Зиновьева Н. Б. Документоведение. Учебно-методическое пособие. М.: Профиздат, 2001

134
аннотации, реферат — сокращенное изложение содержания документа (или его части) с основными фактическими сведениями и выводами. Он акцентирует внимание на новых сведениях и определяет целесообразность обращения к документу.
Все подпроцессы аналитико-синтетической обработки требуют творческого участия специалиста. Только человек может глубоко вникнуть в текст, выявить его глубинные взаимосвя- зи, оценить значимость. Но современные компьютерные средства позволяют эти операции частично формализовать, что дает возможность освободить специалиста от трудоемких рутинных операций, более эффективно организовать поиск документов в большом массиве, увеличить скорость обработки и степень релевантности.

7. Хранение документов

Хранение — это комплекс мероприятий, обеспечивающих наиболее рациональное размещение документов и их длительную сохранность с целью использования. Хранение включа- ет: подготовку помещений и оборудования для размещения документов, расстановку их на полках, создание оптимального физико-химического и биологического режима. Под физико-химическим и биологическим режимом понимается предохранение документов от повреждения посредством создания и поддержания оптимальных условий хранения, т.е. оптимального освещения, ограничения прямых солнечных лучей, поддержание необходимой температуры, влажности, проведение комплекса противопылевых мероприятий, обеспечения противопожарной безопасности, защиты от биологических вредителей.
Хранение документов осуществляют архивы, библиотеки, музеи, центры научно-
технической информации, отдельные предприятия и организации. Различают постоянное (бес- срочное) хранение документов, имеющих особую историко-культурную ценность, и временное хранение, ограниченное конкретным промежутком времени, после истечения которого документы подлежат уничтожению. Необходимость уничтожения документов диктуется ограниченностью площадей, моральным устареванием их содержания и изношенностью,

135

ветхостью материального носителя, не позволяющим качественно его использовать. Чтобы упорядочить этот процесс в архивной и библиотечной деятельности сформированы критерии, согласно которым определяется ценность документа и сроки хранения его конкретных разновидностей (от 3 до 75 лет).
Организация хранения документов предполагает построение общей структуры хранилищ таким образом, чтобы отдельные ее звенья или все звенья в совокупности могли удовлетворять потребности в документах организаций, предприятий и каждого конкретного потребителя. Это достигается координацией их комплектования, базирующейся на сочетании универсальных (федеральных и региональных) хранилищ со специализированными (комплектующими лишь отдельные разновидности документов) и отраслевыми. К универсальным хранилищам относятся в основном крупные библиотеки (РГБ, РНБ, универсальные областные, краевые и республиканские библиотеки). Примерами специализированных хранилищ могут служить: ВНТИЦентр, соби- рающий на федеральном уровне неопубликованные документы, ВИФС, комплектующий фонд стандартов и технических условий, ВПТБ и др. Отраслевые хранилища ограничивают профиль комплектования документами отраслевого содержания.
Средства хранения развиваются и совершенствуются с каждым годом. К традиционным формам хранения в виде рукописных или печатных документов на бумажной основе прибавились микрофильмы, магнитные пленки, оптические диски и другие средства, позволяющие длительное время сохранять информацию. Микрофильмирование — это получение фотографическим путем на специальном носителе существенно уменьшенных (иногда в сотни раз) микрокопий документов- оригиналов - микрофильмов. Основное назначение микрофильмирования - обеспечить создание емких хранилищ документов с сокращением необходимой для хранения площади в десятки раз, облегчить процедуру поиска документов. Системы хранения информации на микрофильмах имеют наибольшую емкость и наименьшую стоимость хранения единицы информации.

136

Микрофильмы по видам и технологическим особенностям можно подразделить на:

• 
  рулонные микрофильмы, информация на пленке в которых располагается последовательно по всей длине рулона;
  
• 
  микрофильмы в отрезках — отдельные кадры микрофильмов, которые помещаются в прозрачные конверты, из которых потом формируются картотеки;
  
• 
  микрокарты — плоские карточки определенного формата. Основа карточки может быть прозрачной и непрозрачной. Микрокарты на прозрачной основе называются диамикрокартами (микрофишами).
  

