Mavzu: Bank buxgalteriya hujjatlarini saqlash tartibi va arxivlashtirish Reja: Bank buxgalteriya hujjatlarini saqlash tartibi va arxivlash

Mavzu: Bank buxgalteriya hujjatlarini saqlash tartibi va arxivlashtirish

Reja:
1.Bank buxgalteriya hujjatlarini saqlash tartibi va arxivlash
2.Pul tushumlarini inkassatsiya qilish tartibi

1 . Banklar buxgalteriya hujjatlarini but saqlanishini ta’minlashlari shart. Buxgalteriya hujjatlarini saqlash yuzasidan belgilangan tartibga rioya etilishi hamda bu ishlar to‘g‘ri tashkil qilinishi uchun javobgarlik banklar rahbarlari va bosh buxgalterlari zimmasiga yuklatiladi. Rahbar va bosh buxgalter bank xodimlariga yo‘l-yo‘riqlar ko‘rsatishi, xodim-larga hujjatlarni javonlar va boshqa omborlarda saqlash uchun muayyan joylarni ajratib berishi va biriktirib qo‘yishi, zarur hollarda hujjatlarni bexatar joylarga olib chiqish tartibi va navbatini belgilashi lozim. Banklarda har kuni bank amaliyoti kuni tugallanganidan keyin axborotlar o‘rnatilgan tartibda arxivlanadi. Bank amaliyot kuniga tegishli buxgalteriya hujjatlari ularni ularning saqlash muddatlari bo‘yicha alo-hida yig‘majildlarga tikilgan holda saqlanadi. Hujjatlarni tayyorlash bilan yig‘majildlarni rasmiyashtirish vazifasi topshirilgan xodim shug‘ullanadi.

Kunlik yig‘majildga quyidagi hujjatlar tikiladi:
– bank mijozlari to‘lov hujjatlarining hamda qisman amalga oshi-rilgan to‘lovlarda, shuningdek, bank mijozlar bilan shartnomada belgi-langan hisob-kitoblar bo‘yicha amalga oshirilgan to‘lovlar uchun qo‘l-lanilgan memorial orderlarning birinchi nusxasi;
– Bank-mijoz dasturiy majmuasi bo‘yicha amalga oshirilgan to‘lov hujjatlarining ro‘yxati;
– banklararo va filiallararo to‘lovlar bo‘yicha bank hisobvaraqlari-ning kreditlanishiga asos bo‘lgan elektron to‘lov hujjatlarning ro‘yxati;
– bankning ichki hisobvaraqlari bo‘yicha amalga oshirilgan ope-ratsiyalari uchun asos bo‘lgan memerial orderlar ro‘yxati;
– ko‘zda tutilmagan holatlar hisobvaraqlari bo‘yicha amalga oshi-rilgan operatsiyalar uchun asos bo‘lgan memorial orderlarning mas’ul ijrochilar bo‘yicha tuzilgan ro‘yxati;
– kunlik balans hisoboti va hisobvaraqlar bo‘yicha aylanma va qol-diq summalar;
– kunlik buxgalteriya jurnali.
Hujjatlar ro‘yxati kunlik buxgalteriya jurnalining tegishli qismidan dasturiy yo‘l bilan olinadi. Kassa hujjatlari “Tijorat banklarida kassa ishini tashkil qilish, inkassatsiya va qimmatliklarni tashishga doir yo‘riqnoma” ning 258-moddasi talablari asosida kassa xodimlari tomonidan alohida yig‘ma-jildga tikiladi. Kunlik buxgalteriya yig‘majildiga kirim va chiqim kassa jurnallari o‘rnatilgan tartibda rasmiylashtirilgan holda tikiladi
2 . Tijorat banklarining chiqim kassa operatsiyalari deganda bank kas-salaridan naqd pulning berilishi bilan bog‘liq operatsiyalar tushuniladi. Korxona va tashkilotlarning o‘z ishchi xodimlari uchun ish haqi, pen-siya, stipendiya, boshqa nafaqalar, mukofotlar, xizmat safari xarajatlari uchun naqd pul olishi mumkin. Yilning har choragi uchun korxona va tashkilotlar kassa rejasini tuzib, bankka topshiradilar. Kassa rejasida naqd pulning tushumi bo‘-yicha alohida moddalar, naqd pulning xarajati bo‘yicha alohida moddalar ko‘rsatilgan. Shu bilan birga, ish haqi olish bo‘yicha ish haqi olish kunlari belgilanadi. Korxona va tashkilotlar bir oyda bir yoki ikki marta ish haqi oladilar.
