СоғЛИҚни сақлаш муасасаларида иш юритиш ҳужжатлари
Ҳужжатлар оқимини ташкил этиш
Download 241.77 Kb. Pdf ko'rish
|
9 мавзу
|
Ҳужжатлар оқимини ташкил этиш.
Ҳужжатлар оқими деганда (айланмаси) - бу хужжатларнинг олинган ѐки тузилган пайтдан то унинг ижроси охиригача етказилиш, жунатиш ѐки йигмажилдга юборилиши (топширилиши)гача булган жараѐндаги харакат тушунилади. Ташкилот тизимида мустакил булинма сифатида иш юритадиган бошкарувни хужжатлар билан таъминлаш (БХТ) хизмати (девонхона, умумий булим, котибият), шунингдек, махсус ходим (референт, котиб) факат хукукий жихатдан тугри расмийлаштирилган ва бутунлиги аник (шювалари бор- йукдигини текшириб) хужжатларни матни - мазмуни-даги суров тавсия буйича иш юритиш учун кабул килади. Акс холда олинган хужжатлар кдйтарилганлиги сабаби курсатилган тегишли илова хати билан бирга муаллифга кайтариб юборилади. Хужжат муаллифининг манзили, унинг жунатилган ва олинган вакти факат хатжилд (конверт) буйича аникланадиган холларда хатжилд саклаб куйилади. «Шахсан» ѐзуви булган, шунингдек, жамоат ташки -лотларига келган хатлар (хужжатлар)очиб курилмаган холда тегишли жойларига етказилади. Келиб тушган хужжатлар таксимлаш максадида БХТ хизмати ходими томонидан куриб чикилади. Улар: — ташкилот рахбари томонидан куриб чикиладиган хужжатлар; - ташкилот таркибий тизимидаги булинмага ѐки бевосита аник ижрочиларга юборилган хужжатлар булиши мумкин. Тез хал килинадиган жорий ахборотлардан иборат ѐки аник булинмага тегишли хужжатлар рахбариятга курсатилмай уз эгаларига берилади. Бу ташкилот рахбарини масъул ижрочилар хал килиши мумкин булган майда- чуйда масалалар билан шугулланишидан озод этади. Ташкилот рахбарига жунатилган, шунингдек, ташкилот фаолиятига тегишли энг мухим масалалар хакидаги ахборотлардан иборат хужжатлар куриб чикиш учун рахбарият эътиборига етказилади. Ижро этилиши лозим булган хужжатларнинг барчаси руйхатга олинганидан кейин дастлабки таксимлашта биноан рахбарга ѐки тизимнинг тегишли булинмасига (масъул ижрочиларига) утказилади. Хужжатларнинг ташкилот ичидаги ижрочиларига хужжатларни олганлиги тугрисида имзо куйдирилиши лозим. БХТ хизмати ишланган хужжатлар сонини, уларнинг барча турларини ва купайтирилган нусхалари микдорини хисобга олган холда мунтазам хисоблаб бориши, яъни хужжатларнинг юритилиши салмогани хисобга олиб туриши керак. Хужжатлар микдори тугрисидаги маълумотларни ташкилотнинг узида ишлаб чикилган ва хар куни, хар ойда, хар чоракда ва хар йили таркибий булинмаларда хамда БХТ хизматида тулдириб бориладиган тегишли хисобот шаклида кайд этиб бориш — ѐзиб бориш ишда кулайлик тугдиради. Хужжат юритиш хисоботи натижалари умумлаштирилиб, маълумот учун ташкилот рахбарига хавола этилади. Бу эса истикболда хужжатлар билан ишлашни такомиллаштириш ва БХТ хизмати ходимлари сонини белгилаш тадбирларини амалга оширишда ташкилот рахбарига ѐрдам беради. Ҳужжатларни рўйхатга олиш Ҳужжатларни рўйхатга олиш - бу хужжатнинг тузилиши ѐки хужжатнинг келиши фаркини унга индекс ва