Ю р и д и ч е с к и й и н с т и т у т в. П. Егоров, А. В. Слиньков делопроизводство и режим секретности учебное пособие

 
11.3. Проверки правильности проставления отметок о движении 
конфиденциальных документов, дел и носителей 
Для проверки правильности проставления отметок об отправле-
нии документов привлекаются учетные журналы, в которых зареги-
стрированы отправленные документы, и сопроводительные материа-
лы, по которым отправлены документы (реестры, расписки, квитан-
ции, сопроводительные письма). В журнале и сопроводительном до-
кументе проверяется соответствие записей о номере, грифе конфи-
денциальности, виде и наименовании документа, адресате, номерах 
отправленных экземпляров (по документам, зарегистрированным в 
журнале учета поступивших документов, вместо номеров экземпля-
ров проверяется количество отправленных листов), наименовании, 
номере и дате сопроводительного документа. Подписи о проверке 
проставляются в графе 14 журнала учета изданных документов, графе 
10 журнала учета документов выделенного хранения или в графе 14 
журнала учета поступивших документов. 
Для проверки правильности проставления отметок об отправле-
нии (возврате) ошибочно присланных документов привлекаются 
журнал учета поступивших пакетов и копии, сопроводительных пи-
сем, с которыми отправлены документы. В журнале и сопроводи-
тельном письме проверяется соответствие записей о номере и грифе 

---

152 
конфиденциальности документа, адресате, номере и дате сопроводи-
тельного письма. Подписи о проверке проставляются в графе 10 жур-
нала учета пакетов.
Для проверки правильности проставления отметок об отправле-
нии машинных носителей привлекаются журнал учета машинных но-
сителей и сопроводительные документы, по которым отправлены но-
сители. В журнале и сопроводительном документе проверяется соот-
ветствие записей о виде, номере, грифе конфиденциальности носите-
ля, адресате, номере и дате сопроводительного документа. Подписи о 
проверке проставляются в графе 7 журнала учета машинных носите-
лей.
Для проверки правильности проставления отметок об отправле-
нии дел привлекаются номенклатура дел и сопроводительные доку-
менты, по которым отправлены дела. В номенклатуре дел и сопрово-
дительном документе проверяется соответствие записей об индексе 
(номере) и грифе конфиденциальности дела, заголовке дела, номере 
тома, количестве листов в томе, адресате, номере и дате сопроводи-
тельного документа. Подписи о проверке проставляются в графе 9 
номенклатуры дел.
Для проверки правильности проставления отметок об отправле-
нии документов, изъятых из дел, привлекаются дела, из которых изъ-
яты документы, и сопроводительные документы, по которым отправ-
лены изъятые документы. В сопроводительном документе, описи до-
кументов дела и справке-заместителе проверяется соответствие запи-
сей о номере, грифе конфиденциальности и количестве листов доку-
мента, адресате, номере и дате сопроводительного документа. Подпи-
си о проверке проставляются в графе 7 описи документов дела. Кроме 
того, в процессе проверок правильности проставления отметок об от-
правлении в сопроводительном документе (за исключением сопрово-
дительных писем) проверяется наличие подписи лица за получение 
пакетов и оттиска печати (штампа).
Для проверки правильности проставления отметок об уничтоже-
нии документов выделенного хранения привлекаются журнал учета 
документов выделенного хранения и акты об уничтожении дел и до-
кументов. В журнале и акте проверяется соответствие записей об 
учетном номере, грифе конфиденциальности, виде и заголовке доку-
мента, номерах экземпляров, количестве листов в экземпляре, номере 

---

153 
и дате акта об уничтожении. Подписи о проверке проставляются в 
графе 13 журнала учета документов выделенного хранения.
Для проверки правильности проставления отметок об уничтоже-