6.2. ҲУЖЖАТЛАРНИ САҚЛАШ, ҚАБУЛ ҚИЛИШ ВА ЖЎНАТИШ ҚОИДАЛАРИ Бажарилган ҳужжатлар маълум бир тизимда сақланади. Ҳужжатлар йиғмажилди (дело) ни гуруҳларга ажратишнинг энг кенг тарқалган белгилари қуйидагилар ҳисобланади: - номинал белги – бунда ҳужжатлар вазифасига ёки номига кўра (ҳисоботлар, мажлис баёнлари, далолатномалар, буйруқлар ва ҳоказо) бирлаштиради; - муаллифлик белгиси – ҳужжатлар муаллифлар (мажлис ва кенгаш мажлис баёнлари, фан-техника қўмитасининг қарори ва ҳоказо) бўйича бирлаштирилади; - хронологик белги – бунда ҳужжатлар календарь даврлари бўйича гуруҳланади (ойлар бўйича ҳисоботлар); - корреспонденция белгиси – бунда ҳужжатлар келиш манбалари (вазирликлар, президент аппарати ва ҳоказо билан ёзишмалар)га кўра бирлаштирилади; - географик белги - бунда ҳужжатлар бир шаҳар ёки туманда бўлган ташкилотлар бўйича гуруҳланади. Юқорида баён этилган гуруҳлаш белгилари бир бириги мувофиқ бўлиши, яъни бир хил ҳужжатлар хронологик белгига, бошқалари эса номинал белгига кура ҳужжатлар йиғмажилдларида жойлаштирилиши керак. Бундан ташқари, ҳар бир бўлинмада девонхонага топширмасдан доимий сақлашни талаб қиладиган ҳужжатлар учун йиғмажилдлар ажратиш керак. Ҳозирги даврда ҳужжатларни сақлаш икки турга: горизонтал ва вертикалга бўлинади. Горизонтал усулда – ҳужжатлар устма-уст қўйилиб сақланади. Вертикал усулда – йиғмажилдларни китобларга ўхшаб жавонларга тахлаб сақланади. Йиғмажилдларнинг муқовасида уларни тез ва осон топиш учун рақам ва индекслар қўйиб чиқилади. Баъзан, муқоваларда, чапки паст бурчакдан бошлаб ўнг юқори бурчаккача диагоналига сигнал чизиқчаси ўтказилади. Кўпинча бу чизиқчага рақам ва индекслар қўйилади. Агар шкафдан бирорта иш қоғози олинса, чизиқча бўлиб, бир қаторда турган иш қоғозларнинг бузилганлиги кўриниб қолади. Йиғмажилднинг ичидан бирор бир ҳужжатнинг олиниши таъқиқланади. Раҳбарнинг ёзма ёки оғзаки рухсати билан ҳужжатлар олиниши мумкин. Бу ҳоллар белгиланган шаклда вақтинчалик қўлланиши учун ҳужжатни бериш тўғрисида далолатнома тузилади. Бу тузилган далолатнома ҳужжатни қўлланиши учун олган ва қўлланиши учун берган корхоналарнинг гербли муҳрлари босилган бўлиши шарт. Бу далолатнома ҳужжат чиқарилган ерга қўйилади ва ҳужжат қайтарилгунга қадар ўша ерда сақланади. Далолатнома ҳужжат қайтиши билан йўқ қилинади. Ҳужжатлар фақат ҳуқуқли кишиларгагина берилади.
Do'stlaringiz bilan baham: |