санасини кайд этиш хамда хужжат тугрисидаги зарур маълумотларни руйхатга олиш шакл-ларига ѐзиб куйишдир. Хужжатларни руйхатга олиш куйидаги вазифаларни хал этиш учун зарур: - хужжатлар сонини хисобга олиш; - хужжатларнинг сакланишини таъминлаш, уларни йукрлиш эхтимолидан холи килиш; - хужжатларнинг бажарилишини назорат килиш имкониятини таъминлаш; - ахборот - маълумотнома олиш максадида хужжатларни тез топишни таъминлаш. Хисобга олишни, ижро ва кейинчалик маълумотнома максадида (ташкилий - буюртмали, режали, хисоботли, хисобот - статистик, бухгалтерлик, молиявий ва б.) фойдаланишни талаб этувчи барча хужжатлар руйхатга олиниши керак. Таъкидлаш жоизки, БХТ хизмати ташкилотнинг хамма хужжатларини руйхатга олмайди. Таркибидаги махсус булинмалар (режалаштириш, молиявий ва б.) хужжатлари тегишли булинмаларда руйхатга олинади. БХТ хизматида бундай хужжатларга факат олинган вакти кайд этилади. БХТ хизмати томонидан таркибий булинмаларда руйхатга олинадиган хужжатлар руйхати куриб чикилади. Хужжатлар факат бир марта руйхатга олинади. Келувчи хужжатлар келган кунидаѐк, руйхатдан утказилади, жунатиладиган ва ички Хужжатлар имзо чекилган ѐки тасдикданган сана билан кдйд этилади. Руйхатдан утказилган хужжат бир булинмадан иккинчисига уткази-лаѐтганда руйхатдан кайта утказилмаслиги керак. Олинма (кириш), жунатма (чикиш) ва ички хужжатлар алохида-алохида дафтарларда руйхатга олинади. Индекс таркибига кушимча равишда хатларни таснифловчилар таркибий булинмалар номерлари (кодлари), фаолият масалалари кабилар кириши мумкин. Ички хужжатлар руйхатга олинаѐтганда турига кдраб гурухларга ажратилади, уларнинг хар бири учун алохида руйхат тузилади. Масалан, асосий фаолиятга дойр буйрукдар, шахсий таркиб буйича буйрукдар, тафтиш далолатномалари, мажлислар, баѐнномалар, хисоботлар, ахборот ѐзувлари ва бошкдлар. Руйхатга олиш тартиб раками (индекслари) хужжатларга хар бир руйхатга олинадиган гурух доирасида беришда ички хужжатлар учун одатда оддий тартибдаги, масалан, буйрук, №28, баѐннома №3, далолатнома №7 каби номерлаш усули қулланилади. Кириш, чикиш ва хужжатларни руйхатга олиш индекслари таквим йил даражасида берилади. Руйхатга олинадиган хужжатларнинг оз-куплигига кдраб руйхатга олиш шакллари сифатида руйхатга олиш дафтари (журнали) ѐки руйхат -назорат варакдси(карточкаси) (РНВ) кулланилади. Хужжатлар микдори унчалик куп булмаган ташкилотларда руйхатга олиш дафтаридан фойдаланиш кулай хисобланади. Лекин зарур хужжатни дафтар буйича кидириш куп вактни олади. Юкорида айтилган хужжатларни шартли ракдмлаш коидасига риоя килган холда бир вактнинг узида кириш, чикиш ва ички хужжатлар учун алохида-алохида дафтар тутиш керак. Шунингдек, уларда индекслар хужжатлар турига караб хар хил булади. Бундан ташкари, журнал буйича хужжатларнинг ижро этилишини назорат килиш хам кийин булади. Шунинг учун назоратга олинган хужжатлар назорат варакасида кайтадан руйхатга олиниши лозим. Хужжатларни руйхатга олиш — назорат варакларида бундай камчиликларга йул