Yil davomida tasdiqdangan hujjatlar yig’majildlari nomenklaturasiga hujjatlar yig’majildi yuritilganligi to’g’risidagi, yangi hujjatlar yig’majildlari kiritilganligi to’g’risidagi ma’lumotlar kiritiladi. Yil oxirida unga turlari va yuritilgan hujjatlar yig’majildlari to’g’risidagi yakuniy ma’lumotlar kiritishadi. Tashkilot hujjatlar yig’majildlari nomenklaturasining yakuniy yozuvi tarkibiy bo’linmalarning hujjatlar yig’majildlari nomenklaturasining yakuniy yozuvlari asosida tuziladi. - Yil davomida tasdiqdangan hujjatlar yig’majildlari nomenklaturasiga hujjatlar yig’majildi yuritilganligi to’g’risidagi, yangi hujjatlar yig’majildlari kiritilganligi to’g’risidagi ma’lumotlar kiritiladi. Yil oxirida unga turlari va yuritilgan hujjatlar yig’majildlari to’g’risidagi yakuniy ma’lumotlar kiritishadi. Tashkilot hujjatlar yig’majildlari nomenklaturasining yakuniy yozuvi tarkibiy bo’linmalarning hujjatlar yig’majildlari nomenklaturasining yakuniy yozuvlari asosida tuziladi.
- Hujjatlar yig’majildini shakillantirish hujjatlar yig’majildlari nomenklaturasiga muvofiq hujjatlar yig’majildlaridagi ijro etilgan hujjatlarni guruhlarga bo’lishdir.
Hujjatlar yig’majildlarini shakllantirishda quyidagi qoidalarga rioya qilish zarur: - hujjatlar yig’majildiga nomenklaturasi bo’yicha hujjatlar yig’majildi sarlavhalariga muvofiq faqat ijro etilgan, to’g’ri rasmiylashtirilgan hujjatlarni joylashtirish;
- bitta masalaning hal qilinishiga taalluqli barcha hujjatlarni birgalikda joylashtirish, ilovalarni asosiy hujjatlar bilan birgalikda joylashtirish
- hujjatlar yig’majildida bitta kalendar yilning hujjatlarini guruhlash (yildan-yilga o’tuvchi hujjatlar yig’majildlari bundan mustasno);
- hujjatlar yig’majildlarida doimiy va vaqtincha saqlanadigan hujjatlarni alohida guruhlash;
- hujjatlar yig’majildiga mashina yozuvlarini umumiy asoslarda joylashtirish.
Hujjatlar yig’majildiga qaytarish lozim bo’lgan ortiqcha nusxalar, xomaki qo’lyozmalar joylanmasligi kerak. hujjatlar yig’majildi 250 varaqdan oshmasligi kerak. Boshqaruv hujjatlari hujjatlar yig’majildlari turlari bo’yicha va unga taalluqli ilovalar bilan xronologik tarzda guruhlanadi. Boshqaruv hujjatlari bilan tasdiqlangan ustavlar, nizomlar, yo’riqnomalar ularga ilovalar bo’lib hisoblanadi va ko’rsatib o’tilgan hujjatlar bilan birgalikda guruhlanadi. Agar ular mustaqil hujjat sifatida tasdiqlangan bo’lsa, u holda ular alohida hujjatlar yig’majildlarida guruhlanadi. - Hujjatlar yig’majildiga qaytarish lozim bo’lgan ortiqcha nusxalar, xomaki qo’lyozmalar joylanmasligi kerak. hujjatlar yig’majildi 250 varaqdan oshmasligi kerak. Boshqaruv hujjatlari hujjatlar yig’majildlari turlari bo’yicha va unga taalluqli ilovalar bilan xronologik tarzda guruhlanadi. Boshqaruv hujjatlari bilan tasdiqlangan ustavlar, nizomlar, yo’riqnomalar ularga ilovalar bo’lib hisoblanadi va ko’rsatib o’tilgan hujjatlar bilan birgalikda guruhlanadi. Agar ular mustaqil hujjat sifatida tasdiqlangan bo’lsa, u holda ular alohida hujjatlar yig’majildlarida guruhlanadi.
Do'stlaringiz bilan baham: |
