rtta suhbat. M .: Sharq adabiyoti nashriyoti, 1963. 209-son.

Ishbilarmonlik yozishmalari kompaniya va ishbilarmon shaxs imidjining ajralmas qismidir. Kontaktni o'rnatish, aloqalarni olib borish, biznes bilan bog'liq masalalarni yozma ravishda muhokama qilish ba'zan afzalroq va ko'pincha zarurdir, shuning uchun biznes yozishmalarida yaratilgan tasvir jonli aloqa orqali shakllangan tashqi imidjga to'liq mos kelishi kerak. Bundan tashqari, ish yozishmalarida qoidalar va talablarga rioya qilish nafaqat umumiy printsiplarda, balki batafsil va tafsilotlarda ham majburiydir.
Ish yozishmalarining asoslari va odob-axloq qoidalari
Umuman olganda, biznes yozishmalarining odob-axloq qoidalari ishbilarmon aloqaning umumiy talablaridan farq qilmaydi. Uning asosiy printsiplari quyidagilardan iborat:

• 
  xushmuomalalik, hurmat,
  
• 
  maqsadlarni belgilashning ravshanligi
  
• 
  natijalarga e'tiboringizni qarating,
  
• 
  boshqa odamlarning vaqtiga va majburiyatlariga nisbatan munosabat,
  
• 
  mantiqiy ketma-ketlik va aniqlik,
  
• 
  faktik o'ziga xoslik
  
• 
  savodxonlik
  
• 
  betaraflik, ohangdorlik va nutqning rasmiyatliligi,
  
• 
  bo'ysunish va urf-odatlarga rioya qilish.
  

Ushbu talablar o'ziga xosligi bilan farq qilmaydi, ammo ularni amalga oshirish sheriklar va mijozlar bilan konstruktiv hamkorlikni kafolatlaydi.
Harflar va til formulalarini shakllantirish
Maktub firma yuzidir, shuning uchun uning talab qilinadigan atributlari savodxonlik, detallarning aniqligi, tashqi aniqlik va dizaynning kamtarona o'ziga xosligi hisoblanadi.
Formaning burchak yoki uzunlamasına versiyasidan qat'i nazar, tashkilotning to'liq nomi, pochta, haqiqiy va rasmiy manzili, telefon, faks, elektron pochta manzillari va rasmiy elektron sahifaning manzili osongina o'qilishi kerak. Tafsilotlar ro'yxati qat'iy tartibga solinmaydi, ammo ma'lumotlarning to'liqligi har doim ham foydaliroq ko'rinadi.
Ma'lumot uchun: yozishmalarni ro'yxatdan o'tkazish to'g'risidagi ma'lumotlar, shuningdek, sana, ro'yxatdagi raqam, hujjatni jo'natish uchun tayyorlagan aniq pudratchi to'g'risida ma'lumot kerak. Agar bu javob xati bo'lsa, unda so'rov xati uchun havola zarur.
Janrning belgisi yozishmalarning bajarilishini soddalashtiradigan ish xatida ham mumkin: axborot xati, taklif, so'rov, petitsiya, uzr, hamdardlik, minnatdorchilik.
Tashkilotning rasmiy blankidagi xat
Maktubning birinchi qismi murojaatdan iborat bo'lib, uning formulasida qabul qiluvchining ismi va otasining ismi yoki rasmiy versiyasi - "master" so'zi mavjud:

• 
  Hurmatli Fedor Fedorovich!
  
• 
  Hurmatli janob Smirnov!
  
• 
  Hurmatli janob direktor!
  

Maktubning asosiy qismi - ma'lumotli - qisqa, tushunarli va aniq xabarni va aniq vazifalarni o'z ichiga oladi: ma'lumotni etkazish, ma'lumotni aniqlashtirish, etkazib berish masalasini hal qilish va boshqalar. Agar xat rad etishni o'z ichiga olgan bo'lsa, unda birinchi yarim yil aniq va dalillarga asoslangan asoslash bilan boshlash uchun to'g'ri. Tanlangan ohangga qarab til formulalari har xil bo'lishi mumkin:

• 
  Kompaniya ko'rib chiqishni so'raydi ...
  
• 
  Prezident va Direktorlar Kengashidan bu haqda ...
  
• 
  Iltimos, iloji borligini ko'rib chiqing ...
  