куйилмайди. Чунки РОНВда ахборот - маълумотнома ишлари анча тез бажарилади, хужжатларнинг ижросини кдйта руйхатга олмай, назорат килиш имкониятини беради. РОНВ бир неча нусхада кучирилади, бу эса маълумотнома и (фаолият масалалари буйича келувчи хатлар буйича ва б.) назорат варакдларини ташкил этишга имкон беради. Варакдардан бир нусхасини хужжат билан бирга таркибий булинмага утказиш мумкин. Бу ерда хужжат ижро этилиб, унинг булинмаларда кдйта руйхатдан утишига хржат колмайди. Турли хилдаги хужжатлар окими куп булганда варакчалардан фойдаланиш тавсия этилади. Хужжатларни варакча тизимида руйхатга олишда БХТ хизматида янги таквим йилига махсус номерлаш шахмат - бланкалари тайѐрлаб куйилган булиши керак. Ундан хужжатларни руйхатга олишда навбатдаги тартиб номерини белгилаб куйишда фойдаланилади. Хужжатларни руйхатга олишда куйидаги мажбурий реквизитлар таркиби белгиланган: - муаллиф (жунатувчи); - ҳужжат номи; - хужжат санаси; - хужжат индекси (раками); - хужжат келиб тушган сана (келувчи хужжатлар учун); - хужжат иш индекси (кирувчи хужжатлар учун); - хужжатнинг сарлавхаси ѐки унинг кискача мазмуни; - рахбарнинг хужжатга ѐзган курсатмаси (резолюция); - бажарилиш муддати; - бажарилганлик белгиси (масаланинг амалий хал этилгани тугрисида киска маълумот, амалий бажарилганлик санаси ва хужжат индекси -жавоб); - йигмажилд номери. Зарур холларда мажбурий реквизитлар таркиби куйидагилар билан тулдирилиши мумкин: - бажарувчилар; - бажарувчининг хужжатини олганлиги тугрисидаги тилхати; - ижронинг бориши; - илова ва б. Руйхатга олиш журнали ва варакчанинг шаклини танлашда махсус тартиб- коида белгиланмаган, яъни бу шаклларда реквизитларни жой-лаштириш тартиби БХТ хизмати томонидан белгиланади. Жавоб хужжатларини руйхатга олиш тезкор (бошлангич) хужжатларни руйхатга олиш шаклларида олиб борилади. Жавоб хужжатига тегишли руйхатга олинувчи хатлар доирасида мустакил руйхатга олиш тартиби белгиланади. Ҳужжатларни йиғма жилдини шакллантириш Ҳужжатларни йиғма жилдга шакллантиришда иш юритишнинг қуйидаги белгиларидан фойдаланилади. Хужжатларни номланиши буйича гурухлаш учун улар номи асос булиб хизмат килади. Масалан: буйруклар, баѐннома, йурикномалар, далолатномалар, маълумот-номалар ва хоказо. Хужжатлар йигмажилдда мохияти ва масаласига дойр белгилари билан шакллантириладиган булса, уларнинг мазмуни эътиборга олинади. Масалан: «Махсулот сифатини оширишга доир хужжатлар (далолатномалар, маълумотномалар, рекламациялар, маърузанома)». Тегишлилик белгиси йигмажилдда шу масалага оид хужжатларни гурухлашни такрзо этади. Масалан, «Контакт» корхонасининг 1999 йилда утказилган ишлаб чикариш мажлислари баѐнномаси. Ёзишмаларни гурухлаш учун гумашталик белгисидан фойдаланилади. Шу билан бирга йигмажилд сарлавхасида ѐзишма олиб борилган томон кайд этилади ва масаланинг мазмуни очик курсатилади. Масалан: 1999 йилда машинасозлик корхоналари билан узаро хисоб - китобларга ѐзишмалари. Битта йигмажилдда бир канча томонларнинг хужжатларини бирлаштириш