1 Joyni tanlash mezonlari

Tadbirni tashkil etish qiziqarli yangi tajriba bo'lib, sizni tadbir kutayotgani muhim emas: ish yuzasidan uchrashuv, korporativ tadbir, do'stlar va oilalar uchun uchrashuv, to'y yoki rasmiy tadbir. Tadbirni to’g’ri tashkillashtirish har qanday tadbirning muhim qismidir va qilingan barcha harakatlar e'tiborga olinishini hisobga olinishi zarur. Ushbu mavzuda tadbirni qanday tashkil qilishni, qiyin vaziyatlardan chiqish yo'lini topishni, shuningdek aniq rejalashtirish orqali muammolardan qochishni o'rganiladi.
Maqsad va vazifalarni aniqlash. Rejalashtirishni boshlanishdan oldin, joy qanday bo'lishi kerakligini, xarajatlar hisobi, qancha mehmon bo'lishini va qanday odamlar bo'lishini bilish, shuningdek, qaysi rejalashtirish strategiyasi sizga mos kelishini hal qilish muhimdir. Tadbirni qanday ko'rishni xohlaysiz? Nima qilishni xohlaysiz? Barcha mijozlar talablarini bilib olish va tadbir kontseptsiyasini o'zaro hal qilish muhimdir. Faqat bu o'zaro tushunishdan keyin siz to'g'ri joyni qidirishni boshlashingiz mumkin.
1) Joyni tanlash mezonlari:
- yilning vaqti (yopiq yoki ochiq xona);
- mehmonlar soni;
- tadbir formati;
- iste'mol qilinadigan elektr energiyasining ruxsat etilgan kuchi;
- mehmonlar raqslari uchun joy (kerak bo'lganda);
- sahna joyi;
- dekorning xususiyatlarini hisobga olish (mijozning iltimosiga binoan);
- dam olish joyi;
- bolalarni uchun maydoncha (bolalarni doimo bo’lishini inobatga olish kerak);
- xavfsizlikni hisobga olish (stollarning joylashuvi, xonaning qavati, zinapoyalar, pol qoplamasiga e'tibor bering).
Ushbu mezonlarni hisobga olgan holda, siz bayram tadbirining ssenariyasini tuzishingiz va tadbirni xavfsiz tashkil qilishingiz mumkin.
Sizning maqsadingiz, birinchi navbatda, yuqori saviyada tadbir o'tkazishdir. Bu ssenariy va smeta uchun kerak bo’ladi.
Ko'pincha, mijoz xarajatni tejash tufayli tadbirni qisqartirishga harakat qiladi. Bunday holda, siz nuqtai nazaringizni himoya qilishingiz va mijozga ushbu qismlarni bajarish kerakligini tushuntirishingiz kerak.
Biroq sizning vazifangiz yuqori saviyadagi va ortiqcha to'lovlarsiz tadbirni amalga oshirishdir.
2) xarajatlar.
Tadbir uchun qulay kunlarni tanlasangiz, bu ayrm kamchiliklardan holi bo’lmaydi. Rassomlarning barcha xizmatlari, binolarni ijaraga olish va ijaraga berish "qulay" kun uchun narxni oshiradi. Buni yodda tuting va mijozga muqobil variantni taklif qiling.
Agar siz biznes uchrashuvini tashkil qilmoqchi bo'lsangiz, u ish kuni va har qanday dam olish kuniga mos keladi.
3) tadbirning vaqtini (kunini) tanlash.
Agar siz taqdimot yoki savdo ochilishini tayyorlayotgan bo'lsangiz-kunni juda ehtiyotkorlik bilan tanlang. Bunday tadbirlarda odamlar bo'sh vaqtlari bo'lsa, borishadi, lekin buning uchun o’zlariga muhim rejalarni o'zgartirishavermaydi.
Bundan tashqari, tadbir ikki kunga mo’ljallangan bo’lsa, masalan, tadbirning xususiyatlariga qarab, shanba-yakshanba yoki juma-shanba juftligini tanlash yaxshidir. Biroq, yakshanba-dushanba kuni tanlasangiz, tadbir ishtirokchilariniing kelish oqimi pasayishi hisobga oling. Aksariyat odamlar uchun bu to'siq bo'lib qoladi va ular qanday tadbir bo'lishidan qat'i nazar, tadbirga qatnasha olmaydi.