• 
  Iltimos, iloji boricha tezroq javob bering ...
  

Maktubning oxirgi qismida minnatdorchilik, kechirim so'rash, masalani tezroq hal qilinishiga ishontirish, kelgusi hamkorlikka umid qilish.
Ish xatlari rasmiy buyruqqa rioya qilishni talab qiladi: agar xat boshning imzosini talab qilsa, u rahbar tomonidan imzolanishi kerak (o'ta og'ir hollarda uning o'rinbosari).
Tarmoq ishining odob-axloq qoidalari va biznes elektron pochta xabarlari
Elektron pochtalar, shuningdek qog'ozlar bir nechta muhim elementlardan iborat bo'lib, ular mutlaqo spekulyativ qoidalar tufayli to'la to'ldirishni talab qilmaydi, chunki bu elementlar foydali va foydali bo'lishi mumkin. To'g'ri xat to'g'ri va tezkor javobni, shuningdek, masalaning konstruktiv echimini kafolatlaydi.
Ma'lumot uchun: Kompaniyalar ko'pincha o'zlarining pochta serverlari va dasturlariga ega, shuningdek, elektron xatlarni va ichki yozishmalar qoidalarini tuzishda korporativ uslubni ishlab chiqadilar, ular odatda standartlarga zid emas, balki ularni to'ldiradi.

1. 
   Belgilangan manzil: qabul qiluvchilar qatorida bitta manzilni ko'rsatish odatiy holdir.
   

Bu nafaqat suhbatdoshga hurmat bilan munosabatda bo'lishni anglatadi, balki uni saqlab qoladie— pochta spamlardan, keraksiz yangiliklar nashrlaridan va ko'zni qamashtiradigan narsalardan.

1. 
   Qabul qiluvchining xatining nusxasi ma'lum bir maqsad uchun to'ldiriladi.
   

Asosiy qabul qiluvchiga xat yuborib, "nusxa olish" qismida boshqasini ko'rsatgan holda, oluvchi nima bo'lganligi haqida ikkinchi suhbatdoshni xabardor qiladi, lekin undan javob berishni va yozishmalarda bevosita ishtirok etishni talab qilmaydi.

1. 
   Xat mavzusi: o'ziga xoslik va o'ziga xoslik.
   

Mavzuning o'ta o'ziga xos xususiyati yuboruvchiga ham, qabul qiluvchiga ham muhokama mavzusini tanlashga yordam beradi va ko'pgina muammolar va vazifalarni ajratib turadi: nafaqat "Katyadan reportaj", balki "May 2015 yil uchun hisobot. Loyihaning versiyasi". Iltimos, diqqat qiling: bu holatda nom befoyda, chunki qabul qiluvchiga elektron pochta qutisi nomidan qabul qiluvchi allaqachon tushunarli.

Elektron pochta xabarlarini statsionar monitorda va planshetda o'qish juda oson

1. 
   Maktubning asosiy qismida uchta asosiy element bo'lishi kerak.
   

Birinchidan, tabriklash (agar bu bugungi kunda birinchi xat bo'lsa, masalan) va xabar (har bir harfda). Ikkinchidan, savolning bayoni: o'zingizni taqdim etish (agar xat birinchi bo'lsa), hal qilinishi kerak bo'lgan vazifalar haqida eslatma, muammoning tavsifi yoki uning yechimi. Uchinchidan, talab yoki harakatga undash.

1. 
   Xatni o'qish uchun bildirishnoma noziklikni talab qiladi.
   

Agar xat haqiqatan ham muhim bo'lsa, undan foydalanish kerak, ammo uni, masalan, telefon orqali olish to'g'risida so'rashning iloji yo'q. Ushbu funktsiya odatda adresatga noaniq, noaniq shakllangan psixologik majburiyatlarni yuklaydi, shuning uchun uni suiste'mol qilmaslik kerak. To'g'ri va unchalik ahamiyatsiz bo'lmagan variant bu xat oxirida hisobotni o'qish uchun muloyim talab.