географик белгисига караб амалга оширилади. Масалан, «Корхонанинг Шаркий Сибир корхоналари билан махсулот етказиб бериш масалалари буйича ѐзишмалари». Хужжатларни бирор муайян давр буйича гурухлаш хронологик белгига караб амалга оширилади. Масалан, «Корхонанинг асосий фаолияти ва капитал куйилмалари тугрисида чораклик хисоботлари». Режа хисобот хужжатлари йигмажилдда унинг номи, муаллифлик, асосий масала ва хронологик белгиларига караб гурухланади. Хужжатлар йигмажилди корхонада кдбул килинган йигмажилдлар руйхатига кура шакллантирилади. Йигмажилдда уз мазмуни буйича йигмажилд сарлавхасига мое келадиган хужжатлар жойлаштирилиши керак Хужжатлар йигмажилдларини шакллантиришда куйидаги коида-ларга риоя килиниши лозим: • хужжатлар йигмажилдларидаги доимий ва вактинча сакланадиган хужжатларни алохида-алохида гурухлаш; • хужжатлар асл нусхасидан алохида куйиш; • йиллик режалар ва хисоботлар чораклик ва ойлик хисоботлардан тасдикланган хужжатларини уларнинг лойихаларидан алохида саклаш; • хужжатлар йиғма жилдларига хар бир хужжатдан бир нусхада Куйиш. Хужжатлар йигмажилдига жойлаштирилган хар бир хужжат давлат андозалари ва бошка меъѐрий хужжатлар талабларига кура рас- мийлаштирилиши керак. Хужжатлар йиғма жилдида бир тактзим йил хужжатлари гурух,-ланади (такдим йил тугагач, ѐпилмайдиган, йилдан-йилга утувчи хужжатлар), масалан, корхонада доим ишлаб келаѐтган ходимларнинг шахсий хужжатлари, бундан мустасно. Йиғма жилддаги хужжатлар вараги 250 тадан, кдлинлиги 4см дан ортик булмаслиги керак. Хужжатларнинг иловалари, уларнинг тасдикданган ѐки ѐзилган санасидан катъи назар, узи тааллукли хужжатга кушилади. Йигма жилдга жойлаштирилган хужжатларда имзоли санаси, индекси ѐзилган, нусхаси тасдикланган ва тепасига «йигма жилдга» деган ѐзуви булиши керак. Йиғма жилддаги хужжатлар маълум тартибда жойлаштирилиши зарур: дастлаб асосий хужжат ва унга тааллукли илова жойлаштирилади, кейин масалани хал килиш давомида юзага келган хужжатлар хронологик тартибда кушиб борилади. Йигма жилдда бажа-рилмаган, бирор кисми етишмайдиган, кайтарилиши лозим булган, шунингдек, такрор келган хужжатларни тиклаш ман этилади. Йиғма жилдда хужжатларнинг турлари ва хронологик тартиби буйича гурухлаштиришнинг муайян коидаси кабул килинган. Фармойиш хужжатлари билан тасдикланган уставлар, низомлар, йурикномалар, хужжатларнинг иловалари ҳисобланади ва уларга кушиб гурухланади. Асосий фаолиятлар буйича буйрукдар шахсий таркиб буйича буй-рукдарга гурухланади; асосий фаолият буйича буйрукдарнинг асл нусхалари тартибланади ва йигмажилдга иловалари билан тартиб ракдмлари буйича тикиб куйилади. Асосий фаолияти буйича буйрукларга тааллукли хужжатлар гурухланади ва алохида тикилади хамда уларнинг лойихасини тайѐрлаган шахсда сакданади. Шахсий таркиб буйича чикарилган буйруклар йигмажилдда белгиланган сакланиш муд-датларига кура гурухланади. Шахсий таркиб буйича буйрук чикари-лишига асос булган хужжатлар ходимларнинг шахсий йигмажилд-ларига тикиб куйилади ѐки мазкур буйрукдар