СоғЛИҚни сақлаш муасасаларида иш юритиш ҳужжатлари
Download 241.77 Kb. Pdf ko'rish
|
9 мавзу
|
СОҒЛИҚНИ САҚЛАШ МУАСАСАЛАРИДА ИШ ЮРИТИШ ҲУЖЖАТЛАРИ Ҳужжат — бу бошқариш жараѐнини амалга ошириш учун зарур булган воқеалар, ҳодисалар, жараѐнлар, фактлар тўғрисидаги ахборотларни махсус материалларда турли усуллар билан мустаҳкамлаш воситасидир. Бошқача қилиб айтганда ҳужжат —бу нарсанинг нималигини, микдори, сифати ва шу кабиларни кўрсатувчи расмийлаштирилган иш қоғози ѐки кимнинг кимлигини, машғулотини, бирор ташкилотга аъзолигини тасдикловчи иш қоғози (паспорт, гувоҳнома, рейтинг дафтарчаси ва х..к.)- Ҳужжатлаштириш деганда бирор кимса ѐки нарса ҳақидаги фикрни ѐзиб, ҳужжат ҳолига келтириш, расмийлаштириш тушунилади. Иш юритиш — бу корхоналарнинг ўз функция ва вазифаларини бажариш давомида хужжатлар устида олиб борадиган иш усуллари ва жараѐнлари мажмуасидир. Бу жараѐн ҳужжатлаштириш, улар устида ишлаш усулларини ўз ичига олади. Ишлаб чиқаришни бошқаришда фойдаланиладиган ахборотларнинг энг мухим шакли — бу ѐзма ахборот, яъни ҳужжатдир. Ҳужжатли ахборот ишлаб чикаришни бошқаришнинг барча жараѐнларига сингиб кетади. Ҳужжатларни бошкаришнинг биронта ҳам функцияси муваффақиятли амалга ошмайди. Барча бошқариш ходимлари у ѐки бу тарзда хужжатли ахборотни қайта ишлашда банд бўладилар. Мутахассисларнинг анчагина қисми (бизнес режани тузувчилар, иқтисодчилар, бухгалтерлар, статистлар, конструктор-инженерлар, котибалар ва хоказолар) учун эса бу иш улар меҳнатининг асосий мазмунини ташкил этади. Ҳужжатлаштириш ва иш юритишнинг ахамияти иккита омил билан белгиланади. Биринчидан, бошқарув меҳнатининг умумий ҳажмида иш юритиш операция-лариниг салмоғи катта бўлиб, 30—60 фоизгача етади. Йирик ва урта корхоналар-ни бошқариш жараѐнида минглаб хилма-хил хужжатлардан фойдаланилади. Ишлаб чиқаришга оид операцияларнинг аксарияти хужжатлаштириш ѐрдамида бошланади, амалга оширилади, назорат қилинади, тартибга солинади ва ниҳоя-сига етказилади. Иккинчидан, иш юритишнинг ахдмияти корхонанинг техник иктисодий кур-саткичларига, тезкорликка, бошқарув ходимининг меҳнатига, маданиятига, тежамкорлигига ва ҳоказоларга унинг бевосита таъсир утказиши билан белги- ланади. Иш юритиш ижрони таъсирчан назорат килишда мухим роль уйнайди. Ҳужжатлар юридик аҳамиятга ҳам эга. Ҳужжатлаштириш ва иш юритишни яхши йулга қўймай туриб, корхонани режали бошқариб булмайди. Корхоналарда хилма-хил ва турли-туман ҳужжатлардан фойдаланилади. Демак, ҳужжатлар икки гуруҳга ажратилар экан. Биринчи гурухга Корхона-ларнинг фармойиш бериш ва ижро этиш жараѐнида тузиладиган хужжатлари киради. Булар ташкилий фармойишли хужжатлаштириш булиб, унта ташкилий хужжатлар (низом, крида, қулланма), фармойишлар (қарор, буйрук, ечимлар), маълумот ахборотлар (хат, акт, ҳисобот ва х.оказо) киради. Иккинчи гурухдаги хужжатлар бошкдришнинг хар бир махсус функциясига хос хужжатлар (молия, бухгалтерия хужжатлари ва хаказо), шунингдек, транс-порт, алока, статистика, юриспруденция хужжатлари ва хоказодан иборат булади. Иш юритиш хужжатларни қайд қилиш, кўпайтириш, хужжатларни тахлил килиш, маълумотнома ахборот хизмати курсатиш, хужжатларни саклаш, ижрони назорат қилиш, ташиш, архивда саклашга тайѐрлашдан иборат булади. Иш юритишнинг асосини куйидаги тамойиллар ташкил қилмоғи лозим: • корхонанинг барча булинмаларида хужжатлар кабул килишнинг бир хил усул-лари, хужжат шакллари, ижрони назорат килиш каби усуллар кулланилиши лозим; • корреспонденциялар бир жойда кабул