Тайм-менеджмент

Избегайте телефонной игры в «кошки-мышки»
Сделайте все возможное, чтобы вам не приходилось играть
в телефонные «кошки-мышки». Назначайте время для разговоров
по телефону так же, как вы назначаете личные встречи в офисе. Если
не можете дозвониться кому-нибудь, оставляйте номер телефона
и указывайте, в какое время вас можно будет застать. Если вам звонят,
а вы не имеете возможности ответить, пусть ваш секретарь согласует

---

с человеком удобное время, когда вы сможете ему перезвонить, то есть
время, когда вы будете находиться в офисе или будете доступны
по телефону.
Используйте телефон как бизнес-инструмент. Отвечайте на звонки
быстро и так же быстро завершайте разговоры. Сразу же переходите
к сути. Будьте вежливы и дружелюбны, но по-деловому – в первую
очередь думайте о результате.
Чем аккуратнее вы будете назначать время для телефонных
разговоров и тщательнее готовить их содержание, тем быстрее
и продуктивнее они будут проходить.

---

Глава 16
Проводите собрания эффективно
Примерно 25–50 процентов управленческого времени тратится
на собрания того или иного рода. В их число входят и встречи один
на один, и короткие совещания прямо в коридоре или чьем-нибудь
кабинете, и более формальные заседания и собрания, которые могут
проходить в конференц-зале. К сожалению, не менее половины
времени, проводимого в совещаниях, расходуется впустую. Подобные
мероприятия отнимают массу времени, а приносят зачастую не такую
уж значительную пользу. Вместе с тем совещания – не только
неизбежный и незаменимый вид деятельности, они также могут быть
важным инструментом управления, если пользоваться ими с толком.
Давайте посчитаем, во сколько обходятся совещания. Сделать это
просто: нужно помножить длительность собрания в часах
на количество присутствующих, а затем на соответствующее
количество долларов. Можете себе представить, какая сумма
получится в итоге. И вы должны потратить или одобрить подобную
трату! Если в зале собралось 10 человек, которые зарабатывают
в среднем по 50 долларов в час, это означает, что, посовещавшись
в течение одного часа, вы спишете со счета компании сумму
в 500 долларов. А теперь подумайте, если бы вам надо было одобрить
аналогичного размера расходы на что-то другое, вряд ли вы
подписали бы такую бумагу, не продумав все до мелочей. С таким же
благоразумием и здравомыслием следует подходить и к вопросу,
созывать людей на собрание или нет.