Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Как обновлять систему
Главный фокус, лежащий в основе поддержания надежности всей организационной системы, состоит в том, чтобы регулярно обновлять свое сознание и саму систему, рассматривая ее в более широком ракурсе. Впрочем, вам не удастся этого сделать, если ваши списки слишком сильно отстают от действительности. Самообман тут не поможет: если ваша система устарела, то мозгу придется снова полностью прорабатывать весь процесс запоминания на более низком уровне.
Чтобы сделать знания продуктивными, мы должны научиться видеть и лес, и деревья. Необходимо учиться выстраивать взаимосвязи.
Вероятно, указанная проблема — самая серьезная. Если вы ощутили, что означает полная свобода сознания и контроль над всеми текущими делами, сможете ли вы предпринимать шаги, необходимые для соблюдения этого стандарта в повседневной деятельности? Многие годы, потраченные на исследование и внедрение методологии в работе массы людей, заставили меня понять, что золотым ключиком к постоянной эффективности процесса является еженедельный обзор проблем.
Сила еженедельного обзора
Если вы подобны мне и большинству других людей, то, какими бы благими ни были ваши намерения, мир будет врываться в вашу жизнь гораздо быстрее, чем вы сможете его обуздать. Похоже, многие из нас от природы склонны нагружать себя множеством проблем, значительно превышающим объем работы, с которой мы в состоянии справиться. Мы каждый день назначаем деловые встречи, идущие вплотную, одна за другой, посещаем мероприятия, проводимые после окончания рабочего дня, где рождаются идеи и ставятся вопросы, которые нам нужно решать, и втягиваемся в замыслы и проекты, способные вознести наше творческое мышление в заоблачные выси.
Именно этот водоворот бурной деятельности и обуславливает крайнюю важность еженедельного обзора. Он дает время на запись, переоценку и пересмотр проблем, решение которых позволяет сохранить равновесие. Другого способа выполнить необходимую перегруппировку задач, одновременно пытаясь справиться с повседневными делами, просто не существует.
Вы обязательно будете хвататься за массу возможностей, с которыми ваша система не сможет справляться ежедневно.
Еженедельный обзор позволяет концентрировать внимание на важных проектах с появлением новых входных данных и отвлекающих факторов, возникающих в течение недели. Вам придется научиться говорить «нет» быстрее и чаще, чтобы оставаться наплаву и не испытывать внутреннего дискомфорта. Научившись мыслить категориями проектов, вы сможете значительно облегчить себе работу.