килиб олиниши ва кайд қилиниши лозим; • ҳужжатлар бир марта кайд килиниши керак, кайд қилиш тизими хужжатларни ижро этишни назорат килиш тизими билан узаро ва боғланган булиши керак; • ҳужжатлар ижро этилиши боскичларида шундай сакланиши керакки, токи зарур маълумотномаларни тузиш учун керакли хужжатни тез топиш мумкин булсин; • ҳужжатлар тезкорлик билан хамда энг оз меҳнат сакланган холда доиравий айланиши лозим. Ҳужжатни баѐн қилиш услуби равон, аник, ва қиска булиши хамда айни вақтда мазмун тизимни тўла акс эттирилиши лозим. Ишга оид ѐзувларни иложи борича қискартирмаслик, балки кискартма сўзларнинг фақат кабул килинган шакллардан фойлананиш зарур. Ҳужжатларни баѐн қилишнинг изчиллиги, яъни учта мантиқий унсур: • кириш; • тахлил; • хулосанинг уйғунлаштирилиши муҳим ахамиятга эга. Киришда — ҳужжат тузиш сабаби курсатилади. Тахлилда — масалалар баѐнининг мазмуни, исботи акс эттирилади. Хулосада эса хужжатнинг асосий мазмуни берилади. Оддий хужжатларда, албатта бу учта унсурнинг булиши шарт эмас. Давлат стан-дартларида баѐн этилган хужжатларни тузиш коидалари коғоз улчами (формата), реквизитлар состави, хужжатларда уларнинг тартиби ва жойлаштириш ўрни, хужжат бланкаларини ва реквизитларини расмийлаштириш тартиби, акт, карор, телеграмма, билдиришнома (распорт), хат, буйруқ хизмат юзасидан хат, карор, фармойиш каби хужжатларни тузиш тартиби ва услубини кузда тутади. Хужжатлар билан олиб бориладиган бутун иш бир канча боскичлардан иборат . Хужжатларни ----Кабул килиш ----Кайд килиш ----Ижро этиш ---- Жунатиш ---- Саклаш Корхонага келган хужжатлар кириш корреспонденцияси деб аталади. Кабул килинган корреспонденциянинг адрес буйича келганлиги текширилиши ва конвертлар, хужжатларга зарар етказилмаган холда очилиши керак. Бирор шахсга аталган конвертларни очиш тавсия этилмайди. Корреспонденцияни қайд қилишда журнал ва карточка тизими кулланилади. Журналда хужжатлар келиши тартиби буйича китобчада қайд килинади. Бундай усулни хужжат обороти унча катта булмаган (бир кунда 10—15 та хат олинадиган) корхоналарда кулланиш тавсия этилади. Карточка усули энг замонавий булиб, энг кам мехнат сарфлаган холда учѐтга олиш, назорат килиш ва ахборот-маълумотнома қидирув ишлари-нинг пухта тизимини ташкил килиш, хужжатлар вактини кдскартириш имконини беради. Иш корреспонденцияси ижро этилиш хусусиятига кура икки кисмга бўлинади. Биринчи кисми корхона рахбарига берилади. У ҳар бир хужжат буйича ижро этиш тартиби, муддатлари ва ижрочилар хакдда курсатма беради. Колган корреспонденцияси таркибий булинмалар рахбарларига юборилади. Бу ерда ижрочилар хакидаги масала хал этилади. Хужжатларнинг ижро этилишини назорат килишни яхши уюштириш мухим ахамиятга эга. Шу максадда махсус назорат картотекаларини куллаш қулайдир. Корхонада жўнатиладиган хужжатлар чикиш корреспонденцияси дейилади. Хар бир хужжатда индекс булиши шарт. Бу нарса бошка муассасалар билан ѐзишмаларда уларни кўрсатиш хамда делоларда ва архивда уларни кидириб топиш имконини беради. Ижро этилган хужжатлар маълум бир тизимда сакланади. Далилларни гурухларга ажратишнинг энг таркалган белгилари куйи- дагилар хисобланади. Кайд килинган гурухлаш белгилари бир-бирига мувофик. булиши, яъни бир хил хужжатлар хронологик белгига, бошкалари эса номинал белгига кура делоларда жойлаштирилиши лозим. Бундан ташкари, хар бир булинмада архивга топширилмасдан доимий сакланиши талаб кдлинадиган хужжатлар учун хужжатлар жилди ажратиш керак. Хужжатлар муайян окимда харакат қилади. Хужжатлар оқими дейилганда хужжатларнинг белгиланган изчилликда тайѐрланган пайтдан бошлаб корхонадан жунатилгунга кадар ѐки архивга топширилгунга кадар харакати тушунилади. •Номинал белги — бунда хужжатлар вазифасига ѐки номига кура (хисоботлар, актлар, карорлар, буйруклар ва х.