Ю р и д и ч е с к и й и н с т и т у т в. П. Егоров, А. В. Слиньков делопроизводство и режим секретности учебное пособие

 
11.2. Проверка правильности проставления
регистрационных данных конфиденциальных носителей,
документов, дел и учетных журналов (карточек) 
Для проверки правильности проставления регистрационных дан-
ных бумажных носителей должны привлекаться журнал учета бу-
мажных носителей и носители. В журнале и на носителе проверяется 
соответствие записей об учетном номере и грифе конфиденциально-
сти носителя, дате регистрации, виде, наименовании или назначении 
носителя, количестве листов. В носителе проверяется правильность 
нумерации листов. Отметка о проверке проставляется в журнале ря-
дом с номером носителя. Если бумажные носители в момент их заве-
дения регистрируются не в журнале учета бумажных носителей, а в 
журнале учета документов выделенного хранения (рабочие тетради, 
калька и др.), то для проверки правильности их регистрации привле-
каются Журнал учета документов выделенного хранения и носители. 
В журнале и на носителе проверяется соответствие записей об учет-
ном номере и грифе конфиденциальности носителя, дате регистра-
ции, виде и наименовании носителя, наименовании подразделения, 
номерах экземпляров, количестве листов в экземпляре. В носителе 
проверяется правильность нумерации листов. Отметка о проверке 
проставляется в журнале рядом с номером носителя. Для проверки 
правильности проставления регистрационных данных машинных но-

---

149 
сителей должны использоваться журнал учета машинных носителей и 
носители. В журнале и носителе проверяется соответствие вида и ти-
па носителя, его учетного номера и грифа конфиденциальности. От-
метка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя. 
Для проверки правильности проставления регистрационных данных 
изданных документов привлекаются журнал учета изданных доку-
ментов, документы и черновики. В журнале и на документе проверя-
ется соответствие записей об учетном номере, грифе конфиденциаль-
ности, дате, виде и заголовке документа, фамилии исполнителя (на 
документе — в реквизите «Отметка об исполнителе»), количестве 
экземпляров (в документе — по их фактическому наличию и в рекви-
зите «Отметка об исполнителе»), количестве листов в экземпляре. В 
документе проверяется правильность нумерации листов, проставле-
ние учетных номеров на каждом листе документа, проставление но-
мера экземпляра на каждом экземпляре. В журнале и на черновике 
проверяется соответствие номера носителя и номеров листов черно-
вика. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером 
документа.
Наиболее сложной является проверка правильности проставле-
ния регистрационных данных поступивших документов, поскольку в 
их состав входят документы, зарегистрированные по журналу учета 
поступивших документов, журналу учета документов выделенного 
хранения, а также возвращенные документы, которые ранее были за-
регистрированы по разным видам учета. Для проверки правильности 
проставления регистрационных данных документов, зарегистриро-
ванных по журналу учета поступивших документов, привлекаются 
журнал учета поступивших пакетов, журнал учета поступивших до-
кументов и документы. В журнале учета пакетов проверяется соот-
ветствие количества поступивших пакетов (графа 3) количеству заре-
гистрированных (графа 5). В журнале учета пакетов и журнале учета 
поступивших документов проверяется соответствие данных о при-
своенном учетном номере, дате поступления документа, номере, за 
которым документ направлен, предприятии-отправителе. В журнале 
учета поступивших документов и на документе проверяется соответ-
ствие присвоенного учетного номера, грифа конфиденциальности, 
даты поступления, вида и заголовка документа, предприятия-
отправителя, номера, за которым документ направлен, даты докумен-

---

150 
та, количества листов (с просчетом их в документе). В документе, 
имеющем приложения, дополнительно проверяется соответствие 
учетных номеров, грифов конфиденциальности, номеров экземпля-
ров, количества листов в экземпляре данным, содержащимся в рекви-
зите «Отметка о наличии приложения». Отметки о проверке простав-
ляются в журнале учета пакетов (в графе 7) и в журнале учета посту-
пивших документов (рядом с номером документа). Для проверки пра-
вильности присвоения регистрационных данных поступивших доку-
ментов, взятых сразу на учет документов выделенного хранения без 
промежуточной регистрации их в журнале учета поступивших доку-
ментов, привлекаются журнал учета поступивших пакетов, журнал 
учета документов выделенного хранения и документы. В журналах 
учета пакетов и документов проверяется соответствие данных о при-
своенном номере, дате поступления (регистрации), номере, за кото-
рым документ направлен (графа 6 журнала учета пакетов и графа 5 
журнала учета документов выделенного хранения), предприятии-
отправителе. В журнале учета документов выделенного хранения и на 
документе проверяется соответствие присвоенного учетного номера, 
грифа конфиденциальности, даты регистрации, вида и заголовка до-
кумента, предприятия — отправителя, номера, за которым документ 
направлен, номеров экземпляров, количества листов в экземпляре (с 
просчетом их в каждом экземпляре). Отметки о проверке проставля-
ются в журнале учета пакетов (в графе 8) и в журнале учета докумен-
тов выделенного хранения (рядом с номерами документов).
Для проверки правильности проставления отметок о возврате 
ранее отправленных документов привлекаются журнал учета посту-
пивших пакетов, соответствующие журналы учета документов и до-
кументы. В соответствующем журнале учета проверяется наличие 
отметки о возврате документа и ее соответствие записи в графе 9 
журнала учета пакетов. В журналах учета изданных документов, до-
кументов выделенного хранения и на документах проверяется, кроме 
того, соответствие номеров возвращенных экземпляров. Отметки о 
проверке проставляются в журнале учета пакетов (в графе 9 рядом с 
номерами возвращенных документов). Для проверки правильности 
проставления отметок о возврате ранее отправленных машинных но-
сителей используются журнал учета поступивших пакетов, журнал 
учета машинных носителей и носители. В графе 8 журнала учета ма-

---

151 
шинных носителей проверяется наличие отметки о возврате носителя 
и ее соответствие записи в графе 9 журнала учета пакетов. Отметки о 
проверке проставляются в графе 9 журнала учета пакетов рядом с но-
мерами возвращенных носителей.
Для проверки правильности проставления регистрационных дан-
ных дел и учетных журналов (картотек) привлекаются номенклатура 
дел, дела и учетные журналы (картотеки). В номенклатуре и на об-
ложке дела (журнала) или наклейке на картотеке проверяется соот-
ветствие индекса (номера) дела (журнала, картотеки), грифа конфи-
денциальности, заголовка (наименования), срока хранения и номеров 
статей по перечню. По учетным журналам, кроме того, проверяется 
соответствие количества листов. Отметка о проверке проставляется в 
номенклатуре рядом с индексом (номером) дела, журнала или карто-
теки.