Korxona va tashkilotlardan olingan kassa rejalari asosida har bir bank kassa prognozini tuzadi. Har kungi kassa operatsiyalarini olib bo-rish uchun qancha naqd pul zarurligi, qancha naqd pul bank tushumlari hisobidan amalga oshirilishi kassa prognozlari asosida hisoblanadi. Korxona va tashkilotlar bankdan yuqorida sanab o‘tilgan maqsad-larga naqd pul olish uchun pul cheki rasmiylashtirishlari lozim. Lekin bundan avval korxonaga yangi hisobvaraq ochilayotgan paytda bankka pul chek daftarchasi olish uchun ariza topshirishlari lozim. Arizada bank nomi va kodi, korxona nomi, uning talab qilib olinadigan depozit bo‘yicha hisobvaraq nomeri, chek daftarchasining nomi, soni, ariza ras-miylashtirilgan sana ko‘rsatiladi. Arizaga korxona rahbari va buxgal-terining imzosi hamda muhr qo‘yiladi. Bank korxonaning arizasiga asosan pul chek daftarchasi yozib, har bir varaqda bank nomi, uning kodi, korxona nomi, uning bankdagi hisobvaraq nomerini ko‘rsatadi va mijozga beradi. Chek daftarchasining cheklari bankdan naqd pul olish uchun asos bo‘ladi. Ish haqi yoki unga tenglashirilgan to‘lovlarni olishdan bir kun avval chek rasmiylashtirilib mijoz tomonidan pasporti bilan birgalikda ularga xizmat ko‘rsatuvchi mas’ul ijrochiga beriladi. Mas’ul ijrochi, eng avvalo, shu tashkilotning hisob raqamida yetarli pul miqdori borligini tekshirib, shundan so‘nggina chekning to‘liq va to‘g‘ri to‘ldirilganligini, ikkita imzo va muhrning imzolar hamda muhr namunasi tushirilgan kartochkalar bilan solishtirib ko‘radi. Hammasi to‘g‘ri bo‘lsa, chekning burchagidagi nazorat markasini qirqib olib, pasport bilan birga mijozga qaytarib beradi. Nazoratchi yana bir bor tekshiruv o‘tkazib, so‘ng rekvizitlarni kassaning chiqim jurnaliga qayd qiladi. Chiqim jurnalida sana, hisobvaraq nomeri, chek summasi, hisobot simvoli, korresponden-siya hisobvarag‘i nomeri ko‘rsatiladi. Nazoratchi chiqim kassa jurnali bilan birgalikda cheklarni ichki tartibda kassaga topshiradi. Kassir mijozni chaqirib uning pasporti va nazorat markasini oladi. Nazorat markasi nomeri chek nomeri bilan to‘g‘ri kelsa, chekdagi pasport ma’lumotlari pasport bilan to‘g‘ri kelsa, kassir chekda ko‘rsatilgan summani mijozga sanab beradi.
Kun oxirida nazoratchi va kassir bajargan operatsiyalar bo‘yicha hujjatlarni o‘zaro solishtirib, bankning hisob markaziga topshiradi. Hisob markazidan hujjatlar asosida mijozlarning shaxsiy hisobvaraqlari va undan ko‘chirmalar chiqarib beriladi.
Bank aylanma kassasidan mijozlarga ish haqi va unga tenglashtiril-gan to‘lovlar, xizmat safari xarajatlarini, nafaqa va yordam puli, moddiy yordam pullari, dividendlar hamda boshqa qonunchilikda taqiqlanma-gan naqd pul to‘lovlarini quyidagi buxgalteriya o‘tkazmasi orqali chiqim qilinadi
Hujjatlarni saqlash tartibi.
