Course 4 overview

Сохраняйте дружеский тон

При составлении электронного письма об эскалации у вас может возникнуть соблазн сразу перейти к делу, особенно когда вы имеете дело со стрессовой и срочной проблемой. Но имейте в виду, что важно решать проблемы с изяществом. Вы можете начать свое электронное письмо с простого выражения доброй воли, например: «Надеюсь, у вас все хорошо». Описывая проблему, стремитесь к безупречному тону. Прежде всего, держите электронную почту дружественной и профессиональной. Ведь вы просите помощи у адресата. Не забудьте закрыть письмо, поблагодарив получателя за потраченное время.

Укажите свое отношение к проекту

Представьтесь заранее в электронном письме, если вы менее знакомы с заинтересованными сторонами проекта. Обязательно четко укажите свое имя, роль и отношение к проекту. Это поможет читателю понять, почему вы обращаетесь к нему. Вступление должно быть кратким и по существу — одного предложения должно быть достаточно. Если вы знаете человека, получающего электронное письмо с эскалацией, вы можете просто усилить свою ответственность за проект, прежде чем переходить непосредственно к проблеме.

Объясните проблему

Как только вы поприветствуете получателя и кратко представитесь, объясните суть проблемы. Четко сформулируйте проблему, которую необходимо решить. Предоставьте читателю достаточно контекста, чтобы понять проблему, но старайтесь, чтобы ваше сообщение было максимально кратким. Избегайте длинных, плотных абзацев, которые могут скрыть ваше сообщение и соблазнить читателя пролистать текст.

Объясните последствия

После объяснения проблемы четко обозначьте последствия. Опишите конкретно, как эта проблема негативно влияет на проект или как она может негативно повлиять на проект позже в графике проекта. Опять же, старайтесь, чтобы ваше объяснение было кратким, а тон — дружелюбным.

Предложите план действий и сделайте запрос

Это центральная часть сильного электронного письма с эскалацией. В этом разделе вы предлагаете решение (или решения) и указываете, что вам нужно от получателя. Продуманное решение, сопровождаемое четким запросом, позволяет получателю узнать, как он может помочь, и продвигает вас к решению.