1. 
   Imzo aniq va bir vaqtning o'zida sig'imni talab qiladi.
   

Matn tahririda standart "Hurmat bilan" formulasi bo'lishi yoki familiya va ism bilan cheklanishi mumkin. Imzo, ism, sarlavha, tashkilot nomi va aloqa ma'lumotlari, 7 qatordan oshmasligi kerak. Pochta qutisidan tashqari boshqa aloqa ma'lumotlarini ko'rsatish tavsiya etiladi: telefon,Skype, ICQ, boshqa mashhur tezkor xabarchilar.

1. 
   Qo'shimchalar: asosiysi ogohlantirish va fayllarni to'g'ri nomlash.
   

Tarmoq etikasi hujjatni xatga biriktirilgan faylda taqdim etishni talab qiladi: format, hajm va tarkib. Ilova 3-5 dan oshmasligi kerakMb. Uning nomi, shuningdek, xat mavzusi juda qisqa, o'ziga xos va o'ziga xos bo'lishi kerak.

Oddiy elektron pochta
Tarmoq etiketkasidagi xatning javob vaqti vaqti vaqtidan farq qiladio'chirilgan— chiziq. Ikki-uch soat - shoshilinch xatga javobni kutish uchun qulay vaqt. Shoshilinch yoki shikoyat qilingan elektron pochta xabarlariga javoban ba'zan buni ogohlantirish etarlie— pochta olingan va hisobga olingan ma'lumotlar. Agar muammo uzoq vaqt davomida ko'rib chiqishni talab qilsa, u holda jo'natuvchi suhbatdoshiga savolga javob berish vaqti haqida ma'lumot berishi kerak.
Ma'lumot uchun: Bir kun - elektron pochta xabarlariga javob berish uchun qulay vaqt. Agar 3 kun ichida javob bo'lmasa, odob-axloq qoidalari sizga ikkinchi xatni yuborishga yoki muqobil aloqa manbasi - telefondan foydalangan holda qabul qiluvchiga murojaat qilishga imkon beradi.Skype, ICQ. 5-7 kun davomida sukut saqlash yoki ikkinchi so'rovga javoban ish yozishmalarini davom ettirishni istamaslik sifatida qarash mumkin.
Ishbilarmon shaxs va kompaniyaning obro'si nafaqat biznesning samaradorligi va samaradorligidan, balki biznes muzokaralarini olib borishning har qanday bosqichidagi mayda narsalar va nuanslardan ham iborat. Korxonada yozishmalar tamoyillariga rioya qilish kompaniyaning har bir vakilidan talab qilinadi: kichik mansabdor shaxsdan tortib, jamoatchilik bilan aloqalar bo'yicha mutaxassis va kompaniya rahbariga qadar.
Video: Qanday qilib biznes-xatlarni aniq, aniq va aniq yozishingiz mumkin
Vkontakte
Ish hujjatlari muhim ma'lumotlarni o'rnatish va uzatish uchun kompaniyaning tashkiliy faoliyatini tartibga solishning asosiy shaklidir.
Hujjatlar yordamida nafaqat bitta tashkilot ichidagi ish munosabatlarini muvofiqlashtirish, balki tartibga solish organlari, sheriklar va jamoatchilik bilan aloqa o'rnatish mumkin. Ish xatlarining qonunlariga muvofiqlik, birinchi navbatda, kompaniyaning nufuzi haqida gapiradi.
Yirik kompaniyalar ish jarayoni va mas'ul shaxslarni ko'rsatadigan maxsus ko'rsatmalar tayyorlash bilan ajralib turadi. Asosiy rasmiyatchilik hali ham bo'sh shakl. Shubhasiz afzallik shundaki, amaldor vaqtni tejab, belgilangan hujjatni to'ldiradi.
Albatta, biznes sohasida yozishmalarning roli juda katta. Shuni esda tutish kerakki, ishbilarmonlik xatini yozish paytida siz quyidagi printsiplarga amal qilishingiz kerak.

• 
  taqdimotning to'liqligi va aniqligi;
  
• 
  taqdim etilgan ma'lumotlarning ob'ektiv tabiati;
  
• 
  xatning qisqartirilganligi va aniqligi;
  
• 
  haddan tashqari fikrlashning yo'qligi;
  
• 
  taqdimotning jiddiy ohangi, noaniqlik, qo'pollik va istehzo yo'qligi;
  
• 
  vaziyatni baholashning mantiqiy vositalari bilan ishlash;
  
• 
  o'z pozitsiyasini haqiqiy asoslash.
  