Hujjatlarni saqlashga ma’sul xоdim hujjatlarning to‘la va but saqlanishini ta’minlashi shart. Ular bоsh buxgalter, uning o‘rinbоsari yoki bo‘lim bоshlig‘ining ruxsatisiz bоshqalarga hujjatlarini ko‘rib chiqishlariga yo‘l qo‘ymasliklari lоzim.
Hujjatlar оmbоrda yoki metall shkaflarda, qo‘riqlanadigan xоnadagi metall shkaflarda, sandiqlar yoki qutilarda saqlanadi. Оmbоrda yoki metall shkaflarda quyidagi hujjatlar saqlanishi shart:
a) tugagan yil uchun yillik hisоbоtning tegishli imzоlar bilan rasmiylashtirilgan nusxasi hamda so‘nggi tugagan оy uchun оylik balans va uning barcha ilоvalari;
b) jоriy оyning birinchi kuni uchun tekshiruv qaydnоmalari;
v) fuqarоlar оmоnatlari bo‘yicha amaldagi shaxsiy hisоbvaraqlari;
g) оxirgi 12 оy uchun kassa hujjatlari;
d) jоriy оy uchun kirim-chiqim hujjatlari;
e) binоlar va inshооtlar, xo‘jalik anjоmlari, kam bahоli va tez eskiruvchi buyumlar hisоbi yuritiladigan hisоbvaraqlar bo‘yicha daftarlar.
Qo‘riqlanadigan xоnadagi metall shkaflar, sandiqlar yoki qutilarda esa quyidagi hujjatlar saqlanadi:
a) amaldagi shaxsiy hisоbvaraqlar kartоtekalari (оmоnatlar bo‘yicha shaxsiy hisоbvaraqlardan tashqari), amaliyot jurnallari, kitоblar, imzоlar namunalari qo‘yilgan kartоchkalar, ish haqi to‘lash uchun berilgan mablag‘lar hisоbini yuritish kartоchkalari, fоizlarni hisоblash qaydnоmalari;
b) amal qilib turgan va arxivdagi pensiya varaqlarining hamda bir marta pensiya va nafaqalar to‘lash to‘g‘risidagi tоpshiriqnоmalarning kartоtekalari.
Мijоzlarning ularga hisоbvaraqlar оchish to‘g‘risidagi arizalari barcha zarur hujjatlar bilan birga har bir mijоz bo‘yicha tutiladigan alоhida yig‘majidlarda saqlanishi lоzim. Bunday yig‘majildlardan hujjatlarning chiqarib оlinishiga mutlaqоyo‘l qo‘yilmaydi.
Ushbu yig‘majildga imzоhuquqi o‘zgargani to‘g‘risidagi yozishmalar, hisоbvaraqni tasarruf etish vakоlatini belgilоvchi hujjatlar, ssuda hisоbvaraqlari оchish to‘g‘risidagi majburiyat arizalari, shuningdek, hisоbvaraqlar оchish haqidagi farmоyishlarning nusxalari tikiladi.
Har bir yig‘majildga talab qilib оlingunga qadar saqlanadigan depоzit hisоbvarag‘ining raqami qo‘yiladi. Hisоbvaraqlarni yuridik rasmiylashtirish bilan bоg‘liq hujjatlarni saqlash vazifasi bоsh buxgalter yoki uning o‘rinbоsarii zimmasigayuklatiladi. Ushbu yig‘majildlar qulflanadigan javоnlarda saqlanishi lоzim. Amaldagi imzоnamunalari amaliyot bo‘limi xоdimlarining qulfl anadigan kartоtekalarida saqlanishi lоzim.
