Tax Guide for Small Businesses 20 20 /2

3.2.10 How to determine net profit or loss of a business 
To prepare an income tax return, a taxpayer will need to understand the basic steps in 
determining the profit or loss of a business. A profit or loss is determined as follows: 
Income 
− Expenses = Profit (Loss) 
The diagram, Comparative profit or loss statements (see 3.2.11), explains the 
determination of a net profit or loss and the distribution of income for the different types of 
business entities. 
The following key concepts are explained: 
• Gross sales or turnover 
Gross sales is the total amount in cash or otherwise received by or accrued to a 
business. 
Example: “ABC Furniture Store sold R6 000 000 worth of furniture of which 
R1 000 000 was received in cash and R5 000 000 was on credit. ABC Furniture Store 
had gross sales of R6 000 000”. 
• Cost of sales 
Cost of sales is the cost to a business to buy or produce the product that is sold to the 
consumer. To determine cost of sales the cost of goods bought or produced during the 
year of assessment must be added to the cost of stock on hand at the beginning of the 
year of assessment. From this total the cost of stock on hand at the end of the year of 
assessment is subtracted. 
In this example, ABC Furniture Store had R800 000 worth of furniture in store at the 
beginning of the year of assessment. During the year of assessment R3 000 000 worth 
of furniture was bought from a manufacturer. At the end of the year of assessment the 
store had R500 000 worth of furniture. The cost of goods sold for the year of 
assessment would be: 
Opening stock + Purchases 
− Closing stock = Cost of sales 
R800 000 + R3 000 000 
− R500 000 = R3 300 000 
15
External Guide: Guide for Employers in respect of Employees’ Tax (2021 Tax Year) (PAYE-GEN-
01-G15). 
16
See the published External Annexures setting out the tax deduction tables for the 2021 tax year: 
Weekly (PAYE-GEN-01-G01-A01); Fortnightly (PAYE-GEN-01-G02-A02); Monthly (PAYE-GEN-
01-G01-A03); Annual (PAYE-GEN-01-G01-A04); and Other. 

---

Tax Guide for Small Businesses (2020/2021) 
13 
• Gross profit 
Gross profit equals gross sales less the cost of sales. 
In this example, ABC Furniture Store had gross sales of R6 000 000. The cost of sales 
was R3 300 000. The gross profit is R6 000 000 
− R3 300 00 = R2 700 000. 
• Business expenses 
Business expenses, also referred to as operating expenses, are expenses incurred in 
the operation of a business. ABC Furniture Store expended R1 300 000 on items such 
as rent, wages, telephone, electricity, stationery, travelling and other business 
expenses. 
• Net profit or loss 
Net profit is the amount by which the gross profit exceeds the business expenses. Net 
loss is the amount by which the business expenses exceed the gross profit. 
In this example, ABC Furniture Store had a gross profit of R2 700 000 and business 
expenses of R1 300 000, leaving ABC Furniture Store with a net profit of R1 400 000. 
In the case of a business providing a service, that is, no physical goods are kept or 
sold, the procedure to determine business profit or loss is the same as mentioned 
above with the exception of cost of sales. A business that provides a service only will 
generally not have to calculate cost of sales. Business expenses will be deducted from 
the gross turnover to determine net profit or net loss. 

---

Tax Guide for Small Businesses (2020/2021) 
14