Boshqaruv va menejment Reja: Boshqaruv sohasidagi islohotlar Boshqaruvda hujjatlar bilan ishlash

Hujjat aylanmasi – tashkilotda hujjatlarni tuzish yoki olish paytidan boshlab to ijro etish yoki jo’natishgacha bo’lgan jarayon.

Axborot boshqaruvning asosidir. Davlat boshqaruvi tizimida barcha tuzilmalar va mansabdor shaxslar o’zaro axborot oqimlari bilan bog’lanib, yaxlit kommunikatsiya tarmog’ini hosil qiladi. Bu tarmoqda davlat boshqaruvining har bir organi kommunikatsiya tarmog’ining bir bog’lamidan iborat bo’lib, ko’pgina manbalardan keladigan axborot oqimlari aynan shu bog’lam orqali o’tadi. Mazkur axborot oqimlari o’zining mazmuni, jadalligi, to’g’ri yoki noto’g’riligi, vaqt tartibotiga ko’ra bir-biridan farq qiladi.Har qanday boshqaruv organi, vazirlik yoki boshqarma yoxud kichik bir idora bo’lmasin, uning faoliyati asosini axborot olish, uni ishlash, tegishli qaror qabul qilish, hamda ijrochilarga yetkazish, shuningdek, ijroni tashkil etish, nazorat qilish va xulosa chiqarish kabilar tashkil etadi. Shunday qilib, moddiy vositada qayd etilgan axborot boshqaruv organlari faoliyatining asosiy o’zagi ayni vaqtda uning asosiy mahsuloti hisoblanadi. Shuningdek, u boshqaruvchi va boshqariluvchi tizimlar o’rtasidagi aloqalarni amalga oshirish usulidir. Boshqaruv va uning barcha bo’g’inlari faoliyatining sifati va samaradorligi axborot oqimlarining tezkorligiga, barqarorligiga va maqbulligiga bog’liqdir. Boshqacha aytganda axborot oqimlari bamisoli qon tomirlari tizimi kabi boshqaruv organizmini oziqlantirib turadi.Hozirgi paytda hokimiyatning barcha sohalari organlari oldida turgan muammolar murakkablashib va ular orasidagi o’zaro bog’liqlik tobora kuchayib bormoqda. Bu esa barcha pog’onalardagi davlat xizmatining samaradorligini oshirishni ko’ndalang qo’ymoqda. Mazkur vazifaning hal etilishi esa axborot maydonining holatiga, boshqaruvni axborot bilan ta’minlashni tashkil etishga bevosita bog’liqdir. Xolisona axborotni yetarli bo’lmasligi noto’g’ri qarorlar qabul qilinishiga olib kelishi shubhasizdir. Ayniqsa, uzoq muddatga mo’ljallangan qarorlarni qabul qilishda buning ijtimoiy xavfi juda katta bo’ladi. Axborotning kechikib olinishi yoki to’liq bo’lmasligi qarorlarning o’z vaqtida qabul qilinmasligiga yoki ulardagi nuqsonlarga yo’l qo’yilishiga olib kelishi mumkin.Axborotni ortiqcha bo’lishi esa, aksincha boshqaruv apparatining haddan tashqari zo’riqib ishlashiga, ko’proq mehnat sarflanishiga olib keladi, oqibatda esa boshqaruv tuzilmalari o’z-o’zidan murakkablashib, shtatlar ko’payib, to’rachilik illatlarini keltirib chiqaradi. Bunday jarayonda yetarlicha asoslanmagan qarorlarning qabul qilinishi aholining boshqaruv organlariga va umuman hokimiyatga bo’lgan ishonchini kamaytiradi. Butun davlat xizmati tizimi va uning har bir tarkibiy bo’linmasi uchun axborot almashishni ta’minlovchi uzviy aloqa uchun sharoit hozirlash, axborot oqimlarini tartibga solish, axborot tushish davriyligi tartibotini yo’lga qo’yish, axborotning haddan tashqari ortiqcha bo’lishini bartaraf etish – davlat xizmati axborot kommunikatsiya tizimi faoliyatining muhim omillaridan biridir. Bir-biriga o’xshash boshqaruv vazifalarini hal etish uchun tuziladigan boshqaruv hujjatlari tarkibi va shakllarning namunalarini yaratish, hujjatlarni bir xillashtirilgan tizimlarini ishlab chiqish yuqoridagi omillarni ro’yobga chiqarishda muhim vosita bo’lib xizmat qiladi. Ana shunday tarzda yo’lga qo’yilgan ish yuritish har qanday tashkilot faoliyatining eng muhim jihatlaridan biridir. Zamonaviy boshqaruv sohasining xodimi hozir hujjatlar bilan ishlashga ish vaqtining 75%ini sarflaydi. Ko’pgina muassasalar yoppasiga kompyuterlashtirilgan bo’lishiga va hujjatlar bilan ishlashning kopyuter axborot tizimlari yordamida qog’ozsiz texnologiyaga o’tilishiga va har qanday qarshiliklarga qaramay, axborotni EHM yordamida ishlashga asoslangan an’anaviy ish yuritish usuli o’zining hayotiyligini isbotlab kelmoqda. Masalan, AQShdagi barcha muassasalarda mashinadagi yozuv bilan bir qatorda yozilgan qog’oz hujjatni saqlab qolish tavsiya etiladi.

Yuqorida aytilganlardan xulosa shuki, an’anaviy ish yuritishni takomillashtirish muammosi hali ham o’z dolzarbligini yo’qotgani yo’q. Boshqaruvning an’anaviy hujjat ta’minoti bilan hujjatsiz ta’minotini eng maqbul tarzda uyg’unlashtirish asosida barcha ish yuritish jarayonlari, amallarining jadalligi, yuksak texnik ta’minoti maqbulligi va tejamliligi tamoyillari har qanday zamonaviy boshqaruv organi faoliyatining asosidir.Boshqaruv organlaridagi ish yuritish holati rahbarlik, ijro, axborot hisob-kitob, nazorat kabi ishning eng muhim sohalariga hal qiluvchi darajada ta’sir o’tkazadi. Boshqaruvda mehnat samaradorligi, tejamkorligi va yuqori darajada tashkil etilishi, boshqaruv xodimlari ishining madaniy saviyasi ko’p jihatdan ish yuritishning tashkil etilishiga bog’liq bo’ladi. So’ngi o’n yillikda ilmiy adabiyotlarda “ish yuritish” atamasining sinonimi sifatida “boshqaruvning hujjatlar bilan ta’minlanishi” atamasining ishlatila boshlanganligi tasodifiy hol emas, bu atama ish yuritishni zamonaviy tashkil etishning axborot-texnologiya xarakterini ifodalaydi. Boshqacha aytganda u hujjatlar bilan ishlashning butun majmuasini – shu jumladan, hujjatlar aylanmasini va hujjatlarni saqlash taxnologiyasini o’z ichiga oladi.