Hisоbvaraqlarni yuridik rasmiylashtirish bilan bоg‘liq o‘z kuchini yo‘qоtgan hujjatlar yig‘majildda qоldiriladi va ular ustiga chiziq tоrtilib yangi hujjatlar bilan almashtirilgani yozib qo‘yiladi. Imzоlar namunalari qo‘yilgan kartоchka almashtirilayotganda o‘z kuchini yo‘qоtgan kartоchkalar nusxalaridan biri mijоzning yuridik yig‘majildiga tikiladi, qоlganlari esa yo‘q qilinadi.
Buxgalteriya hisоbiga tegishli barcha materiallar (o‘tgan оylar uchun buxgalteriya hujjatlari bank arxiviga tоpshirilgunga qadar, buxgalteriyaning stellajlar va temir javоnlar bilan jihоzlangan jоriy arxiv hujjatlar but saqlanishi uchun javоb beradigan maxsus ajratilgan xоdim qo‘l оstida bo‘ladi.
Agar оmbоrda jоy etmasa, aynan shu xоdim buxgalteriyadagi temir javоnlarda saqlanadigan hujjatlarning daxlsizligiga javоb beradi.Оmbоrda va jоriy arxivda saqlanayotgan buxgalteriya hujjatlarga dоir ma’lumоtlar kassa hujjatlari bo‘yicha javоbgar xоdim huzurida, bоsh buxgalter yoki uning o‘rinbоsarii (bo‘lim bоshlig‘i) imzоlagan talabnоmalar asоsida оlinadi.
Мa’lumоt оlish uchun ruxsat berilgan bank xоdimi kassir yoki jоriy arxivni bоshqaruvchi xоdim kuzatuvida ishlashi lоzim. Hujjatlar uchun javоbgar shaxslar ma’lumоt оlishga ruxsat berilgan xоdimlar tоmоnidan hujjatlarga birоr-bir tuzatishlar va yozuvlar kiritilmasligini kuzatib turishlari shart.
Оmbоr va jоriy arxivdan kirim-chiqim hujjatlari bоsh buxgalterning yozma ruxsati bo‘yicha beriladi. Kun оxirida hujjatlar qaytarilishi shart.Arxiv hujjatlari faqat qоnun hujjatlarining talablari asоsida оlinishiga yo‘l qo‘yiladi.Hujjatning asl nusxasi оlinayotganda bu haqda ikki nusxada dalоlatnоma yoki bayonnоma tuzilib unga bank rahbari yoxud uning o‘rinbоsarii, bоsh buxgalter va hujjatni talab qilgan tashkilоt vakili imzоchekadi.
Dalоlatnоma yoki bayonnоmada aynan qanday hujjat оlinayotgani, uning kimning talabiga va ruxsatiga ko‘ra оlinayotgani aniq ko‘rsatilishi kerak. Dalоlatnоma yoki bayonnоmaning ikkinchi nusxasi yuqоrida qayd etilgan vakilga tоpshiriladi. Hujjatning оlingan asl nusxasi o‘rniga bоsh buxgalter tasdiqlagan nusxa hamda dalоlatnоma yoki bayonnоmaning birinchi nusxasi va hujjatni оlish xususidagi talabnоma qo‘yiladi. Bu talabnоmada asl hujjatni оlgan shaxs imzоsi ham bo‘lishi lоzim. Hujjat оlingani to‘g‘risida bоsh buxgalter shu hujjat turgan yig‘majild muqоvasiga yozib, imzоchekadi.
Buxgalteriya hujjatlarini qanday saqlash kerak
Saqlash muddati 10 yildan kam bo'lgan vaqtincha saqlash holatlari odatda korxonaning buxgalteriya hujjatlari arxiviga berilmaydi. Qoida tariqasida, ular tashkilotning tarkibiy bo'linmalarida qoladi va buxgalteriya hujjatlarining cheklash muddati tugashi bilanoq ular yo'q qilinadi. Shak-shubhasiz, 10 yildan oshmagan cheksiz (doimiy) va uzoq muddatli saqlashning buxgalteriya hujjatlari tashkilot arxiviga topshiriladi.