Ish xatining turlari:

• 
  Javobni talab qilish (so'rov, murojaat, taklif, so'rov, so'rov)
  
• 
  Javob talab qilinmaydi (ogohlantirish, eslatish, taklifnoma, tasdiqlash, rad etish, qoplama xati, kafolat xati, axborot byulleteni)
  

Ish yozish odobi
O'zingizni hurmat qilmaydigan ohang har doim raqibingiz tomonidan seziladi. Ushbu turdagi xabar suhbat mavzusiga ham, xat muallifiga nisbatan salbiy munosabatni shakllantiradi. Professionallar hujjatning ohangiga katta e'tibor berishni maslahat berishadi. Bu, ayniqsa rad javobini yozish uchun to'g'ri. Rad etish xatining namunasi sifatida biz ish yozishning etikasiga batafsil e'tibor qaratamiz. Avvaliga, rad etish sabablarini va ularning pozitsiyalarini asoslashni shakllantirish kerak va shundan keyingina dalilni bayon qilish kerak. Quyidagi navbatlardan foydalaning: "Sizning so'rovingiz biron sababga ko'ra qoniqtirilmaydi ..."; "Afsuski, biz sizning so'rovingizni rad etishga majburmiz"; "Kechirasiz, ammo sizning so'rovingizni qondirish mumkin emas."
Unutmang, voz kechishni shakllantirishda siz sherikingiz yoki mijozingizni yo'qotishdan ehtiyot bo'lishingiz kerak.
Javoblar rejasi - so'rov yoki taklifni o'z ichiga olgan xatni rad etish:

• 
  so'rov yoki so'rovni to'liq takrorlash (raqib siz xatning shartlari va mohiyatini to'liq anglaganingizga amin bo'lishi kerak);
  
• 
  rad etishni tushuntirgan sabablar, shuningdek qabul qiluvchini salbiy javobga tayyorlash;
  
• 
  muloyim shaklda rad etish.
  

Ish yozish tili
Biznesni yozish uslubiga ega bo'lish ko'p yillik tajriba natijasida olingan maxsus bilim va ko'nikmalar bilan mumkin. Bir nechta mutaxassis maslahatlariga e'tibor bering:

• 
  harf mavzusini tushuntirish uchun oddiy so'zlardan foydalaning va tilni kamsitmang, agar aloqa ixtisoslashgan sohalarni o'z ichiga olsa, terminologiyadan foydalanish sizning ustunligingiz bo'ladi;
  
• 
  sifatlardan ko'ra ko'proq fe'llardan foydalaning, bu matnni dinamik va tushunarli bo'lishga yordam beradi;
  
• 
  uzoq hukmlardan saqlaning;
  
• 
  bitta iboradan boshqasiga o'tish mantiqiy va silliq bo'lishi kerak;
  
• 
  xatni quloq bilan tekshiring;
  
• 
  minimal talaffuzdan foydalaning.
  

Ish xatini yozish

Ish xatini tayyorlashda kompaniya logotipi va rekvizitlari ko'rsatilgan firma blanklaridan foydalanish odatiy hol bo'lib, unda albatta uning tashkiliy shakli, to'liq nomi, pochta manzili, telefon, faks va bank ma'lumotlari ko'rsatilishi kerak.

