Arxivlar haqidagi umumiy tushuncha

Reja:

1. Ilmiy-ma’lumotnoma apparati haqidagi tushuncha

2. 
   Ilmiy-ma’lumotnoma apparati tarkibi
   

3. Hujjatlarni tavsiflashda differensial yondashuv

Ilmiy-ma’lumotnoma apparati haqidagi tushuncha
Arxivda saqlanayotgan hujjatlar haqida umumiy tasavvur hosil qilish, zarurat tug’ilganda ularni tezda topish va ulardan unumli foydalanish maqsadida ilmiy-ma’lumotnoma apparati (IMA) yaratiladi.
Ilmiy-ma’lumotnoma apparati deganda

arxivlarda saqlanayotgan hujjatlar to’g’risida axborot beruvchi ma’lumotlar tizimi tushuniladi. Arxiv hujjatlari haqidagi ma’lumotlar arxivshunoslikda axborot- qidiruv tizimi deb ataladi.

Arxivlarda tashkil etilgan IMA bu yerda saqlanayotgan hujjatlarning tarkibi, mazmuni va manzili haqida aniq ma’lumotlar berishi zarur. Ayni paytda viloyatlar va butun DAF miqyosida ham arxiv hujjatalrining IMA tuziladi. Davlat arxiv fondi

IMA tizimi o’zaro bog’langan hisob hujjatlari, ya’ni arxiv ma’lumotnomalari, avtomatlashtirilgan axborot-qidiruv tizimidan iboratdir. Bular bir xil usul va qoidalar asosida tayyorlanib, yig’majildlar va arxiv fondlari tarkibida, davlat arxivlari va butun DAF doirasida hujjatlarni ehtiyot qilib saqlash va samarali qidirish uchun tuziladi.

IMA tarkibi

IMA tarkibiga quyidagilar kiradi:

1. 
   yo’lko’rsatkich (putevoditelp) yoki ma’lumotnoma kitobi (spravochnik);
   
2. 
   qabul qilingan hujjatlar kitobi;
   
3. 
   fondlar ro’yxati;
   
4. 
   fondlar varaqasi;
   
5. 
   ro’yxatlar;
   
6. 
   kataloglar;
   
7. 
   ko’rsatkichlar.
   

Shuni ta’kidlab o’tish kerakki, arxivlarda yuritiladigan hisob hujjatlari va IMA tizimi o’rtasida bevosita aloqadorlik mavjud. Hisob hujjatlari ham fondlar tarkibidagi hujjatlar haqida zarur axborotlar beradi. Masalan, fond varaqasi fondning tartib raqami, nomi, bu yerdagi yig’majildlar soni, xronologik chegarasi, tarkibi haqida qisqa ma’lumotlar beradi.
Hujjatlarni hisobga oluvchi asosiy ma’lumotnoma – bu yig’majildlar ro’yxatidir. Boshqa arxiv ma’lumotnomalaridan farqli o’laroq, ro’yxat fond doirasida yig’majildlarni hisobga olish, hir bir yig’majildning varaqlar sonini belgilash, yig’majildning tarkibi va mazmuni hususida ma’lumot berish imkoniyatiga egadir.
DAF hujjatlariga tuzilgan IMA tizimi o’zaro bog’liqligi, birligi bilan ajralib turadi. Respublikadagi barcha hujjatlar to’g’risidagi eng umumiy ma’lumotnoma arxivlardagi fondlar katalogidir. Viloyat arxiv bo’limlarida ham viloyat hududidagi arxivlarning fondlar katalogi tuziladi. Bu ma’lumotnomalar yordamida tadqiqotchilar qaysi arxivda u yoki bu mavzuga doir oid hujjatlar borligini aniqlab oladilar. Shundan keyin kerakli davlat arxivlariga borib, o’sha arxivning yo’lko’rsatkichi yoki fondlar ro’yxati va varaqasi o’rganiladi. Bu ma’lumotnomalardan tadqiqotchi kerakli hujjatlar arxivning qaysi fondlarida mavjudligini bilib oladi.
Arxiv fondlarining yig’majildlari mavjud ro’yxati bilan tanishib chiqish kerakli hujjatlar qaysi yig’majildlarda ekanligini aniqlash imkoniyatini beradi. Kerakli yig’majildlar buyurtma asosida arxiv omborxonasidan olinib, ulardan tadqiqot uchun zarur bo’lgan hujjatlar topiladi va kerakli ma’lumotlar ko’chirib olinadi. Sistematik va mavzuiy kataloglardan foydalanish kerakli hujjatlarni tezkorlik bilan topish va ularni tadqiq etishga yordam beradi.
Shunday qilib, IMA tarkibiga kiruvchi ma’lumotnomalarning har birining o’z vazifasi, maqsadi bor va bir birini to’ldirib, O’zR DAF hujjatlari to’g’risida zarur ma’lumotlar beradi.