Arxivlar haqidagi umumiy tushuncha

Hisob hujjatlari, ularning davlat va idoraviy arxivlarda yuritilishi

Davlat arxivlariga topshirilgan barcha hujjatlar darhol hisobga olinishi shart.

Hisobga olish fondlar, birlashgan arxiv fondlari, arxiv kolleksiya) (to’plam)lari, yig’majildlar, hujjatlarning mikrofotonusxalari va ro’yxatlar asosida olib boriladi.

Belgilangan qoidaga muvofiq har bir davlat arxivida quyidagi hisob hujjatlari bo’lishi shart:

1. 
   Qabul qilingan hujjatlar kitobi.
   

Bu kitob orqali arxivga qabul qilingan hujjatlarning dastlabki hisobi olib boriladi. Kitobda xronologik tartibda barcha qabul qilingan hujjatlar qayd etiladi. Kitobda tartib bilan qabul qilingan hujjatning nomi, uning qachon va kim tomonidan qabul qilinganligi, hujjatning sanasi, hajmi va holati, qaysi fondga qo’shilganligi yoziladi. Qabul qilingan hujjatlar kitobi asosida yil davomida arxivga topshirilgan yangi fond va yig’majildlar haqida aniq ma’lumot olish mumkin bo’ladi.

2. 
   Fondlar ro’yxati.
   

Har bir arxivda saqlanayotgan fondlarning tartib bilan yozilgan ro’yxati bo’ladi. Mazkur ro’yxatga muvofiq arxivga qabul qilingan har bir fondga tartib raqami beriladi. Bu raqam boshqa fondlarga berilishi mumkin emas. Inqilobdan oldingi, sovet davri va mustaqillik davri hujjatlari birga saqlanayotgan arxivlarda (masalan, O’zR MDA) bu uchta guruh uchun alohida-alohida fondlar ro’yxati mavjud bo’ladi. Sovet davri fondlarining tartib raqami oldidan «R» harfi, mustaqilik davri hujjatlari uchun «M» harfi qo’yiladi (masalan, R-1, R-2, R-3; M- 1, M-2, M-3 va hokazo). Boshqa arxivlarda fondlar ro’yxati yagona tartibda tuziladi. Fondlar ro’yxatida fondning tartib raqami, boshlangan yilidan tashqari fondni tashkil qiluvchi muassasaning to’la nomi yoziladi. Agar muassasaning nomi o’zgargan bo’lsa, tartib bilan uning barcha nomlari ko’rsatiladi. Agar mazkur fond boshqa arxivga ko’chirilsa, «Arxivdan olinganiligi haqida ma’lumot» degan joyda qayerga ko’chirilganligini qayd etiladi.

3. 
   Fond varaqasi.
   

Bu varaqada arxiv fondining nomi va tartibi, fondda saqlanayotgan hujjatlarning miqdori, xronologik chegaralari va tarkibi, fonddagi yig’majildlar va hujjatlarning ro’yxati kiritiladi. Fondlar varaqasi faqat hisob hujjati emas, balki

ma’lumot beruvchi varaqa hamdir. Ammo fondlar varaqasi arxivdagi fondlarning tartib raqami bo’yicha olib borilishi sababli bu hol kerakli fondni izlab topish imkoniyatini cheklab qo’yadi. Shu sababli ularga qo’shimcha ravishda fondlar varaqasi ko’rsatkichi (ukazatelp) tuziladi.

4. 
   Ro’yxatlar.
   

Yig’majildlar ro’yxati – bu arxiv ma’lumotnomasi bo’lib, unda arxiv fondidagi hujjatlarning sarlavhasi, tarkibi va mazmunini aks ettiriladi.

5. 
   Yig’majildlarga ilova qilinadigan ularning ichki ro’yxati (mundarijasi).
   
6. 
   Fondlar tavsifnomasi. Har bir fondning tarixi va ahvoli haqida ma’lumot beruvchi hujjat.
   
7. 
   Arxiv pasporti (shahodatnomasi). Har yilning boshida tuzilib, arhiv haqida hartomonlama ma’lumot beruvchi hisobotnoma. Unda arxivda saqlanayotgan hujjatlarning hajmi, ularni saqlash sharoitlari to’g’risida, arxivdagi kadrlar haqida ma’lumot beriladi. Shahodatnomaning 2- bo’limida arxivdagi fondlar, ularda saqlanayotgan yig’majildlar miqdori haqida hamda boshqa ma’lumotlar bo’lishi mumkin.
   

Arxiv materiallarining hisobi faqat arxivning o’zida emas, balki viloyat arxiv bo’limlarida hamda respublika bosh arxiv Boshqarmasida ham olib boriladi. Ular arxivlar tayyorlab bergan fond kartochkalari asosida fondlar katalogini tuzadilar. Fond kartochkasi – bu fond varag’ining qisqartirilgan variantidir.
Idoraviy arxivlarda fondlar va yig’majildlar hisobi olib boriladi. Asosiy hisob hujjatlari – bu yig’majildlar ro’yxati, fondlar ro’yxati, fondlar varaqalari, arxiv shahodatnomasi hisoblanadi. Bular orasida yig’majildlar ro’yxati asosiy o’rin egallaydi. Bu ro’yxat doimiy va vaqtincha saqlanadigan hujjatlar uchun alohida- alohida tuziladi (masalan, 91-ro’yxat, 1-v-ro’yxat va hokazo). Muassasa arxivlarining hujjatlari davlat arxivlari hujjatlari bilan chambarchas bog’liqdir. Shu boisdan mazkur muassasaning materiallari qisman davlat arxivlarida saqlanayotgan bo’lsa, u holda joriy arxiv xodimlari fondlar va ro’yxatlar tartibini davlat arxiv xodimlari bilan kelishgan holda muvofiqlashtirib berishlari kerak.