к) бирлаштирилади. *Хронологик белги — бунда хужжатлар календар даврлари буйича гурухданади (ойлар, йиллар буйича ҳисоботлар). *Корреспоиден1шялар белгиси — бунда хужжатлар келиш манбалари (вазирликлар, кумиталар, бирлашмалар, концернлар ва ҳ.к.)га кура бирлаштирилади. *Йўналншлар буйича — бунда ҳужжатлар йўналишлар (фан-техника кенгашининг, махсус илмий кенгаш карори ва х.к) буйича бирлаштирилади. * Географик белги — бунда хужжатлар бир шахар ѐки туманда булган корхона, ташкилотлар буйича гурухданади. Ҳужжат оборотини тартибга солиш учун ахборот окимини, унинг баркарорлигини, пайдо булиши ва вазифасини Урганиш лозим. Бу ҳол турли усуллар (огзаки сураш, анкеталаш, таджик, килишнинг махсус карталари) ѐрдамида бажарилади. Ҳужжат оборотини ўрганищда хужжат каердан келишини, каерда кайд килинишини, қаерга берилишини, бу хужжат асосида қандай хужжатлар ишлаб чикилишини, хужжат тайѐрлаш даврийлигани, нусхаси ва х..к. ларни аниқлаш талаб килинади. Бунинг натижасида хужжат обороти маршрути тузилади. Шундан сунг хужжат обороти тизими лойиҳаланади, бунда хужжат шаклларини яхшилаш, уларнинг оборот вактини кискартириш, хужжат билан ишлашни мақсадга мувофикдаштириш хамда ижрони назорат килишнинг турли йуллари топилади. Хужжат обороти тизимида корреспонденцияларнинг экспедициядан корхонанинг таркибий булинмаларига маълум тартибда етказиб берилиши муҳимдир. Хужжатлар хажми катта ва корхона худуди анча тарқок. ѐки куп жойни эгаллаган булса, транспорт воситаларидан фойдаланиш, халка маршрутини ташкил этиш максадга мувофикдир. Ҳужжат оборотини такомиллаштириш куп жщатдан корхонанинг ўзига, унинг хужжат устида ишлаш маданиятини кутариш учун кунт билан иш олиб бориши ва ташаббус кутаришига хамда қоғозларни расмийлаштириш ва улар харакати тўғрисидаги эскича карашларга кескин бархам беришга богликдир. Гап шундаки, иш юритиш ягона давлат тизими, бу кулланма эмас, у корхона ва ташкилотларда хужжатлаштириш ишларини ташкил этишни кўрсатиб бермайди. Унда принципиал коидалар, меъѐрий талаблар ва тавсиялар бор, холос. Улардан ҳар бир идора, унинг муассаса ва корхоналарида иш юритиш буйича аник йул-йуриклар ишлаб чикиш учун фойдаланиш лозим. Хужжат оборотида хужжат устида ишлаш операцияларини камайтириш ѐки умуман такрорий операцияларга йўл қўймаслик лозим. Олинма ҳужжатлар ўз навбатида раҳбарларга бевосита таркибий булинмаларга ѐки аниқ ижрочиларга юбориладиган хужжат йуналишларига бўлинади. Ташкилотдаги ҳужжатлар харакати тартибини бир неча боскичларга бўлиш мумкин: Ташкилотга тушадиган хужжатларни кабул килиш ва дастлабки ишлаш: 1. Бошкарувни хужжат билан таъминлаш хизмати томонидан хуж- жатларнинг дастлабки куздан кечирилиши; 2. Хужжатларнинг руйхатга олиниши ва ташкилот рахбари томонидан куриб чикилиши; 3. Хужжатларни ижрочиларга етказиш; 4. Хужжатларнинг ижросини назорат килиш; 5.Ижро этиладиган ва жунатиладиган хужжатларни ишлаш, йигмажилдларни шакллантириш; 6.