Ўзбекистон республикаси олий ва ўрта махсус таълим вазирлиги ўрта махсус, касб-ҳунар таълим маркази

1.5.3. Ҳужжатлардаги реквизитлар ва ҳужжатларни расмийлаштириш.
Дастлабки ҳужжатлар юридик кучга эга бўлиши учун қўйидаги мажбурий реквизитларга эга бўлиши зарур:

• 
  ҳужжат (шакл) номи, шакл коди;
  
• 
  тузилган муддати;
  
• 
  хўжалик жараёнини мазмуни;
  
• 
  хўжалик жараёни суммаси (сўзда ва сонда);
  
• 
  хўжалик жараёни учун маъсул шахслар номи;
  
• 
  ҳужжатларни тўғри расмийлаштирилишига жавобгар шахс номи ва имзоси.
  

Зарурий ҳолларда ҳужжатларда қўшимча реквизитлар ҳам акс эттирилиши мумкин. Масалан, ҳужжат тартиб рақами, корхона номи ва манзили, жараённи содир этилиши учун асос, ҳужжатлаштирилаётган жараённи аниқлашга мўлжалланган бошқа реквизитлар.
Бухгалтерия ҳисоби автоматлаштирилган шароитларда ҳужжатлар реквизитлари код кўринишида акс эттирилиши мумкин.
Ҳужжатлардаги реквизитлар аниқ ва тўғри ҳолда, кимёвий қаламда, шарикли, сиёҳли ручкада, ёзув машиналари орқали акс эттирилиши мумкин. Ҳужжатлардаги ёзувларни оддий қаламда ёзишга рухсат этилмаслигига сабаб, ҳужжатларни архивларда узоқ сақланиши давомида ёзувларни тўлиқ сақланишини таъминлашдир. Ҳужжат давомида бланкалардаги махсус қаторларда бўш қолган қаторларга албатта чизиқ тортилиши керак, бу билан мумкин бўлмаган ёзувлар олди олинади.
Ҳужжатларда албатта, улардаги ёзувлар хақиқийлигини тасдиқлаш ҳуқуқига эга шахслар бўлиб, улар сони, рўйхати корхона раҳбари томонидан тасдиқланади. Қиммат ва жуда камёб моддий бойликлар берилиши расмийлаштириладиган ҳужжатларга имзо чекиш ҳуқуқига эга шахслар чегараланган бўлиши керак.
Ҳужжатларда ўчириб ёзишлар бўлиши мумкин эмас, зарурият туғилиб қолганда эса, тузатиш имзо ва сўз билан тасдиқлаб қўйилиши шарт. Ҳужжатларда бўяб, ноаниқ ёзувлар бўлишига йўл қўйилмаслиги керак.
Касса жараёнлари акс эттирилган ҳужжатларга умуман ҳеч қандай тузатишлар киритиш мумкин эмас.


