Ofisni avtomatlashtirishning asosiy tarkibiy qismlari Ofisni avtomatlashtirishning

ofisni avtomatlashtirishning asosiy tarkibiy qismlari
Ofisni avtomatlashtirishning
asosiy tarkibiy qismlari
Hujjatlarni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimlari nafaqat hujjatlarning xavfsizligini ta'minlabgina qolmay, balki uni butun hayot aylanishi davomida boshqarish imkonini beradi. Ko'pgina tashkilotlar zamonaviy texnologiyalarning barcha afzalliklarini allaqachon qadrlashgan va bunday tizimlardan biznes jarayonlarida muvaffaqiyatli foydalanmoqda.
Ofis ishining yo'nalishi sifatida, bu har qanday kompaniyaning faoliyati bilan birga keladigan rasmiy hujjatlar sonining o'sishining natijasidir. Avtomatlashtirish tizimi yoki elektron hujjat aylanishi tizimi (EDMS) boshqaruv jarayonlarini qo'llab-quvvatlaydi va hujjatlar bilan ishlashni avtomatlashtirishga imkon beradi. Uning ob'ektlari nafaqat elektron va qog'oz hujjatlar, balki ularning harakatida aks ettirilgan biznes jarayonlaridir.
Korxonada elektron hujjat aylanishini avtomatlashtirish quyidagi maqsadlarga ega:

• muntazam operatsiyalarni minimallashtirish va qo'l mehnati miqdorini kamaytirish;
• yagona massivni shakllantirish elektron hujjatlar va qulay qidiruv tizimini yaratish;
• qog'oz axborot tashuvchilarni qisqartirish va to'liq yo'q qilish;
• ga muvofiq hujjatlarni o'tkazish algoritmlarini ishlab chiqish texnologik jarayonlar;
• qo'llab-quvvatlash ma'muriy jarayonlar;
• xodimlar va bo'limlar o'rtasida tezkor ichki hujjatlar almashinuvi;
• ko'rsatmalar va buyruqlarni shakllantirishni jadallashtirish, shuningdek ularning bajarilishini nazorat qilish;
• xodimlar vaqtini taqsimlashni rejalashtirish, xodimlar faoliyatini nazorat qilish;
• tashqi tizimlar orqali xizmat hujjatlarini uzatish texnologiyasini ishlab chiqish;
• ofis ish sxemasini yagona algoritmga keltirish;

Ish jarayonini avtomatlashtirish tizimining afzalliklari
Elektron hujjat aylanishi tizimi ish yuritishning an'anaviy yondashuviga nisbatan bir qator shubhasiz afzalliklarga ega:

• har qanday toifadagi hujjatlarga tezkor kirish orqali samaradorlikni oshirish;
• axborotni yangilab turish;
• "inson omili" ta'sirini kamaytirish;
• hujjatlarni yaratish va saqlash bilan bog'liq moddiy xarajatlarni kamaytirish;
• bo'limlar o'rtasida samarali hamkorlik qilish uchun shart-sharoitlar yaratish;
• rasmiy hujjatlar bo'yicha jamoaviy ishlash imkoniyati;
• xodimlarga bo'lgan ehtiyojni kamaytirish;
• axborotni yo'qotish yoki shikastlanish xavfini kamaytirish;
• hisobotlarni avtomatlashtirish;
• tizimni ofis dasturlari bilan integratsiyalash;

Shu bilan birga, EDMSni amalga oshirish orqali kompaniya nafaqat moddiy, balki sezilarli nomoddiy manfaatlarni ham oladi. Amaliyot shuni ko'rsatadiki, avtomatlashtirish rasmiy hujjatlarni idrok etishni yaxshilashga, intizomni oshirishga, shuningdek, xodimlarning korporativ ongini oshirishga yordam beradi.