Ишларни архивга топширишга тайѐрлаш ва топшириш. Олинма ҳужжатларни ишлаш технологияси Хужжатлар каердан юборилган булишидан катъи назар, ташкилотга келиб тушган хужжатларни ишлаш девонхона, умумий бўлимнинг махсус ходими, муассаса котиби ѐки марказлаштирилган экспедиция вазифасига киради. Ташкилот ходимлари томонидан унинг ташкдрисида (хизмат сафарларида, бошка ташкилотлардаги кенгашларда ва шу кабиларда олинган) хам хужжатлар кабул килиниб руйхатдан утказилиши лозим. Ташкилотга келиб тушган хужжат кдйд дафтарида руйхатга олинади ѐки квитанцияга ѐзиб куйилади, унда олинган сана курсатилади, хатжилдида (конверт) «шошилинг» ѐки «дархол топширилсин» белгиси куйилган булса, хужжат олинган аник вакт хам курсатилади. Хужжатни олиш пайтида унинг тугри етказилганлиги ва бус-бутунлиги текширилиши керак. Нотугри етказилган хужжат дархол оркдсига кайтарилади. Агар урови шикастланган булса, вараклар, иловалар сони текширилади ва хужясатнинг тулик эмаслиги аникланган такдирда, бундан унинг жунатувчиси дархол хабардор килинади, хужжатга ва журналнинг «изох» катагига ѐки руйхат варакчасига тегишли бе лги куйилади. «Шахсий белгиси куйилган» хатлар ва жамоат ташкилотлари номига келган хужжатлардан ташкари олинган барча хужжатларнинг хатжилдлари очилади ва унга уралган нарсалар йук; килиб ташланади. Куйидаги холатлар бундан мустасно: —уров устига мукобил манзил ва жунатувчининг фамилияси курсатилмаган булса; —хужжатда сана курсатилмаган ва уни почта мухрига караб аникдашга тугри келган такдирда; —юборилган хужжат учун кушимча хак тулаш талаб килинганида; —олинган хужжат шахсий тусда булиб, уровга ѐки хатжилдга «шахсий» сузи ѐзилмаган булса. Ташкилотга келиб тушган хужжатлар руйхатга олинадиган ва руйхатга олинмайдиган хужжатларга булинади. Масалан, куйидагилар руйхатга олинмайди: —маълумот учун юборилган хатлар; —«шахсан» белгиси куйилган телеграмма ва хатлар; —бирламчи бухгалтерия хисоби хужжатлари (банк хисоб варакалари, кредит маълумотномалари ва бошкалар); — бирламчи моддий хисоб-китоб хужжатлари (юк хати, талабно-малар ва бошкалар); —бирламчи статистика хисоб-китоби ва хисоботи хужжатлари (ахборот учун юборилган маълумотнома ва хабарлар); —кадрларга оид масалаларга ва малака оширишга дойр хужжатлар (тушунтириш хатлари, режалар, дастурлар ва бошкалар); —жамоат ташкилотлари номига юборилган хужжатлар, босма нашрлар (китоблар, журналлар, бюллетенлар), таклифномалар. Бирок, тажрибада айрим турдаги хужжатларни руйхатга олиш тартибига тузатишлар киритилади. Чунончи, вазирликларда илмий анжуманларга, симпозиумларга ва бошка расмий тадбирларга юборилган таклифномаларни руйхатга олиш кузатилмовда. Руйхатга олинадиган хужжатларга ташкилотнинг руйхат тамгаси босилади, унда олинган хужжатнинг тартиб раками, олинган санаси, заруратга караб хужжат сахифаларининг микдори хам курсатилади. Одатда хат, телеграмма, факсларнинг тартиб раками таквим йил доирасида арабча ракамлар билан юритилади. Рўйхат тамғаси хужжатнинг биринчи сахифаси унг куйи бурчагига босилади, очилмаган хужжатга эса хатжилд ѐки уровга босилади. Агар олинма хужжат тушунтириш хати ва и лова дан иборат булса, руйхат тамгаси хатга ва илованинг биринчи варагига босилади. Марказлаштирилган тарзда сакланиши лозим булган хужжатларга бошкдрувни хужжатлар билан таъминлаш хизматига кдйтариш лозим, деган тамга куйилади, бу тамга хужжатнинг биринчи сахифаси юкоридаги унг ѐки куйидаги сул бурчагига босилади. Олинма хужжатларнинг дастлабки куруви барча хужжатларни хужжат окимларига таксимлашни хам уз ичига олади, бунда хужжатлар рахбарга хавола этилади ва рахбарнинг муносабатисиз бевосита ижрочига топширилади. Хукумат ва юкори органларнинг хужжатлари, мазкур ташкилот фаолиятининг энг мухим масалаларига оид маълумот баѐн