В настоящее время проблема хранения значительно видоизменяется в связи с активным переводом документов на машиночитаемые носители. Этот процесс имеет две стороны: хранение документов, которые изначально создавались в машиночитаемом варианте; перевод традиционных документов в машиночитаемые формы. Если первая сторона вопроса упирается в проблему создания необходимых условий хранения машиночитаемых документов, то вторая касается решения дополнительной задачи — определения вида документов, которые могут быть полностью или частично переведены на машиночитаемые носители, а также видов, которые нецелесообразно переводить.
Перспективным направление развития хранения является голографирование документации - создание голографической копии документа (голограммы) методом его съемки на специальные пластинки или пленки с помощью лазерного луча. На одной голограмме размером 102x126 мм можно поместить более тысячи микроголограмм диаметром 1-2 мм, что соответствует нескольким тысячам страниц текста.

7. 
   ПОИСК документов
   

Хранящиеся документы составляют документный массив, в котором место каждого документа должно быть четко определено и закреплено. Документы должны быть заклассифици- рованы, должны быть выделены поисковые признаки каждого из них, что необходимо для поиска
документов и является базой для создания информационно-поисковой системы (ИПС).
137
Автоматизированные и ручные ИПС дают возможность найти необходимый документ в любом структурированном массиве.
Под поиском понимается совокупность логических и технических операций, имеющих конечной целью нахождение документов, сведений о них, фактов, данных и т.п. в информа- ционно-поисковом массиве. Информационно-поисковый массив представляет собой упорядоченную совокупность поисковых образов документов вместе с адресами их хранения. Примерами информационно-поискового массива могут служить каталоги библиотек, компьютерные базы данных.
В зависимости от применяемой технологии различают ручные и автоматизированные ИПС. В ручных (карточных) ИПС поиск происходит по краткому формализованному описанию документов на карточках. В зависимости от принятого принципа организации карточек в ИПС на первый план выходят разные признаки документа — классификационный шифр, инвентарный номер, предметная рубрика, Ф.И.О. автора и т.д. Карточки в картотеке отделены друг от друга разделителями, на которых проставлены либо шифры в цифровой последовательности, либо буквы алфавита. За разделителями и собираются карточки, содержащие идентификационные признаки документов, имеющие указанные признаки.
Ручные ИПС построены по линейному принципу. Это означает, что поиск можно проводить лишь по одному признаку, главенствующему в данной поисковой системе, например, по содержанию. Чтобы произвести многоаспектный поиск, нужны вспомогательные средства, представляющие информационно-поисковый массив, перестроенный по ряду других признаков, например, алфавитно-предметному, хронологическому, нумерационному и т.д. Таким образом, для эффективного поиска ведением одной картотеки не ограничиться. Необходимо дополнение в виде еще нескольких картотек, в которых карточки на одни и те же документы будут расположены в другой последовательности и за другими разделителями.
Совместить несколько вариантов поиска возможно только в автоматизированных ИПС. Автоматизированный документный поиск может быть организован на основе различных технологий: по ПОД, по полному тексту документа, по