Tashkilotlar buxgalteriya hujjatlarini saqlash tartibiga rioya qilishlari, qonun hujjatlarida belgilangan muddatlarda hujjatlarning saqlanishini ta'minlashlari shart. Qonunga ko'ra, o'z arxivlarini yaratish uchun faqat davlat organlari, shahar tuman, shahar okrugi va shahar tumanining mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlari talab qilinadi.
Qonunga ko'ra, hujjatlarni saqlash uchun o'z arxivingizni yaratish kompaniyaning majburiyati emas, balki huquqdir. Shuning uchun, agar kompaniyaning o'z arxivi bo'lmasa, davlat munitsipal arxivi bilan hujjatlarni saqlash to'g'risida shartnoma tuzish mumkin. Tashkilot o'z hujjatlarini saqlash uchun har qanday davlat yoki shahar arxivini, shuningdek muzey yoki kutubxonani tanlash huquqiga ega. Shu bilan birga, tashkilotning haqiqiy joylashgan joyida joylashgan arxiv bilan shartnoma tuzish tavsiya etiladi.
Buxgalteriya hujjatlari arxivini yaratish
Buxgalteriya hujjatlarini saqlash uchun tashkilot o'z arxivini yaratishga haqlidir.
Saqlash rejalashtirilgan hujjatlar soni, hajmiga qarab, siz arxiv yaratishingiz mumkin:
kompaniyaning alohida mustaqil tarkibiy bo'linmasi;
muayyan bo'lim ichidagi birlik, masalan, ofis bo'limi.
Arxivga saqlash uchun topshiriladigan hujjatlar tarkibiga qarab (buxgalteriya hisobi va boshqa hujjatlar) quyidagi arxiv turlari yaratilishi mumkin.
boshqaruv hujjatlari saqlanadigan arxiv;
ilmiy-texnik arxiv;
audiovizual materiallar bilan arxivlash;
elektron hujjatlar arxivi.
Bundan tashqari, arxiv arxivning barcha talablariga javob beradigan, zarur jihoz va xodimlar bilan jihozlangan alohida xonaga ega bo'lishi kerak.
Buxgalteriya hujjatlarini qanday arxivlash kerak? Doimiy saqlash hujjatlari yoki uzoq muddatli saqlash hujjatlari (10 yil va undan ko'proq vaqt davomida saqlanishi kerak) bo'lgan hujjatlar to'liq bajarilishi kerak. To'liq dizayn:
topshirish yoki bog'lash;
paginatsiya
sertifikatlashtirish varaqasini tuzish;
hujjatlarning ichki inventarizatsiyasini yaratish (agar kerak bo'lsa);
ish qopqog'ining tafsilotlarini to'ldirish (tashkilotning aniq nomi, ishning nomi, ishni ro'yxatga olish indekslari va boshqalar).
10 yildan kam vaqt davomida saqlangan holatlarga nisbatan qisman bajarishga arziydi: ishdagi hujjatlarni tizimlashtirmaslik, raqamlash va sertifikatlash yorliqlarini qo'ymaslik.
Buxgalteriya hujjatlarini qancha yoshda va qanday saqlash kerak elektron shaklda? Elektron hujjatlar uchun bir xil saqlash muddati qo'llaniladi. Biroq, elektron hujjatlarni saqlash ba'zi xususiyatlarga ega. Quyidagi shartlarga rioya qilish kerak:
Elektron arxiv hujjatlarini tashkilot arxivida saqlash jarayonida vaqti-vaqti bilan elektron hujjat tashuvchilarning jismoniy va ish holatini texnik kuzatib borish kerak. Monitoring kamida besh yilda bir marta o'tkazilishi kerak. Agar ommaviy axborot vositalarining holatida axborot xavfsizligiga ta'sir ko'rsatadigan biron bir o'zgarish aniqlansa, rahbarning qarori bilan elektron hujjatlarni yangi ommaviy axborot vositalariga o'tkazish bo'yicha ishlar olib borilishi kerak.
elektron hujjatlarning har bir elementining kamida ikkita nusxasi korxona arxivida saqlanishi kerak (nusxalari turli xil qurilmalarda bo'lishi kerak);
kompaniyada elektron hujjatlarni ko'paytirish, nusxalash va boshqa ishlarni bajarish uchun mo'ljallangan dasturiy va texnik vositalar mavjud bo'lishi kerak;
elektron hujjatlarning yo'qolishi, yo'q qilinishi, ruxsatsiz shaxslar bilan aloqasi butunlay chiqarib tashlanishi uchun ularning xavfsizligini ta'minlash kerak.