Texnik topshiriq - mijozning talab va istaklarini o'z ichiga olgan hujjat. Birinchidan, fikrlar qog'ozda aniq va tushunarli tarzda aks etadi. Ikkinchidan, agar siz ularni qabul qilsangiz va imzolasangiz, mijozning da'vosiga har doim e'tiroz bildirishingiz mumkin.
O'zingizning tadbirlaringizning doimiy shabloniga ega bo’lsangiz va kerak bo'lganda ularni mijozga ko'rsatish har doim foydalidir. Shu bilan birga, har xil turdagi tadbirga moslangan “shablon”ning bo’lishligi sizning ish unumdorligigngizni oshishiga sabab bo’ladi.
Mijozdan barcha tafsilotlarni bilib oling. Xattoki, gullar yoki oziq-ovqat, klounlar, ba'zi o’simliklarga bezovta qiladigan allergiya bo'ladimi va hokazo. “Siz nimani xolaysiz?” va “Sizni nima bezovta qiladi?” kabi savollarga to’liq oydinlik kiritib olish zarur.
4) Texnik topshiriq. (Техническое задание)
5) Suvenir va esdalik sovg’alari bilan ishlashning xususiyatlari.
Bu holatni mijoz bilan darhol muhokama qilish yaxshidir. Ba'zilar brend mahsulotlarni, chashka yoki hatto gadjetlar kabi mahsulotlarni xohlashadi. Agar buyurtma qilayotgan mijozning suvenir mahsulorlariga buyurtma qilsa. Buni amalga oshirgan ma’qul. Biroq bu masalani buyurtmachining o’z zimmasiga yuklangani ma’qul hisoblanadi. Bunday holatda eng ma’qbuli, souvenir mahsulotlarini tavsiya etishdir. Bunday vazifani o’z zimmangizga olib, mijozni xohishini to’la qanoatlantirmaslik xatari yuqori bo’ladi. Bu esa sizning imidjingizni tushurishi mumkn.
Bir nechta menyu turlari mavjud. Menyu tadbir mavzusini ta'kidlashi kerak. Dizayn uchun ishlatiladigan anjomlar (stol choyshablari, salfetkalar, boshqa dekor elementlari) o'z ichiga olgan narsalarni tanlashga harakat qiling. Eng ko’p tarqalgan variant bu oq rang.
6) Taomnomani ishlab chiqish va taomni tortiq qilish.
7) turar joy.
Bir necha kunga mo’ljallangan tadbirlar ham mavjud bo’lib, bunda mehmohxonalarga buyurtma berish kerak bo’ladi. Ba'zi mehmonxonalar muayyan miqdordagi xonalarni bron qilsangiz va sizga boshqa xizmarlardan chegirmalar berishlari mumkin, (konferentsiya zallarida chegirmalar taqdim etadi).
Buning yagona yo'li uy-joy ehtiyojlarini oldindan bilishdir. Ishtirokchilar haqidagi ma'lumotingizga qaytib, hamma narsani tahlil qiling. Tadbir o'tkaziladigan joydan tashqarida qancha mehmon borligini aniqlang va ular uy-joyga muhtojligini aniqlang
9) bayram yoritgichi, xonaning yoritilishi.
Bayram dizayni tadbir o’tkaziladigan maydonda kerakli muhitni yaratadi va yoritish tizimi cheklangan byudjet bilan ham ishlash imkoniyatini yaratadi. Yoritish tizimi orqali maydonning kamchiliklarini bartaraf etish mumkin.
Tadbir qanchalik katta bo'lsa, biror narsa xatolik bo’lishi ehtimoli ko'proq bo’ladi. Erta kelib qolishi mumkin bo’lgan mehmonlardan tortin kech qolib keluvchi mehmonlarni joylashtirish rejasini ham ko’rib chiqish kerak. Shunday holatlarda nima qilish kerakligini oldindan o'ylab ko'rish lozim. Har qanday holatda ham tadbir tashkilotchilarda qo’shimcha ravishda rejalar tuzilgan bo’lishi kerak. Kim nima javob berishini oldindan aniqlash va nazorat qilish lozim.
10) Favqulodda vaziyat.