этилган ва рахбарият томонидан хал этилиши лозим булган хужжатлар рахбарга хавола этилади. Бевосита таркибий булинмалар номига юборилган ва жорий ахборот баѐн этилган хужжатларга рахбарнинг резолюцияси талаб килинмайди ва улар тугридан-тутри ижрочиларга юборилади. Олинган барча хужжатлар ташкилотга келиб тушган куни ѐки дам олиш кунларидан кейинги биринчи иш кунида иловадан утказилади. Жўнатма ҳужжатлар билан ишлаш технологияси Жўнатма хужжатларнинг асосий боскичлари куйидагиларни уз ичига олади: - хужжат лойихаси матнини тузиш; - хужжат лойихасини манфаатдор лавозимли шахслар билан келишиб олиш ва уларнинг ѐзма розилигини олиш; - хужжатни имзолатиш (зарурат булганида тасдиклатиш); - журналда ѐки варакча (карточка )да кдйд этиш ва индекслар куйиш; - хужжатни тегишли жойга жунатиш; - жўнатма хужжатнинг нусхасини йигмажилдга тикиб куйиш (факдт тулик расмийлаштирилган, имзоланган ва руйхатга олинган хуж-жатларгина жунатиш учун кабул килинади, унга ишлар номенкла-турасига мувофик мазкур хужжат кайси йигмажилдга жойлаш-тирилиши кераклиги курсатилади); Бошка ташкилотларга жунатиладиган хужжатларга почта юбор-масининг тури хакида белги куиилиши керак. Почта юбормасининг сараланиши, уралиши ва расмийлаштирилиши амалдаги почта крида-ларига мувофик равишда амалга оширилади. Хужжатнинг уралиши учун хужжатни яратувчи хужжат билан таъминлаш хизмати биргаликда жавобгар булади. Ички хужжатлар билан ишлаш технологияси Ички хужжатлар, буйруклар, йурикломалар, коидалар, маълумот ва тушунтириш хатлари кабилар ташкилотнинг ўз доирасида тайѐрланади, расмий- лаштирилади ва ижро этилади. Бу жараѐнларни бажариш тартиби куйидаги боскичларни уз ичига олади: - хужжат лойихасини тузиш; - хужжатларни келишиш (унга розилик олиш); - хужжатнинг рахбар томонидан имзоланиши; - хужжатни руйхатга олиш; - хужжатни купайтириш ва унинг нусхаларини ижрочиларга етказиш; - хужжатнинг ижросини назорат килиш; - ижро этилган хужжатни тикиб куйиш; Хужжатни ижро этиш боскичида ички хужжатлар билан ишлаш олинма хужжатлар билан ишлаш схемасида олиб борилади ва куйида-гиларни уз ичига олади: - хужжатни ижрочига топшириш; - ижрони назорат килиш; - хужжатни ижро этиш; - ижро этилган хужжатни йигмажилдга тикиб куйиш. Ички хужжат имзоланганидан кейин белгиланган шакл буйича руйхатга олинади. Руйхатга олингандан кейин хужжат зарур микдордаги нусхаларда (ижрочилар сонига караб) купайтирилади, хужжатнинг нусхалари имзо билан тасдикланади ва ижро этиш учун таркибий булинмаларга топширилади. Хужжатнинг асл нусхаси йигмажилдга тикиб куйилади. Факсограммаларни руйхатга олиш технологияси Факсограмма (телефакс, факс) - факсимил алока каналлари оркдли узатиш йули билан когозга босилган, ѐзма, график, тасвирий хужжатларнинг нусхасидан иборат булади. Факсдан хизмат хатлари ва ахборотларни узатиш учун фойдаланилади. Факс оркдли буйрукдар, фармойишлар, баѐнномалар хам узатилиши мумкин. Аммо факс оркали бериладиган хужжатлар хукукий кучга эга булиши учун улар тегишли хужжат турига куйиладиган талабларга жавоб бериши, силлик когоз варагига аник ва ѐркин харфлар билан босилган булиши керак. Факсимил алока йуллари оркали келиб тушган факсограммалар телефакс урнатилган жойдаги журналда хисобга олинади, бошкарувни хужжатлар билан таъминлаш булимида руйхатдан утказилади. Улардан маълумот - ахборот материали сифатида фойдаланилади ѐки унда ташкилот рахбарияти топширик берган булса, ижро учун кабул килинади. Download 241.77 Kb. Do'stlaringiz bilan baham: 
|