Hujjatlar kamida talab qilinadigan vaqtgacha saqlanishi kerak. soliq inspektorlari tekshirish paytida. 89-moddaning 4-bandiga asoslanib Soliq kodeksi Rossiya Federatsiyasini tekshirish to'g'risida qaror qabul qilingan yil oldidan uch kalendar yilidan oshmagan davrda tekshirish mumkin. Shunday qilib, oldingi uch yillik hujjatlar saqlanishi kerak.
Shu bilan birga, soliq qonunchiligi ushbu davrga yana bir yil qo'shadi. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 23-moddasi 1-bandining 8-bandiga binoan soliq to'lovchilar to'rt yil davomida soliqlarni hisoblash va to'lash uchun zarur bo'lgan hujjatlarning saqlanishini ta'minlashlari shart. Bularga buxgalteriya hisobi va soliq hisobotlari ma'lumotlari, shuningdek daromadlarning kelib chiqishi, xarajatlarning bajarilishi va soliqlarni to'lash (ushlab qolish) to'g'risidagi hujjatlar kiradi. Xuddi shunday talab soliq agentlari uchun ham belgilanadi (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 24-moddasi 3-bandining 5-bandi). Va to'rt yillik davrni qaysi vaqtdan boshlab hisoblash kerak?
Soliqlar soliq davrlari natijalariga ko'ra hisoblab chiqiladi (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 55-moddasi 1-bandi). Ma'lum bo'lishicha, to'rt yillik davr soliq davri tugagan kundan keyingi kundan boshlab hisoblanishi kerak. Masalan, QQSni olaylik: 2012 yilning IV choragi uchun ushbu soliqni hisoblash bilan bog'liq hujjatlarni qaysi muddatga saqlashingiz kerak? To'rt yillik muddat 2013 yil 1 yanvarda boshlanadi va 2016 yil 31 dekabrda tugaydi. Ma'lum bo'lishicha, 2016 yilda 2012 yil hujjatlarini saqlash kerak. Ya'ni, dala nazorati ostida bo'lmagan yil.
Ushbu qoidadan ikkita istisno mavjud. Birinchisi, QQSni ushlab turish uchun zarur bo'lgan registrlar: sotib olish kitobi va sotish daftarchasi, shuningdek berilgan va olingan schyot-fakturalar uchun buxgalteriya kitoblari. Saqlash muddatining boshlanishi ularda oxirgi marta kiritilgan kundan boshlab belgilanadi (Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2011 yil 26 dekabrdagi 1137-sonli qaroriga 4-ilovaning 2-qismining 24-qismi, 5-ilovaning II bo'limining 22-bandi va 5-ilovaning II bo'limining 13-bandi). Ikkinchi istisno - bu amortizatsiya qilinadigan mulkning boshlang'ich narxini tasdiqlovchi hujjatlar. Amortizatsiya hisoblashni to'xtatgan paytdan boshlab, ular uchun yaroqlilik muddatini hisoblang (Rossiya moliya vazirligining 2011 yil 26 apreldagi 03-03-06 / 1/270-sonli xati).
