Informe de archivos de gestión ayuntamiento: Laguna de Duero oficina: Información y Atención al ciudadano y Estadística
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- 2. Análisis y recomendaciones sobre la documentación producida 2.1. Documentación de apoyo informativo 2.1.1. Actividades y documentos
- 2.2. Documentación administrativa
- Se conservará en la oficina durante el año en curso y el siguiente
- No se transferirá al Archivo
- A los dos años se envían al Archivo Central
- Los documentos se pueden ir destruyendo de forma sistemática a medida que sus datos son recopilados en otro documento
- Una vez impresos deben encuadernarse y diligenciarse, tras lo cual se enviarán al Archivo
- Se conservarán
- Se conservarán en la oficina durante el año en curso y el siguiente
- Una vez concluido el proceso electoral y enviados los otros originales a la Secretaría, pueden eliminarse.
- Esta documentación debe remitirse a la Secretaría para su incorporación al expediente de elecciones
- Se conservará en la oficina hasta la elaboración de un nuevo censo
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INFORME DE ARCHIVOS DE GESTIÓN AYUNTAMIENTO: Laguna de Duero OFICINA: Información y Atención al ciudadano y Estadística 1. Actividades - Distribución de noticias publicadas en la prensa y dossieres informativos en relación con Laguna de Duero. Recopilación de información sobre Laguna de Duero. - Distribución de anuncios publicados en los boletines oficiales de interés para las unidades técnicas y administrativas del Ayuntamiento. - Correspondencia: comprobación de las facturas de franqueo concertado. - Memoria del Servicio. - Notificaciones: comprobación de las notificaciones efectuadas por el Ayuntamiento. - Información al ciudadano. - Registro de documentos. - Recopilación de información. - Gestión del Padrón Municipal de Habitantes. - Estadística. - Elecciones: distribución e instalación de colegios electorales y seguimiento de la jornada electoral. Censos. - Contratos menores. - Edición de publicaciones. - Certificaciones urbanísticas. - Certificaciones de recaudación.
La actividad de recopilación de información publicada por distintos medios se desarrolla en tres actividades específicas que generan distintos documentos: - Recopilación y distribución a los Servicios de anuncios publicados en boletines oficiales. Se reciben los boletines en el Servicio de Atención al Ciudadano y Estadística, se fotocopian y se envían a los servicios correspondientes. De estos envíos se redactan partes y resúmenes mensuales, que sintetizan la información de los partes. Así mismo, la información recogida en los partes mensuales se traslada a las memorias anuales del Servicio.
Esta actividad no se manifiesta en un procedimiento administrativo concreto y que, una vez que esa distribución ha surtido el efecto deseado, es decir, ha informado a los servicios interesados de la publicación de un anuncio, esta documentación no posee valor administrativo. No obstante, los partes y resúmenes recogen información de una actividad del Ayuntamiento, por lo que su valor informativo es evidente. Al estar la información que proporcionan recogida en las Memorias anuales del Servicio, el valor informativo de esos documentos es sustituido por el de las Memorias, por lo que una vez elaborada ésta, pueden destruirse. - Recopilación y distribución de información publicada en la prensa en relación con
sobre temas determinados. No es documentación de Archivo, sino más bien de un centro de documentación. No obstante, posee un gran valor informativo como complemento del Archivo. Debería hacerse una separación estricta de esta documentación, así como de la analizada en el apartado siguiente y buscar para ambas una ubicación común propia, definitiva y adecuada. En esta sección “Centro de Documentación” se establecerían dos “subsecciones” claramente definidas y separadas físicamente. • Dossieres diarios: se ordenan cronológicamente. • Dossieres monográficos: se ordenan por materias, de forma conjunta a la documentación del apartado siguiente. Para ello, este Servicio de Archivo Provincial elaborará una lista de materias para cada una de las cuales se abrirá una carpeta que conserve la documentación recopilada sobre esa materia. - Recopilación de información publicada en distintos medios en relación a Laguna de
conservarán junto con ellos. 2.1.2. Recomendaciones Además de las recomendaciones específicas para cada uno de los tipos de documentos que se analizan y explican en el apartado anterior, podría ser conveniente la creación, desde el punto de vista orgánico y funcional, de un “Centro de Documentación” en torno a Laguna de Duero. Éste podría hacerse en el marco de la Biblioteca Municipal o como una estructuración de un trabajo específico de esta oficina. En todo caso, las actividades están claras: la difusión selectiva de información sobre Laguna de Duero o de interés para la actividad administrativa. Para ello, recopila y acumula documentos, documentos que no son producto de la actividad administrativa, que no son documentos de archivo, pero tienen un indudable valor informativo. Estos documentos, junto con un ejemplar de cada una de las publicaciones del Ayuntamiento formarían el fondo documental de ese “Centro de Documentación”. 2.2. Documentación administrativa 0.2.0.3. Bandos y edictos - Se abrirá una carpeta por cada una de las entidades que promuevan la publicación de un anuncio, bando o edicto, para cada año, en la que se incluirá, agrupada por cada uno de los anuncios, toda la documentación generada por su publicación (correspondencia, anuncio, certificaciones). - Se conservará en la oficina durante el año en curso y el siguiente.