1.5.4. Ҳужжатларнинг айланиши.
Хўжалик жараёни содир этилганини исботловчи ёки жараён содир этилишига асос бўлувчи ҳужжатлар бир неча маъсул шахсларда, бўлимларда, корхоналарда ҳаракатда бўлади ва ўз мўлжали бўйича хизмат қилиб бўлганидан сўнг, белгиланган тартибда архивга топширилади, яъни ҳужжат айланиши (документооборот) содир бўлади. Демак, ҳужжат айланиши - бирламчи ҳужжатларни тузилиб, уларни қайта ишлаб ва умумлаштириб, гуруҳлагандан сўнг, архивга топширилгунга қадар ҳаракатидир.
Бухгалтерияга келиб тушган ҳужжатлар мажбурий текширувдан ўтиши керак. Ҳужжатни текширишда қўйидагиларни эътиборга олиш керак бўлади:
Шакл нуқтаи-назаридан (ҳужжат тўғри тўлдирилганлиги, ҳамма реквизитлар мавжудлиги, тўлиқлиги).
Мазмун нуқтаи- назаридан (ҳужжатлаштирилаётган жараён қонунийлиги, иқтисодий мазмунга эга эканлиги, алоҳида кўрсаткичларнинг мантиқий боғлиқлиги, арифметик хатолар йўқлиги).
Иқтисодий мантиқсиз, қонунга хилоф ҳужжат жараёнлари акс эттирилган ҳужжатлар расмийлаштиришга ва жараённи бажарилишига қабул қилинмайди. Бундай ҳужжатлар тегишли қарор қабул қилиш учун корхона бошқарма бухгалтерияларига топширилиши шарт.
Қайта ишланган ҳужжатларга албатта тегишли белги қўйилиши лозим. Бу билан ҳужжатни яна қайта ишлаш олди олинади. Агар ҳужжат қўлда қайта ишланса, ҳисоб регистрига ёзилган муддати, агар қайта ишлаш ҳисоблаш қурилмаси орқали амалга оширилса, уларни қайта ишлашга жавобгар назоратчи штамп орқали белги қўяди.
Касса жараёнларига асос бўлувчи касса кирим ва чиқим ордерларига, тўлов ведомостларига жараён амалга оширилган заҳоти қўлда ёки штампда «олинди» ёки «тўланди» деган сўзлар муддатни (кун, ой, йил) кўрсатилиб акс эттирилиш шарт.
Бухгалтерия ҳисобида ҳужжатлар харакати, яъни ташкил этиш ёки бошқа корхоналар, ташкилотлар, муассасалардан ҳисобга, қайта ишлашга, архивга узатиш учун олиниши рўйхат билан тартибга солинади.
Ҳужжат айланиши рўйхатини тузиш ишларини бош бухгалтер ташкил этади ва ҳужжат айланиши рўйхати корхона раҳбари томонидан тасдиқланади.
Рўйхатни тузишдан мақсад, ҳисоб ишларини осонлаштириш, ҳужжат айланишини оқилона ташкил этишдан иборат. Ҳужжат айланиши рўйхати схема кўринишида расмийлаштирилиши мумкин ёки жадвал кўринишида бўлиб, қўйидаги реквизитларга эга бўлади: ҳужжат номи, ҳужжатни тузиш (нусҳа сони, расмийлаштирувчи маъсул, бажарилишга маъсул, бажарилиш муддати) ҳужжатни текшириш (текширишга маъсул, ким келтириши, келтириш тартиби, келтириш муддати), ҳужжатни қайта ишлаш (ким бажариши, қайта ишлаш муддати) архивга бериш (ким беради, бериш муддати), ҳамда рўйхатни тасдиқлаш буйриғи тартиб рақами ва муддати, корхона муҳри, корхона бош бухгалтери ва раҳбари имзоси .
Корхона ходимлари ҳужжат айланиши рўйхатига асосан, улар фаолиятига тааллуқли ҳужжатларни тузади ва тақдим этади. Ҳужжатни ўз вақтида тўғри тўлдирилиши, белгиланган, муддатда тақдим этилиши, улардаги маълумотлар ишончлилигига жавобгарлик шу ҳужжатни тузган ва имзо чеккан шахсга юклатилади.
Корхона бўйича ҳужжат айланиши рўйхати бўйича ишлар ўз вақтида бажарилишини бош бухгалтер назорат этиб боради.
Дастлабки ҳужжатлар, ҳисоб ведомостлари, бухгалтерия ҳисоботлари ва баланслари архивга топширилиши мажбурийдир.
Ҳужжатлар архивга топширилгунга кадар бухгалтерияда махсус бинода ёки корхона рахбари тайинлаган моддий жавобгар шахс маъсуллигида бекитиладиган шкафларда сақланади.
Қатъий ҳисобдаги бланкалар эса, улар сақланишини таъминлайдиган сейфларда, металл шкафларда, махсус биноларда сақланади. Аниқ бир ҳисоб ведомостига тааллуқли, жорий ойда қайта ишланган дастлабки ҳужжатлар хронологик тартибда йиғилиб архивга маълумотнома билан узатилади.
Касса ордерлари, ҳисобдорлик ҳисоботлари, банк кўчирмалари улар иловалари билан бирга хронологик тартибда йиғилади ва тахланади. Баъзи бир ҳужжатлар тахланмаслиги мумкин, аммо улар йўқотилиши ёки суйистеъмолликни олдини олиш мақсадида тикиб қўйилади.
Корхона архивида дастлабки ҳужжатлар, ҳисоб регистрларини, ҳисоботларни сақлаш тартиби Ўзбекистон Республикаси архиви бош бошқармасини материалларини сақлаш кўрсатмасига кўра, ўрнатилади.
Ҳужжатларни бухгалтериядан ва архивдан бошқа тармоқ ходимларига берилиши корхона бош бухгалетрия рухсати билан амалга оширилади.
Корхонадан ҳужжатларни фақат аниқлаш дастлабки тергов, прокуратура ва суд ташкилотлари томонидан амалдаги қонунчиликга жавоб берган ҳоллардаги қарорларига асосан олиниши мумкин. Ҳужжат олиниши баённома билан расмийлаштирилиб, уни бир нусҳаси корхонага тегишли маъсул ходимга имзо билан берилади. Ҳужжат олган ташкилот рухсати ва вакили иштирокида, тегишли маъсул ходим олинган ҳужжатдан нусҳа олиши мумкин ва унда асосни кўрсатилиши ва олинган муддати кўрсатилиши керак.