Зиновьева Н. Б. Документоведение. Учебно-методическое пособие. М.: Профиздат, 2001

5.2. Потребности в документной информации

Для организации документной деятельности большое значение имеет вопрос о потребностях в документной информации. Понятие «информационных потребностей» (а понятия «информационная потребность» и потребность в документной информации» мы рассматриваем как синонимы, т.к. информационная потребность предполагает потребность в документе, потребность в информации о документе, потребность в сведениях, извлеченных из документов) появилось в 60-70-е гг. XX в. и этому вопросу было посвящено большое число публикаций. Проблематика информационных потреб- ностей возникла из практики информационного обслуживания. В условиях лавинообразного роста числа документов стало ясно, что без изучения спроса на документную информацию нельзя рационально и эффективно организовать работу с документами. Запросы потребителей, их характер, динамика изменений, выделение доминирующих групп по разным при-* знакам (принадлежности к отрасли, роду деятельности, про-, фессии, должности, возрасту и т.п.) влияют на все последующие этапы процессов деятельности. Без изучения запросов подготовка, сбор, аналитико- синтетическая обработка, поиск являются неконкретными и приводят в выдаче либо непол-, ной, либо излишней информации.

Есть несколько точек зрения на природу потребностей вообще и потребностей в документах, в частности. В понятие «потребность» как бы объединяются объективные отношения, которые побуждают к деятельности, и состояние субъекта

115
(личности, группы, общества), которое отражает эти отношения. С одной стороны, потребность определяют как нужду в чем-то необходимом для поддержания жизнедеятельности организма, человеческой личности, социальной группы, общества в целом. В таком плане потребность в документах рассматривают с точки зрения их участия в жизнедеятельности людей с целью поддержания социальных параметров их жизни. С другой стороны потребности возникают в процессе деятельности человека. В частности, потребности в документах отражают потребность в знаниях и рассматриваются с точки зрения разности между уровнем знаний, накопленных в об- ществе о предмете деятельности потребителя, и его индивидуальным уровнем знаний в этой области с учетом осознания им путей решения проблем, составляющих предмет этой деятельности.
Потребности в документной информации базируются на общей теории потребностей личности. Широко известна так называемая «Пирамида Маслоу», представляющая собой иерар- хически упорядоченные уровни потребностей человека. Ее основу, базовый уровень составляют физиологические потребности (витальные), без удовлетворения которых жизнь невозможна. Это потребность в пище, воде, сне, тепле и т.д. Далее следуют: потребность в безопасности, в принадлежности к социальной группе, любви, уважении, власти. И на вершине пирамиды — потребность в самовыражении, творчестве.
Потребности в документной информации в явном виде в формулировках уровней, выделенных Маслоу, нет, но в скрытом виде она присутствует, позволяя путем использования документной информации удовлетворять разные виды потребностей. И на самом верхнем уровне иерархии — потребности в творчестве, самовыражении - продуцирование текстов, создание документов и есть самый распространенный способ ее удовлетворения.
Потребности носят объективный характер, поскольку обусловлены родом и спецификой деятельности потребителей информации — тематикой, характером работы. С другой стороны, потребности субъективны, поскольку зависят от квалификации потребителя, его способности к восприятию, переработке информации, отдельных качеств его характера.

116

В зависимости от задач изучения потребностей в современной науке применяются различные классификации:

• 
  по их роли и значению в жизни человека - профессиональные, обусловленные родом занятий, и непрофессиональные, обусловленные интересом;
  
• 
  по принадлежности к отраслям и сферам деятельности;
  
• 
  по их функциональной роли в жизни человека — доминирующие и второстепенные;
  
• 
  по субъекту потребности — общие, частные, единичные. Общие потребности в
  

документной информации — есть
потребности, свойственные миру потребителей в целом. Частные потребности обусловлены спецификой какой-либо деятельности и характерны отдельным группам потребителей. Единичные представляют собой бесконечное разнообразие индивидуальных потребностей в документах. Эти понятия диалектически взаимно связаны. С одной стороны, частные потребности в документах не существуют вне потребностей конкретных индивидов. С другой стороны, частные потребности нельзя определить как простую сумму индивидуальных по- требностей, ибо они представляют собой относительно самостоятельную систему, формирующуюся в соответствии с целями и основными направлениями деятельности конкретного коллектива или социальной структуры. Индивидуальные потребности также отражают эти общие направления деятельности, но своеобразно, в соответствии с конкретными условиями ее протекания.
По форме потребности в документной информации могут быть эпизодические (ситуативные), возникающие в результате определенного стечения обстоятельств, вынуждающих к поиску и использованию тех или иных документов, и постоянные, обусловленные характером деятельности человека, стабильностью его интересов. Они более глубокие по характеру, базируются на знании уже достаточно большого круга основных документов и заключаются, в основном, в отслеживании новинок.
По содержанию потребности в документной информации могут быть тематические,
представляющие нужду потребителей в некоторой неопределенной совокупности документов

117

одного отраслевого содержания, и конкретные, удовлетворить которые способен лишь определенный документ. Тематические, в свою очередь, могут различаться по предпочтениям определенным видам изданий, глубине ретроспекции (т.е. потребности в документах прошлых лет изданий. Чем более старые документы необходимы, тем большая глубина ретроспекции), оперативности предоставления и т.д.
Потребности в документной информации первоначально проявляются в виде установки на информацию. Установка на информацию — одна из форм существования потребностей в документной информации, выражающая отношение потребителя к имеющейся информации, сложившаяся в процессе его деятельности. Установки формируются всем социально- историческим процессом удовлетворения потребностей субъекта и, с одной стороны, зависят от содержания самой потребности, а с другой — определяются производством документной информации в обществе и существующими средствами ее доведения до потребителей.
Будучи выражением взаимосвязи субъекта и условий его деятельности потребности в документной информации обнаруживают себя в неосознанных влечениях и осознанных мотивах поведения. Осознанные обществом, социальными группами, индивидами потребности выступают в качестве их интересов. Человеческие потребности, как правило, имеют предметную направленность, которой предшествует так называемое поисковое поведение. Общая, неконкретизированная потребность стимулирует поиск определенных способов и предметов ее удовлетворения. Осознанные и вербализованные потребности есть запрос. Под запросом понимается текст, выражающий на естественном языке определенную потребность в документах. Но в то же время сформулированный запрос не всегда соответствует истинной потребности. Специалисты, занимающиеся поиском документов, констатируют частую неадекватность выражений потребностей специалистов в сформулированных запросах. Запросы зачастую дезориентируют, а не направляют поиск. Чтобы адекватно, т.е. полно и точно выразить в запросе свою реальную потребность, человек должен достаточно четко представить не только стоящие перед ним производственные, исследовательские задачи, но и свои
118
собственные познавательные возможности, уровень своей компетентности, способности понимать информацию-по данной проблеме и т.д. Мешают сделать это в полной мере следующие факторы: случайность образа предмета потребности, имеющегося в сознании автора запроса, психолингвистические ограничения в словесной коммуникации специалиста, трудности с вербализацией потребности и т.д.
Особенность всех потребностей, в том числе и потребностей в документной информации, — их динамический характер, изменчивость, развитие на базе удовлетворения потребностей новых, более высоких, что связано с включением личности в различные формы и сферы деятельности. Потребности не стоят на месте. Реализованная потребность в отношении одного документа
зачастую приводит к необходимости поиска других, с ним связанных. Поэтому знание реальных потребностей и прогноз их развития на ближайшее будущее помогает оптимизировать всю документную деятельность. Для этого необходимы постоянные исследования потребностей в документах, анализ динамики их изменений.