Banklarda hujjatlar aylanishi va bank nazoratining tashkil qilinishi

4-§. Banklarda buxgalteriya hujjatlarini saqlash tartibi

Banklar orqali o’tkaziladigan har bir operatsiya ma’lum bir hujjatlar orqali rasmiylashtirilar ekan, ushbu buxgalteriya hujjatlari banklarda yo’qotilmay saqlanishi ta’minlanishi kerak. Buxgalteriya hujjatlarini saqlash yuzasidan belgilangan tartibga rioya etilishi hamda bu ishlar to’g’ri tashkil etilishi uchun javobgarlik bank rahbari va bosh buxgalteri zimmasiga yuklatiladi. Ular o’z xodimlariga hujjatlarni saqlash bo’yicha yo’l-yo’riq beradilar, zarur bo’lgan hollarda ularni bexatar joylarga olib chiqish tartibi va navbatini belgilaydilar.
Banklarda operatsiya tugagandan so’ng barcha hujjatlar «Tijorat banki bo’limlarida, hududiy boshqarmalar va bosh tijorat banklarida axborotni ximoyalash va mansabdor shaxslarning axborot but saqlanishi uchun javobgarligi to’g’risida»gi qoidalarga asosan arxivlanadi. Hujjatlarni saqlashga tayyorlash bilan ularni papkalarga tikishni bajaruvchi xodim shug’ullanadi. Buxgalteriyada o’tkazilgan kirim va chiqim hujjatlar, har bir ish kuni uchun, debetlangan balans hisobvaraqlarining nomerlari ortib borishi tartibida papkalarga tikiladi. Bosh buxgalterning xohishiga ko’ra kirim-chiqim hujjatlari kreditlangan hisobvaraqlar nomerlari ortib borish tartibida, shuningdek, axborotni shaxsiy kompyuterga kiritish uchun tayyorlangan dastalar bo’yicha shakllantirilishi mumkin. Barcha hujjatlar papkalarga (yig’majildlar) ularning hisoblash tasmalari (hisoblash mashinada summalari yozilgan lenta) bilan birgalikda joylanadi. Debet yoki kredit bo’yicha bittadan ortiq hisobvaraqqa taalluqli hujjatlar papkaning oxirida, kutilmagan vaziyatlar hisobvaraqlari bo’yicha hujjatlardan oldin tikiladi. Ba’zi operatsiyalar bo’yicha hujjatlar, jumladan, yakka tartibda ssuda oluvchilar bo’yicha yuritiladigan hujjatlar, kassa hujjatlari, aholining omonatlari bo’yicha hujjatlar, qimmatbaho metallar, chet el valyutasi bilan operatsiyalar va bankning xo’jalik operatsiyalarga doir hujjatlari alohida papkalarga joylanadi, chunki bu hujjatlarni saqlash muddatlari turlicha belgilangan. Juzlangan hujjatlar klavishli hisoblash mashinalarida hisoblab chiqiladi va ularning summasi jamlama ma’lumotlaridagi oborotlarning yakuniy summalari bilan taqqoslanadi.
Ombor daftarlarida hisobga olinmaydigan kutilmagan vaziyatlar hisobvaraqlari bo’yicha orderlar saralab olinib, kirim-chiqim hujjatlari bilan birga juzlanadi va dastlab har bir hisobvaraqning kirimi, so’ngra chiqimi bo’yicha qutilmagan vaziyatlar bo’yicha hisobvaraqlarning ortib borishi tartibida kirim-chiqim hujjatlaridan keyin tikiladi. Bittadan ortiq hisobvaraqqa daxldor bo’lgan kutilmagan vaziyatlar hisobvaraqlari bo’yicha kirim-chiqim orderlari barcha orderlardan keyin tikiladi.
Kutilmagan vaziyatlar hisobvaraqlariga tegishli hujjatlar ham hisoblab chiqilib, ularni buxgalteriya jurnallaridagi ma’lumotlar bilan yoki oborotlar jamlama ma’lumotlari bilan taqqoslanadi.
Broshyura holiga keltirilgan hujjatlar tikilgan papka muqovasining ustiga (old tomoniga) hujjatlar, buxgalteriya yozuvlaridan o’tkazilgan sana, saqlash muddati, bank bo’limining nomi, kirim-chiqim hujjatlarining umumiy summasi ko’rsatiladi.
Hujjatlarni tayyorlash topshirilgan xodim ilovasi bor kirim-chiqim orderlarida bu ilovalar qancha deb yozilgani va ularning haqiqatdan ham mavjudligini sinchiklab tekshirib chiqishi zarur. Operatsiyalar tugagan kun hujjatlari ertangi kundan kechiktirmay broshyura holiga keltirilishi lozim. Biror sabab bilan tikilmagan hujjatlar, albatta, seyflarda saqlanishi shart.
Yuqorida aytib o’tganimizdek, ba’zi uzoq vaqt saqlanadigan hujjatlar, shuningdek, bank ichidagi operatsiyalarga taalluqli hujjatlar alohida broshyuralanadi. Bunday hujjatlarga qo’yidagi operatsiyalar bo’yicha rasmiylashtiriladigan hujjatlar kiradi:

