Бизнесни ахборот билан таъминлаш

10.3.Бизнесни ахборот билан тахминлашни ташкил этиш.
Бизнеснинг ахборот билан таъминланишининг вазифаси барча мартабадаги ишбилармонларни сифатли ахбортлар тизими билан уз вақтида таъминлашдир.
Ахборотларга эхтиёж кичик ва хусусий бизнесни ахборотлар билан таъминланишининг асосий шарти бўлади.
Ахборотларга эхтиёж ишбилармонлар томонидан бажарилаётган ишларни хисобга олган, кичик ва хусусий тадбиркорликнинг мақсадлари ва вазифаларидан келиб чиққан холда аниқланади. Ахборотлар ҳажми, уларнинг турлари, уларда қайд килинган керакли хужжатларнинг миқдори, курсаткичларни аниқлаш ахборотлар билан таъминлаш тизими ташкилотчиларининг биринчи навбатдаги иши бўлади. Ишбилармонлар самарали ишлаши учун етарли микдордаги барча керакли ахборотлар билан таминланган бўлишлари керак. Ахборот тўғри, ишончли ва аниқ бўлиши, уз вақтида келиб тушиши керак.
Хар бир кичик корхонада хужжатларни урганиш жараёнида доимий, узгарувчан ва хосила ахборотларни, уларни даврийлигини, қарор қабул қилиш учун ишлатилишини аниқлаш керак.
Хужжатларни бизнеснинг бажарилаётган у ёки бу хизматларига тегишли эканлигини аниқлаш учун хужжатларни йуналишлари: техник, режавий, молиявий, меъёрий, дастурий ва х.к. буйича гуруҳларга ажратиш утказилади.
Хужжатларни бундай туркумлаш хужжатлар харакатининг умумий қонуниятини аниқлашга, хужжатларни тузилиши, маълумотларни қайта ишлашнинг кетма-кетлигини ва ходимларни иш билан банд қилиш даражасини, хамма хисоблаш техникасини белгилашга имкон беради.
Шундай туркумлашга мувофиқ хужжатлар айланувининг мавжуд тасвирининг тахлили утказилади, маълумотларни қайта ишлаш тизимининг умумий доираларини аниқлашга ва уни такомиллаштириш буйича тавсиялар ишлаб чиқишга имкон беради. Хужжатларни шаклланиши ва харакати қонуниятини хисобга олган холда хужжатлар айлануви тасвирини куриш мумкин. Хужжат айлануви тасвирлари хужжатлар таркиби ва қайта ишланишини батафсил тадқиқот қилиш натижаларини умумлаштириш бўлади. Улар бажарилаётган ишлар турлари, хужжатлар шакллари ва ходимлар вазифалари орасида мавжуд бўлган алоқалар ва ўзаро бир-бирларини алмаштиришни график шаклида кургазмали тақдим қилишга имкон беради.
Айрим хужжатлардан фойдаланиш тезлиги, уларнинг курсаткичлари ва шаклларини аниқлаш хужжатлар ва курсаткичлар сонини қисқартиришга имкон беради.
Ахборот окимларини ташкил қилиш уз ичига:
-ахборотлар манбалари ва истеъмолчиларни аниқлаш;
-хужжатлар айланувини ишлаб чиқиш;
-ахборотларни йиғиш, узатиш, қайта ишлаш ва сақлаш учун техник воситаларни аниқлаш хамда хужжатларни тузиш;
-расмийлаштириш, рўйхатдан ўтказиш, мувофиқлаштириш ва тасдиклаш тартибларини белгилаш.
Кичик ва хусусий бизнесни ахборот билан таъминлашни ташкил қилишда мавжуд хисоблаш ва перфокартали техникада, ахборотларни йиғиш, қайта ишлашнинг автоматлаштирилиши ва механизациялаштирилиши даражасидан келиб чиқиш керак.
Техник восита қанчалик мукаммал бўлса, бизнес, ишбилармон мехнатини ташкил қилиш шунчалик самаралидир. Техник факат хисоблаш машиналари ва компьютерларни киритиш мумкин эмас. Биринчи марта техник воситалар юз йидан ортиқ вақтда пайдо бўлган. Уларнинг барча кўп турлилигини, яъни ручка, чизгич ва энг оддий варакдан тортиб то ЭХМ гача икки асосий синфга бўлиш мумкин: ташкил қилиш техник воситаси ва хисоблаш машиналари.
Ташкил қилиш техник воситасига ахборотларни олиш ва қайта ишлаш, нусха кучириш ва уларни кўпайтириш учун ускуналар, мосламалар, машиналар, хамда алоқа воситалари киради. Бунга яна ахборот ташувчилар ва хизмат кўрсатиш воситалари, хизмат хоналари асбоб-ускуналарини хам киритиш мумкин. Ишбилармонлар уз ишларида жуда катта микдордаги оддий Қурол ва мосламалардан: каламлар, ручкалар, счётлар, идора дафтарлари, жадваллар, графиклар ва кўпгина бошқалардан фойдаланадилар.
Ишбилармон мехнатини автоматлаштириш ва механизациялаштириш мехнатнинг оддий восита ва Қуролларини энг мувофиқ куллаш муаммосини йўқ килмайди, балки факат узгартиради. Энг охирги авлод ЭХМ лари ва компьютерлар оддий калам ёки чизгични куллашни тўлиқ йўқ қила олмайди. Кулай, ихчам ва ўзоқ муддатли оддий техник воситалар бизнесда, айникса кичик бизнесда, мураккаб техник курилмалардан кам бўлмаган холда мухим ва зарурдир.
Кичик ва хусусий бизнесни ахборот билан таъминланишини ташкил қилиш яна хужжатларни сақлаш воситалари: токчалар, жовонлар, картотекалар, магнит тасмалари, магнит ва лазер дискларини мавжудлигини кузда тутади. Алоқа воситаларининг : телефонлар, телекслар, АТС, директорлик ва диспетчерлик комутаторлари, радиоалоқа, чакириш ва авария сигнал бериш курилмалари ва х. к. ларнинг мавжудлиги хам жуда мухим.
Бизнесда улчов идишлари, тарозилар, соатлар, хисоблагичлар ва ахборотлар датчиклари, турли хил улчов асбоблари, ёзув ва нусха кучириш машиналари мухим аҳамиятга эга.
Бизнесда маълумотларни қайта ишлаш учун юзлаб турдаги хисоблаш машиналари ишлатилади. Бу машиналар қуйидаги гуруҳларни ташкил қилади:
- хисоблаш - клавишли машиналар;
- хисоблаш-перфокартали машиналар;
- электрон-хисоблаш машиналари.