Учебно-методический комплекс дисциплины русский язык и культура речи

Приемы унификации языка служебных документов
Унификация – это приведение чего-либо к единообразию, единой системе, форме.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава форм документов, фиксирующих осуществление однотипных функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, снижения трудоемкости их обработки.
Стандартизация документов – это форма юридического закрепления унификации и уровня ее обязательности. Существуют следующие отрасли стандартов: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ), республиканские (РСТ).
Выделяют следующие уровни стандартизации деловых писем:
1. Формальный. Официальные письма пишутся на специальных бланках, текст писем оформляется в соответствии с определенными стандартами (например, регламентируется место расположения адреса, заголовка, размер письма и т.д.).
2. Языковой уровень. Говоря о языковой стандартизации, необходимо ввести понятие «языковая формула».
Языковые формулы - это устойчивые (стандартизированные, шаблонные) языковые обороты, используемые в регулярно повторяющихся ситуациях делового общения. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру, упрощает процедуру создания официальной бумаги.


Обращение
Уважаемый господин...!
Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма)
Уважаемый Николай Иванович,
Уважаемая Ирина Петровна!


Языковые формулы, используемые для выражения
а) мотивов создания документа
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью …
В соответствии с письмом заказчика…
В ответ на ваш запрос сообщаем…
Согласно решению Департамента образования…
В подтверждение нашего телефонного разговора…
Ссылаясь на Ваше гарантийное письмо…