• 
  aholi va harbiy xizmatchilar omonatlari bo’yicha;
  
• 
  qimmatbaho metallar va xorijiy valyuta bilan bajariladigan hamda xorijiy valyutadagi hisobkitoblar yuzasidan operatsiyalar bo’yicha;
  
• 
  yakka tartibda uy-joy qurilish uchun ssuda va jismoniy shaxslarga boshqa maqsadlar uchun beriladigan ssudalar bo’yicha;
  
• 
  bank asosiy vositalari, kam baholi tez eskiruvchi buyumlar, daromadlari va xarajatlariga oid va bankning boshqa ichki xo’jalik operatsiyalari bo’yicha;
  

Kassa hujjatlariga dastlabki ikki guruh hujjatlari saqlanadigan papkalarga kirim-chiqim hujjatlari bilan birga kirim va chiqim orderlari hamda ularning barcha ilovalari, shuningdek, boshqa banklardan kelgan avizolarning asl nusxalari joylanadi. Birinchi va to’rtinchi guruh hujjatlar papkasiga esa kassa hujjatlarining asl nushalari tikiladi.
Bu hujjatlar qoida tariqasida har kunligi har kuni alohida tayyorlanib boriladi. Hujjatlarning soni va umumiy summasi muqovada ularni tayyorlagan xodim, bosh buxgalter yoki uning muovini imzolari bilan, kassa hujjatlari bo’yicha papkalar esa yuqoridagi shaxslar bilan birga kassirlarning imzosi bilan tasdiqlanadi.
Operatsiyalari kam bo’lgan banklarda tugagan yilga tegishli uzoq muddat saqlanadigan hujjatlar rahbar xohishiga qo’ra, yil tugaganidan keyin broshyuralashiga ruxsat etiladi. Bunday hollarda yil tugagunicha bu hujjatlar papkalarda to’plab borilishi va omborda yoki temir shkaflarda bosh buxgalter javobgarligida saqlanishi lozim.
Hujjatlarni saqlash vazifasi topshirilgan xodimlar ular to’la va but saqlanishini ta’minlashlari shart. Bosh buxgalter, uning muovini yoki bo’lim boshlig’i ruhsatisiz boshqa hodimlarning hujjatlarining ko’rib chiqishlariga yo’l qo’yilmaydi.
Hujjatlar omborlarda, temir javon (seyf)larda, ko’riqlanadigan xonadagi temir javonlarda sandiq yoki qutilarda saqlanadi. Ombor yoki temir javonlarda qo’yidagi hujjatlar saqlanadi;

• 
  tugagan yil uchun yillik hisobotning tegishli imzolar bilan rasmiylashtirilgan nusxasi hamda so’ngi tugagan oy uchun oylik balans va uning barcha ilovalari;
  