- La actividad de cotejo de las facturas de franqueo no generan documentación a no ser que haya disconformidad, en cuyo caso se produce un informe que se remite a Intervención junto a la factura. - El duplicado del informe que queda como testigo en el Servicio de Atención al Ciudadano y Estadística se conservará durante los cinco años siguientes al año en curso y luego se destruirá. No se transferirá al Archivo.
- Cada Servicio elabora la parte de la Memoria anual correspondiente a las actividades que desarrolla. - Una vez elaborada la Memoria Anual de Secretaría, los Servicios pueden destruir la copia de su memoria parcial.
- Las relaciones de notificaciones son un formulario en el que se hacen las anotaciones relativas a la recepción de las notificaciones. - Se conservan en orden cronológico. - A los dos años se envían al Archivo Central. - Los listados de diligencias pueden conservarse en soporte electrónico. 1.0.0.9 Información al ciudadano - La actividad realizada se recoge en partes diarios y resúmenes mensuales, semestrales y anuales, cada uno de los cuales sistematiza la información de los partes de cada período. El resumen, además, anual forma parte de la Memoria. - Los documentos se pueden ir destruyendo de forma sistemática a medida que
se podrán destruir una vez elaborado el resumen de ese mes, los resúmenes mensuales de un semestre, se destruirán cuando se elabore el resumen de ese semestre y los resúmenes semestrales de un año, cuando se haya elaborado el resumen anual correspondiente. Éste, a su vez, puede destruirse una vez elaborada la Memoria anual del Servicio. 1.0.1.0 Registros de Entrada y 1.0.1.1 Registros de Salida - Estos documentos en forma de volumen son la salida impresa y estructurada de los datos contenidos en la base de datos Registro General. - Una vez impresos deben encuadernarse y diligenciarse, tras lo cual se enviarán al Archivo. - Al tratarse de documentos creados por medios electrónicos se recomienda validarlos y conservarlos en ese medio. 1.0.4.0 Padrones Municipales de Habitantes - La documentación actual es la relativa a las aprobaciones de las revisiones anuales. - Es un expediente mixto: • Una parte en papel: comunicación del INE, informe, extracto de acuerdo plenario. • Una parte en soporte electrónico: el fichero con las variaciones. Se podría configurar este fichero de tal forma que contuviera todos los datos relativos a la situación de la población a 31 de diciembre, de tal forma que en el futuro, pudiera reconstruirse la evolución de la población del municipio año a año. • Los ficheros informáticos deberían conservarse en ese soporte con un fichero adjunto con la diligencia de aprobación.
- A tenor de la legislación vigente y de la documentación producida por la gestión del padrón, por Rectificaciones al Padrón, se entiende la documentación generada por la comunicación al INE de las variaciones mensuales. - La práctica totalidad de esta documentación está en soporte informático en forma de actualizaciones de bases de datos, por una parte, y en forma de correos electrónicos, por otra. - Es un expediente mensual. - Debería conservarse toda la documentación relativa a cada una de las comunicaciones en soporte informático, manteniendo la unidad del procedimiento mediante enlaces en los metadatos y los vínculos con un expediente. - Una vez aprobada y conformada con el INE la revisión anual del Padrón, estos expedientes pueden ser eliminados.