иловаси учун мустакил йигмажилд ташкил этилади. Корхона томонидан тасдикданган режалар, хисоботлар, сметалар, лимитлар, титул руйхатлари уларнинг(хаттоки) лойихасидан алохида гурухланади. Режа ва хисобот хужжатлари уларнинг тузилган вакти ѐки олинган санасидан кдтъи назар, мазмуни буйича улар тааллукли булган йилнинг йигмажилдларида сакданади. Масалан, 1997 йилда тузилган 1998 йил режаси, 1998 йилда тузилган 1997 йил хисоботи, 1997 йилга дойр йигмажилдда сакданади. Корхона томонидан бир неча йилга мулжалланган истикбол режалари биринчи йилдаги йигмажилдда шакллантирилади, истикбол режаларининг бажарилишига дойр хисоботлар охирги йил йигмажилдида жойлаштирилиши зарур. Масалан, корхонанинг баланс, тушунтириш хати ва унга дойр иловалардан иборат молиявий фаолияти тугрисидаги хисобот хужжатлари куйидагича тартибда жойлаштирилади: олдин тушунтириш хати, кейин баланс ва охирида илова. Корхона ходимларининг иш хаки буйича шахсий хисоб варакалар мустакил йигмажилдларга гурухланади ва уларда ходимларнинг исм-шарифи алифбо тартибида жойлашади. Мехнат жамоаси кенгаши йигилишида корхона рахбариятида булган мажлис баѐнномалари ва бошкд ѐзишмалар хронологик тарзда номерлар тартиби буйича гурухланади. Мажлис учун тайѐрланган хужжатлар масалаларнинг куриб чикилиши тартибида баѐнномадан кейин жойлаштирилади. Ёзишмалар такдим йил учун гурухланади ва хронологик изчилликда тартибга солинади: жавоб хужжати суров хужжатидан кейин куйилади. Корхона фаолиятининг мазмунини акс эттирувчи обзорлар, ахборотномалар, далолатномалар, маълумотномалар ва бошкд хужжатлар агар улар бир масалага тааллукли булса, битта йигмажилдда гурухлантирилади. Ҳужжатларни архивда сақлашга тайѐрлаш Корхонанинг иш жараѐнида тупланиб колган хужжатларини кейинчалик узок муддат архивда саклашга колдирилади ѐки киска муддат сакланиб, кейин йук килишга танлаб олинади. Уларнинг ахамиятини экспертиза килиш натижаси буйича хужжатлар ахамиятини экспертиза килишни ташкил этиш ва утказиш ишлари корхонанинг мунтазам ишлаб турувчи эксперт комиссияси (ЭК) томонидан амалга оширилиши керак. У уз фаолиятида архив жамгармаси тугрисидаги Низомга, тармок архивлари ишининг асосий коидалари, саклаш муддатлари курсатилган хужжатларнинг намунавий руйхати, эксперт комиссияси тугрисидаги намунавий низомга, корхонанинг йигмажилд руйхатига амал килади. Доимий ва вактинча муддатга сакланадиган хужжатларнинг мухимлиги экспертизаси хар йили утказилади. Узок муддат сакланадиган хужжатлар корхона йигмажилдлари асосида хар бир вараги алохида куриб чикилади. Бунда хужжатнинг хар бир варагадан, крраламасидан, расмийлаштирилмаган хужжат ва вактинча сакланадиган хужжатлардан нусха олинади. Шу билан бир пайтда муддати тугаган хужжат ва йитмажилдлар вактинча саклаш (К) йилгача) учун ажратилади. Хужжатнинг мухимлиги экспертиза натижаларига кура вактинча (10 ойдан ортик) ва доимий сакланадиган ва шахсий таркиб буйича хужжатлар йигмажилди шаклида тузилади. Download 241.77 Kb. Do'stlaringiz bilan baham: 
|