• 
  joriy oyning birinchi kuni uchun tekshiruv qaydnomalari;
  
• 
  oxirgi 1 yil (12 oy) uchun kassa hujjatlari;
  
• 
  aholi omonatlari bo’yicha amaldagi shaxsiy hisobvaraqlar;
  
• 
  joriy oy uchun kirim-chiqim hujjatlari, bino-inshootlari, xo’jalik inventarlari, kam baholi va tez eskiruvchi buyumlar hisobi yuritiladigan hisobvaraqlar bo’yicha daftarlar.
  

Qo’riqlanadigan xonadagi temir javon va qutilarda omonatlar bo’yicha shaxsiy hisobvaraqlardan tashqari amaldagi shaxsiy hisobvaraqlar kartotekalari, operatsiyalar daftarlari, imzolar namunalari qo’yilgan kartochkalar, ish haqi to’lash uchun berilgan mablag’lar hisobi yuritiladigan kartochkalar, foizlarni qo’yish qaydnomalari, amal qilib turgan hamda arxivdagi pensiya varaqlarining hamda bir martali pensiya yoki boshqa nafaqa to’lash to’g’risidagi topshiriqnomalarning kartotekalari saqlanadi.
Buxgalteriya hisobiga tegishli barcha materiallar bankning arxiviga topshirilgunga qadar operatsion bo’limining tokchalar va temir javonlar bilan jixozlangan joriy arxivida saqlanishi shart. Mazkur joriy arxiv hujjatlarning but saqlanishi uchun javob beradigan shaxs qo’l ostida bo’ladi. Ombordan buxgalteriya va joriy arxivda saqlanayotgan hujjatlarga doir ma’lumotlar kassa hujjatlari bo’yicha javobgar xodim yoki joriy arxivni boshqaruvchi xodim huzurida, bosh buxgalter yoki uning muovini imzolangan talabnomalar asosida olinadi. Ma’lumot olish uchun ruhsat etilgan bank xodimi kassir yoki joriy arxivni boshqaruvchi xodim quzatuvida ishlashi lozim.
Hujjatlar uchun javobgar shaxslar ma’lumot olishga ruxsat berilgan xodimlar hujjatlarga biron - bir o’zgartirish va tuzatishlar kiritilmasligini kuzatib turishlari shart. Ombor va joriy arxivdan kirim-chiqim hujjatlari bosh buxgalterning yozma ruxsati bo’yicha beriladi. Kun oxirida hujjatlar qaytarilishi lozim.
Hujjatning asl nusxasi olinayotganda bu haqda ikki nusxada dalolatnoma yoki bayonnoma tuzilib, unga bank rahbari, uning muovini, bosh buxgalter va hujjatlarni talab qilgan tashkilot vakili imzo chekadi. Dalolatnomada qanday hujjat olinganligi, uning kimning talabi va kimning ruxsati bilan olinayotgani aniq ko’rsatiladi. Dalolatnomaning ikkinchi nusxasi hujjatni so’ragan tashkilot vakiliga topshiriladi.
Hujjatning olingan asl nusxasi o’rniga bank bosh buxgalteri tasdiqlagan nusha, dalolatnomaning birinchi nusxasi va hujjatni olish haqidagi talabnoma qo’yiladi. Bu talabnomada asl hujjatni olgan shaxs imzosi ham bo’lishi lozim. Shu bilan birga hujjat olingani to’g’risida bosh buxgalter shu hujjat broshyuralangan muqova ustiga yozib qo’yib, o’z imzosini qo’yadi. Shunday qilib, ushbu paragrafda hujjatlar va ularning turlari, hujjatlarning aylanishi, mijozlarga xizmat ko’rsatish grafiklari, hujjatlarni saqlashga tayyorlash, ularni saqlash, bank tomonidan bajariladigan operatsiyalar bo’yicha bank ichki nazorati hamda turlari haqida fikr yuritdik.