138

гипертекстовым ссылкам и др. Поиск по ПОД осуществляется аналогично в ручных и автоматизированных ИПС, только идентификацию документа по поисковым признакам произ- водит компьютер. Поиск по полному тексту документа основан на формализации текста, переводе его в машиночитаемую форму. Обработка текста предполагает выделение дескрипторов и составлении тезауруса — перечня дескрипторов, проранжированных по частоте употребления. Тексты документа хранятся в памяти компьютера. А их поиск и вывод осуществляется в соответствии с поисковым предписанием. Предписание имеет вид логического произведения некоторого множества ключевых слов — дескрипторов. Документ считается отвечающим на информационный запрос и подлежит выдаче, если в нем одновременно содержатся все ключевые слова поискового предписания.
И наиболее сложная технология — гипертекстовая. Основная идея гипертекстовых технологий состоит в том, что поиск документной информации происходит с учетом множества взаимосвязей, имеющихся между документами, как логических, так и ассоциативных. Доступ к информации осуществляется не путем последовательного просмотра текстов, а путем движения от фрагмента одного текста к фрагменту другого. Движение осуществляет сам пользователь и оно называется «навигация».
В зависимости от того, какую форму имеет информация в процессах хранения и поиска, ИПС подразделяются на документные и фактографические. Документные ИПС выдают в ре- зультате поиска сами документы, их копии или же адреса хранения. Фактографические ИПС помогают отыскать отдельные сведения, факты из текста документов. Между документным и фактографическим поиском нет принципиальной разницы. По способам поиска оба вида идентичны. Отличия имеются в содержательной стороне объекта поиска: в первом случае ищут документ или сведения о нем, а во втором — факт, отраженный в документе. Характерной особенностью всех документных ИПС является то, что извлечение нужной информации из найденного документа осуществляет сам потребитель. Фактографические ИПС предназначены для поиска конкретных фактов, сведений, данных в ответ на фактографические запросы

139

без обращения потребителя к документам, в которых они содержатся. Промежуточное место занимают документно-фактографические ИПС, результатом поиска в которых являются запрашиваемые факты, сведения, данные со ссылкой на документ, в котором они зафиксированы.
Сам поиск представляет собой творческий процесс, несмотря на то, что многие его стороны жестко формализованы. Этапы поиска следующие:

• 
  формулировка запроса;
  
• 
  анализ запроса и составление поискового предписания — перевода запроса с естественного языка на язык формальных признаков документа (библиографического описания, классификационного индекса, предметной рубрики, перечня дескрипторов и т.д.);
  
• 
  реализации поискового предписания в информационно-поисковом массиве и выборка релевантных документов, т.е. соответствующих данным формальным признакам;
  
• 
  выбор из релевантных документов пертинентных, т.е. соответствующих реальным потребностям пользователя.
  

Для быстрого поиска нужных документов необходимо создание единой системы классификации документов с общими для всей системы правилами индексирования по этой системе, едиными правилами расстановки и хранения первичных документов, взаимосвязь со справочным аппаратом. Всякий раз, когда возникает потребность произвести поиск, пользователю необходимо решить следующие проблемы: определить цель поиска, отводимое время на поиск, материальные ресурсы, используемые при поиске, необходимые точность и полноту поиска. Перечисленные факторы оказывают значительное влияние на результаты поиска.
Любой поиск - довольно трудоемкое и дорогое мероприятие. Чем выше точность и полнота поиска, т.е. чем больше документов найдено и чем более они релевантны, тем дороже и дольше сам поиск. Поэтому цель поиска должна определить оптимальную полноту и точность (большую или меньшую), соответственно и задействованные материальные ресурсы и затрачиваемое время.
140
Под стратегией поиска понимается организация, подго-1ка и использование имеющихся материальных ресурсов для остижения поставленной цели в отводимое на поиск время. В 'Зависимости от этого осуществляется решение тех или иных задач и устанавливается последовательность выполняемых мероприятий. Стратегия поиска конкретного документа зависит От наличия исходных данных о нем. Если известен автор доку-' мента, то проще всего документ разыскать в алфавитном каталоге или авторском вспомогательном указателе к библиографическим пособиям. Если же автор не установлен, а известно Лишь общее содержание, то поиск следует начинать с установления соответствующего шифра систематической классификации, а затем просмотра всех документов, зашифрованных аналогично в ИПС. Всевозможные варианты поиска документов разрабатывает такое научно-практическое направление, Как библиографическая эвристика. Принципы, закономерности, технологии автоматизированного поиска документов и Содержащейся в них информации — основная задача такой научной дисциплины, как информатика.