Тайм-менеджмент

Сделайте свои собрания продуктивными
Жалобы людей на собрания чаще всего сводятся к тому, что они
не понимают, зачем их пригласили или зачем были приглашены другие
присутствовавшие. Им не удается выяснить, ради чего созывалось
собрание и какого именно вклада от них ожидали. Нередко бывает
и так, что у собрания нет повестки дня и четкого направления
развития. По его итогам не принимается никаких решений
и резолюций. В конечном счете встреча, обошедшаяся компании
в немалые деньги, заканчивается, а результаты равны нулю.
Чтобы избежать всех этих проблем, следуйте простым правилам.
В конце обсуждения каждого пункта повестки дня коротко обобщите
сказанное и четко сформулируйте, что должно быть сделано,
кто ответственен за выполнение этого решения и к какому сроку все
должно быть реализовано. Таким образом, все ваши сотрудники будут
точно знать, какие решения были приняты, а если что-то осталось
для них непонятным, они смогут задать вопросы.
В конце встречи обобщите самые важные итоги, поблагодарите
каждого за его вклад в работу и объявите собрание закрытым.
Лучшие руководители – это те, кто умеет проводить эффективные
совещания, такие, после завершения которых все отмечают: «Да, это
дело!» Вы тоже так сможете.

---

Глава 17
Сгруппируйте задачи
Группировать задачи означает просто делать схожие операции
в одно и то же время. Во всем, чем вы занимаетесь, прослеживается
так называемая кривая обучения. Когда вы выполняете ряд похожих
или идентичных задач, кривая обучения позволяет вам сокращать
время, выделяемое на решение каждой задачи. Так, например, если вы
осуществляете подряд пять одинаковых действий, временны́е затраты
могут сократиться на целых 80 процентов.
Например, если вы работаете с корреспонденцией, пишете письма
или отвечаете на сообщения, то можете объединить все задачи такого
рода и осуществлять их разом. Так же можно сгруппировать
и телефонные звонки, выстроив их в ряд. Если вам необходимо
проводить интервью с несколькими людьми, назначьте все встречи
следом одну за другой. Похожие задачи лучше выполнять
последовательно, а не с перерывами: одну – сейчас, другую – как-
нибудь потом, а третью – еще позже.