Ishbilarmonlik xatlari varaqning bir tomoniga, arab raqamlari bilan yozilgan. Yozishda barcha rasmiy qoidalarga rioya qilinadi, masalan, gabarit, qizil chiziq, bir yarim oraliq va shriftning bir turi va o'lchami. Unutmangki, yaxshi formatlangan matn har doim sizning ustunligingiz bo'ladi. Hujjatning mazmuni muvaffaqiyatning asosiy belgisidir, ammo uning dizayni qog'ozga ko'chirilgan fikrlaringizning tashqi ifodasi kabi muhimdir.
Yozish uchun katta so'z birikmasi va jumlalarni mantiqiy ravishda birlashtirish va o'z pozitsiyalarini asoslash qobiliyati talab etiladi. Biznesni yozish uslubini puxta o'rganib, siz hamkasblar va sheriklar bilan aloqalarni o'rnatasiz, shuningdek ko'plab yangi tanishuvlarga ega bo'lasiz va eski do'stlikni tiklashingiz mumkin.
Vkontakte
Umuman olganda, ish axloqi bu biznes aloqalarida o'rnatilgan xatti-harakatlardir. Ishbilarmonlik etikasi, xususan, xatning matnini bayon qilish shaklida, birinchi navbatda, ariza shaklida, so'rovlar, eslatmalar, rad etishlar, da'volar, bahslashuv, ko'rsatmalar usullarida, yakuniy so'zlarda namoyon bo'ladi.
Appelyatsiya tijorat yozishmalarining majburiy elementidir. Endi murojaat bevosita rasmiy shaxsga yuborilgan bo'lsa, ishbilarmonlik xatlarida qo'llanila boshlandi. Shikoyatning umumiy formulalari, masalan, quyidagilar: Hurmatli janob (xonim), ismini ko'rsatgan holda; Hurmatli hamkasblar (umumiy kasb bilan bog'liq bo'lgan bir guruh shaxslar haqida gap ketganda); Hurmatli Sergey Ivanovich (taklifnomalarda, taniqli shaxslarning murojaatnomalarida) va boshqalar.
Ish yozishmalarida "men", "u" olmoshlari chiqarib tashlanishi kerak, buning o'rniga "biz", "siz" olmoshlari ishlatilgan. Shuni esda tutish kerakki, passiv inshootlar chinakamiga nisbatan afzalroqdir: "bajaramiz" emas, "bajaramiz"; "Siz taklif qilasiz" emas, "Siz taklif qildingiz" ... va hokazo.
Tashkilotning ijobiy imidjini shakllantirishda so'rovga, biznes-taklifga o'z vaqtida javob berish kabi biznes odob-axloq qoidalariga rioya qilish muhim ahamiyatga ega. Agar ob'ektiv sabablarga ko'ra o'z vaqtida javob bera olmasangiz, bu haqda adresatga xabar bering, shuningdek qachon oxirgi javob berishingiz mumkin. Kechikish uchun uzr: "Siz kutgan kutilmagan kechikish va tashvishlardan afsusdamiz."
Agar siz javobni kutgan bo'lsangiz va bu siz uchun juda muhim bo'lsa, sherikga keyingi maktubda, unga javob uchun minnatdorchilik bildiring. Masalan: "Ushbu yil 16-noyabrda yozilgan xatingiz uchun rahmat ...".
Agar sizni bajara olmaydigan iltimosingiz bo'lsa, rad etishingizni tushuntiring, adresatdan boshqa tashkilot yoki sizga murojaat qilishni maslahat bering, lekin keyinroq. Odatda "obunani bekor qilish" deb nomlanuvchi narsaga murojaat qilmang.
Ish yozishmalarida "Shunday mehribon bo'ling ...", "Bizga mehr ko'rsatishni rad qilmang ..." va hokazo yolg'on, shakarli iboralarni ishlatish o'rinli emas.
Agar siz sherikga o'z majburiyatlarini bajarish zarurligi to'g'risida eslatmoqchi bo'lsangiz, shafqatsiz so'zlarsiz, xotirjam tarzda eslatmani shakllantiring, masalan: "Shartnomani bajarish muddati 2002 yil 16 dekabrdagi 25/42-sonli muddat tugashini eslatib o'tamiz ...". Qattiq shikoyat xatlariga javoban, shuningdek ushbu qoidaga amal qiling: "Sizga va mijozlaringizga o'z vaqtida etkazib berish natijasida etkazilgan noqulayliklar uchun uzr so'rashimiz kerak ..."
Javob xati tayyorlanayotganda, talab qilinadigan "qabul qiluvchining" dizayniga e'tibor bering. Agar kiruvchi xat rahbar tomonidan imzolangan bo'lsa, javob unga yuborilishi kerak, agar boshqa mansabdor shaxs bo'lsa - uning ismiga javob bering.
Etiketning namoyon bo'lishi, shuningdek, xushmuomalalikning yakuniy formulalaridan foydalanishdir. Agar xat matni qabul qiluvchiga shaxsiy murojaat formulasi bilan boshlangan bo'lsa, matnning oxirida imzo qo'yishdan oldin muloyimlikning yakuniy formulasi bo'lishi kerak: "Hurmat bilan ..."; ba'zi hollarda "Sizning ...", "Hurmat bilan sizning ...".