Buxgalteriya hujjatlarini saqlash muddatlari buxgalteriya hisobi to'g'risidagi qonun hujjatlarida belgilanadi. "Buxgalteriya hisobi to'g'risida" 2011 yil 6 dekabrdagi 402-FZ-sonli Federal qonunining (bundan buyon matnda buxgalteriya hisobi to'g'risidagi qonun) 29-moddasidan kelib chiqqan holda quyidagicha:
- buxgalteriya hisobining birlamchi hujjatlari, buxgalteriya registrlari va moliyaviy hisobotlar davlat arxiv ishi reglamentida belgilangan, ammo kamida besh yil davomida saqlanishi kerak. (Oddiy arxiv hujjatlarini saqlash muddatlari Rossiya Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558-son buyrug'i bilan tasdiqlangan ro'yxatda belgilanadi);
- buxgalteriya siyosati hujjatlari, xo'jalik yurituvchi subyektning standartlari, buxgalteriya hisobini tashkil qilish va yuritish bilan bog'liq boshqa hujjatlar, shu jumladan elektron hujjatlarni takrorlash vositalari, shuningdek elektron imzolarning haqiqiyligini tekshirish vositalari ular ishlatilgan yildan keyin kamida besh yil davomida saqlanishi kerak. oxirgi marta moliyaviy hisobotlarni tayyorlash.
Shunday qilib, 2011 yil 6 dekabrdagi 402-FZ-sonli qonun bilan belgilangan qoidalarni buzganlik uchun jazolanmaslik uchun soliq deklaratsiyalari, hisob-kitoblar, registrlar va boshqa hujjatlarni kamida besh yil saqlang.
Elektron hujjatlarni saqlash
Fayllarni qog'ozda uzoq muddatli saqlash paytida har doim yo'qolish yoki shikastlanish xavfi mavjud (ko'chirish, avariya va hk), shuning uchun ko'plab kompaniyalar ularni elektron nusxalarini olishadi. Ushbu fayllarni arxivlash ham mumkin. Ushbu usul uchun siz bir qator nuanslarni hisobga olishingiz kerak:
Etkazish aloqa kanallari orqali yoki elektron vositalarni to'g'ridan-to'g'ri uzatish orqali amalga oshirilishi mumkin.
Fayllarni chop etish shart emas.
Berilgan fayllarning inventarizatsiyasini tuzish kerak. U ma'lumotni (ommaviy axborot vositalarini) uzatish usulini ko'rsatishi kerak.
Raqamli fayllarni saqlash uchun yuborishdan oldin, ularning buzilmaganligini va ommaviy axborot vositalarida viruslar yo'qligiga ishonch hosil qilishingiz kerak.
Arxivda bunday fayllarni saqlash va ko'paytirish uchun sharoit yaratilishi kerak.
Bir-birini takrorlaydigan ikkita vositada hujjatlarni topshirishingiz kerak.
Elektron arxivlar kamida besh yilda bir marta tekshirilishi kerak.
Vayronagarchilikka topshirish uchun elektron hujjatlaryaroqlilik muddati o'tgan, yo'q qilish uchun hujjatlarni topshirish to'g'risida akt tuzing
Eslatma! Arxiv saqlash uchun hujjatlarni topshirishingiz kerak, saqlash muddati 10 yildan ortiq. Qolgan hujjatlarni ish joyida saqlash mumkin. Bu teng ravishda qog'ozga qo'llaniladi.
Hujjatlarni saqlash muddatlarini qanday hisoblash mumkin
Hujjatlarni saqlash muddati u tugagan paytdan yoki hisobot davri (yil) tugagan paytdan boshlab hisoblanadi. Qoida tariqasida, hujjatni saqlash kerak bo'lgan vaqtni sanash, hujjatning amal qilish muddati tugagan yildan keyingi yilning 1 yanvaridan boshlanadi.
Bir nechta istisnolar mavjud:
Korxona debitorlik qarzini umidsiz deb biladi. Tasdiqlangan qimmatli qog'ozlarni saqlash muddati, bu sodir bo'lgan davr tugaganidan keyin 4 yilni tashkil qiladi.
Tadbirkorlik sub'ekti zarar ko'rdi. Buni tasdiqlovchi hujjatlar yo'qotish hisobga olinmaguncha butun muddat davomida saqlanadi.
Amortizatsiya qilinadigan mulkni sotib olish. Undagi hujjatlar o'chirilgandan keyin yana 4 yil saqlanishi kerak.