Tashkilotda hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish. Avtomatlashtirilgan hujjatlarni boshqarish tizimi

Tekshirish tashkiliy tuzilma korxonalar, asosiy ish jarayonlarini aniqlash, ish oqimlari va hujjatlar oqimining rasmiy tavsifi.

· Hujjatlar nomenklaturasini tuzish, ma'lumotnomalar va klassifikatorlarni shakllantirish, ko'rsatmalar tuzish.

· So'rov o'tkazish bosqichida olingan ma'lumotlar asosida elektron hujjat aylanish tizimini moslashtirish.

· Dasturiy ta'minotni o'rnatish va sozlash va sinov ishi.

· Sinov jarayonida foydalanish paytida aniqlangan kamchiliklarni hisobga olgan holda korxonada hujjatlarni boshqarish tizimini yakuniy tuzatish.

· Tashkilot xodimlarini tayyorlash.

Ushbu bosqichlarning ba'zilari parallel ravishda o'tishi mumkin. Xodimlarni tayyorlash jarayoniga alohida e'tibor berilishi kerak, siz unga mablag 'tejamasligingiz kerak, chunki kadrlar tayyor bo'lmaganda, sizning kompaniyangiz uchun juda mos bo'lgan eng mukammal hujjatlarni boshqarish tizimi ham samarasiz bo'ladi.
Yuqorida sanab o'tilgan omillarga qarab, elektron hujjat aylanishini tashkil etish bir haftadan ikki haftagacha olti oygacha davom etishi mumkin. Korxona resurslarini boshqarish tizimini amalga oshirish bir yil yoki undan ko'proq vaqt talab qilishi mumkin.
Elektron hujjat aylanishi tizimining narxi alohida e'tiborga loyiqdir. Asosiy qoida quyidagicha: bir xil sinfdagi tizimlarning narxi taxminan bir xil.
Tizim narxi bir necha omillarga bog'liq: tizim klassi, ma'lum bir sinf vakillik tizimining funktsional va texnologik imkoniyatlari, elektron hujjat aylanishini tashkil etish ko'lami. Tizim narxi nafaqat dasturiy ta'minot uchun litsenziyalar narxidan iborat - amalga oshirish jarayonining u yoki bu bosqichida amalga oshiriladigan ishlar ham mablag 'talab qiladi va amalga oshirishga sarflangan mablag' talab qilinadigan dasturiy ta'minot uchun litsenziyalarning umumiy narxidan sezilarli darajada oshib ketishi mumkin. Tizimning yakuniy narxiga ta'sir ko'rsatadigan navbatdagi juda muhim omil bu tizimni ishlatish, texnik xizmat ko'rsatish va texnik qo'llab-quvvatlash xarajatlari.
Xulosa. Xuddi shu sinf tizimlari taxminan bir xil narxga ega, tizimning umumiy qiymati nafaqat dasturiy ta'minot litsenziyalari narxi bilan belgilanadi. Amalga oshirish jarayonini o'tkazib yubormasligingiz kerak - aksariyat hollarda tizimning samaradorligi tizimni to'g'ri tanlashiga va elektron hujjat aylanishini tashkil etish jarayoniga bog'liq.
ofislarni avtomatlashtirish va hujjatlarni boshqarish tizimlari (SADD) haqida gapirishdan oldin, ushbu tushunchalarning ta'rifiga to'xtalib o'tamiz. Yozuvlarni boshqarish deganda menejmentning hujjat ta'minoti yoki rasmiy hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish va hujjatlashtirishni ta'minlaydigan faoliyat sohasi tushuniladi. Hujjatlar aylanishi - bu tashkilotdagi hujjatlarni yaratish yoki qabul qilish paytidan boshlab, ijro etish yoki yuborish tugagunga qadar (GOST R 51141-98).
Rossiyada va G'arbda ish jarayonining turli xil kontseptsiyalari ishlab chiqilgan bo'lib, ular avtomatlashtirish tizimidagi farqlarda aks etadi. Ushbu tub farqlardan biri bu markazlashtirilgan (ruscha yondashuv) va markazlashmagan (g'arbiy yondashuv) boshqaruv tizimidir. Rossiya va xorijiy tizimlarni alohida ko'rib chiqish kerak va ushbu maqola asosan mahalliy tizimlarga, shuningdek elektron hujjat aylanishi imkoniyatlariga bag'ishlanadi.
An'anaviy qog'ozga nisbatan elektron hujjat aylanishi butun chiziq afzalliklari:

•