- Son las denominadas “Hojas de declaración”. - En la actualidad es el único acto del procedimiento que se realiza en papel. - Son de conservación permanente, en tanto se realice un análisis de valoración más específico. - Corresponde a la oficina el establecer el plazo de conservación de estas hojas en el archivo de gestión en función de la frecuencia de la consulta. - Deben ordenarse de forma correlativa según un número correlativo asignado por la propia oficina. Número que deberá formar parte de los elementos de información del fichero de inscritos. 1.0.4.4 Cuadernos auxiliares del Padrón de Habitantes: fichero de inscritos - En la actualidad, es un fichero informático con estructura de base de datos. - Es un registro operacional, de gestión, es decir, consultas que se realizan sobre este fichero generan documentos administrativos pero la base de datos por sí misma no es un documento administrativo. Los documentos generados por las consultas sobre
las variaciones de un mes forman parte de las “comunicaciones mensuales al INE (1.0.4.1)” y los generados por las consultas que se realizan a este fichero sobre las variaciones anuales forman parte de los “expedientes de aprobación de las rectificaciones anuales (1.0.4.0)”. - Debería establecerse un protocolo de conservación y acceso a los documentos electrónicos. 1.0.4.6 Certificados del Padrón - Cualquier certificado es un duplicado, es decir, aún siendo documentos originales reproducen en todo o en parte el contenido de otro documento. - De todos los certificados emitidos se conserva el borrador en los ordenadores de las oficinas, lo que hace innecesaria la conservación de una copia u original múltiple de ese certificado. - En el caso de conservarse copia de los certificados emitidos, éstos no se
producción. 1.0.4.10 Estadísticas - Las estadísticas son informes con datos relativos a asuntos diversos y que se presentan en un formulario determinado. - Esta actividad de elaboración de la información estadística genera un importante volumen de documentación de apoyo informativo recopilado a modo de informes, listados de ordenador, estadísticas parciales,... Esta documentación tiene valor para la elaboración de la estadística, pero los datos que proporciona son recogidos de forma sumaria y estructurada en el propio informe estadístico. - Se conservarán ordenadas cronológicamente y por asuntos durante dos años en la
- La documentación recopilada para la elaboración del informe se conservará hasta la elaboración de uno nuevo, luego se eliminará.
- Se debe conservar toda la documentación relativa a un procedimiento en una carpeta, aunque en ese procedimiento se apruebe la denominación de varias calles. - Actualmente, se sigue una ordenación cronológica en la oficina, pero al existir una base de datos del callejero, se podría seguir una ordenación numérica haciendo constar el número como campo en los registros de esa base de datos. - Se conservarán en la oficina durante el año en curso y el siguiente a la conclusión de su tramitación. 1.0.6.1 Expedientes de elecciones - La documentación que conserva la oficina, producida por ella misma, son duplicados de informes (distribución de mesas y seguimiento de la jornada electoral) en forma de originales múltiples. Una vez concluido el proceso electoral y enviados los otros originales a la Secretaría, pueden eliminarse. - Se conserva en original el oficio anunciando el comienzo del período electoral y la minuta del oficio remitiendo al INE la conformidad o modificación de la
distribución de colegios y mesas electorales. Esta documentación debe remitirse a la Secretaría para su incorporación al expediente de elecciones que deberá reunir toda la documentación producida y recibida en el desarrollo del proceso electoral. 1.0.6.2 Censos electorales - Debe reunir no sólo el listado del censo definitivo, sino toda la documentación producida y recibida en su tramitación. - Se conservará en la oficina hasta la elaboración de un nuevo censo. 2.1.4.1 Publicaciones - Estos expedientes deben estar constituidos por todos los documentos generados por la edición de una publicación: • Textos originales. • Contrato de cesión de derechos de autor, en su caso. • Maqueta, en su caso. • Un ejemplar de la publicación. • Documentación relativa a la contratación de la edición o impresión. - De cada publicación se conservarán tres ejemplares: 1. Para el expediente administrativo. 2. A modo de depósito. Es un ejemplar intocable y debería crearse una colección con un ejemplar de cada libro, revista, folleto, cartel,... que publica el Ayuntamiento. (Véase 2.1.2) 3. Para consulta pública restringida. Este ejemplar no será objeto de préstamo, aunque puede ser consultado en la “Sala de Lectura” de la Biblioteca. (Véase 2.1.2)
Se les aplicará los mismos criterios que a 1.0.4.6 Certificaciones del Padrón. Document Outline
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