Зиновьева Н. Б. Документоведение. Учебно-методическое пособие. М.: Профиздат, 2001

Каналы распространения документов

Каналы распространения документов весьма разнообразны. Основным каналом для населения является книжная торговля, торговля газетами и журналами, аудио-,видеопродукцией и т.д. В производственной инфраструктуре общества распространение документов осуществляется по официальным каналам, по цепочкам производственных связей — от вышестоящих учреждений и организаций к нижестоящим и наоборот, что называется нисходящими и восходящими документными потоками.
В продвижении документов по каналам наблюдается ряд проблем. Это движение должно быть максимально оперативным, т.к. документы несут информацию, склонную к устареванию. Их движение должно быть максимально адресным, т.е. в процессе движения экземпляры документа должны поступать в те участки пространства (регионы, города, учреждения), где в них в наибольшей степени испытывают потребность. Документы нуждаются в актуализации их потребительских качеств, что достигается опережающим информированием об их выпуске, рекламой.

4. Сбор документов

Движение документов по каналам коммуникаций приводит их в массивы (фонды) - организационно упорядоченные собрания документов, подобранные по какому-либо признаку (отраслевому содержанию, виду, ведомственной принадлежности, праву собственности и т.д.). Организация массива представляет собой совокупность процессов приема, учета, технической обработки, размещения и хранения документов. Собрание документов в массиве по содержанию, научной и художественной ценности, полноте должно отвечать задачам его создания. Поэтому для полноценной работы массива необходим планомерный отбор и приобретение документов, отвеча- ющих указанным требованиям. Этот процесс называется комплектованием. Пополнение массива вновь выходящими документами называется текущим комплектованием. Но нередко изучение состава документов в массиве выявляет отсутствие нужных документов прошлых лет. Их поиск и приобретение называется ретроспективным комплектованием (или докомп-лектованием).

126

В результате формируется фонд, объем которого исчисляется в унифицированных единицах, которыми являются экземпляр и название (для газет и кинофотодокументов — только название). Экземпляр — каждая отдельная единица издания из тиража; название — условное обозначение одного издания, образующего единое целое и выпущенного в одном или нескольких томах.
Собственниками массивов документов могут быть физические и юридические лица, как элемент состава имущества они могут находиться в собственности государства, граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений. В совокупности все массивы составляют информационные ресурсы страны.
Информационные ресурсы представляют собой отдельные документы и отдельные массивы документов, фактические данные, представляющие собой фрагменты документированных текстов, а также информацию в преддокументной фазе, зафиксированную на материальном носителе, но не обретшую стабильную форму, в силу чего она может быть еще подвергнута редакции, правке, юридическому удостоверению.
Организация информационных ресурсов должна осуществляться на основе принципов координации и кооперации. Координированное комплектование — согласованное комплектование двух и более библиотек, информационных центров с целью разграничения в приобретении документов по тематике, видам, устранения неоправданного дублирования и расширения репертуара приобретаемых документов. Координированное комплектование может осуществляться на общегосударственном, региональном, местном, ведомственном уровнях. Кооперированное комплектование — комплектование, основанное на объединении ресурсов библиотек, информационных центров для достижения поставленной цели.
Для формирования государственных информационных ресурсов граждане и организации в обязательном порядке должны представлять документированную информацию. Этот процесс регулируется следующими законами РФ: «Об информации, информатизации и защите информации», «Об Архивном виде Российской Федерации и архивах», «Об обязательном экземпляре документов» и др.

127

Важнейшим законом в области информационного законодательства является Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». Он устанавливает основные группы правовых норм, регулирующих отношения по поводу создания и потребления информационных ресурсов, создания и применения информационных систем, информационных технологий и средств их обеспечения, защиты информации и защиты граждан в условиях информатизации. Согласно закону Российская Федерация и ее субъекты являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств фе- дерального бюджета, бюджетов Российской Федерации, а также полученных путем иных установленных законом способов. Физические и юридические лица являются собственниками тех документов, массивов документов, которые созданы за счет их средств, приобретены ими на законных основаниях, получены в порядке дарения или наследования.
В состав информационных ресурсов входит и национальный библиотечно-информационный фонд Российской Федерации, порядок комплектования которого определяется законами РФ «Об обязательном экземпляре документов», «О библиотечном деле». Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библио-течно-информационного фонда Российской Федерации и развития системы государственной библиографии, предусматривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование. Закон устанавливает виды обязательного экземпляра документов, категории их производителей и получателей, сроки и порядок доставки обязательного экземпляра документов, ответственность за их нарушение.
В состав обязательного экземпляра входят следующие виды документов:

• 
  издания (текстовые, нотные, картографические, изоиз-дания) — издательская продукция, прошедшая редак-ционно-издательскую обработку, полиграфически самостоятельно оформленная, имеющая выходные сведения;
  

128

• 
  издания для слепых — произведения печати, изготовляемые рельефно-точечным шрифтом по системе Брайля, и «говорящие книги»;
  
• 
  официальные документы — произведения печати, публикуемые от имени органов законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие законодательный, нормативный, директивный или информационный характер;
  
• 
  аудиовизуальная продукция — кино-, видео-, фото-, фонол окументы;
  
• 
  электронные документы;
  
• 
  неопубликованные документы — результаты научно-исследовательской и опытно- конструкторской деятельности (диссертации, отчеты о научно-исследовательских и опытно- конструкторских работах, депонированные научные работы, алгоритмы и программы).
  

Производители указанных документов должны доставлять обязательные бесплатные экземпляры всех видов изданий в день выхода в свет первой партии их тиража в ряд крупных
национальных хранилищ (Российскую книжную палату, республиканские книжные палаты или сектора государственной библиографии национальных библиотек и др.). Таким образом комплектуется Национальный библиотечно-информационный фонд Российской Федерации — собрание всех видов обязательного экземпляра, распределяемое между книжными палатами, библиотеками, органами научно-технической информации, предназначенное для постоянного хранения и общественного использования.
В состав информационных ресурсов страны входят и архивные фонды, комплектование которых регулирует Федеральный закон «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах». Под Архивным фондом Российской Федерации понимается совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. Государственные архивы комплектуются архивными документами,
129
образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными указанными архивами, а также до- кументами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами. Под архивным документом понимается документ, подлежащий хранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.
В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории РФ архивные фонды и архивные документы, независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Государственной архивной службой РФ.
Государственная политика в сфере формирования информационных ресурсов направлена на создание условий для эффективного и качественного информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и объединений. Реализация этих задач возможна лишь путем их рационального построения, обеспечения полноты сбора документов, совместимости и взаимодействия в едином информационном пространстве.