Fonus samlar utspridd organisation I webbaserad hr-lösning

Fonus samlar utspridd organisation i webbaserad HR-lösning

För Fonus, landets mest anlitade begravningsbyrå, fanns ett par tydliga utmaningar vid införandet av ett nytt 

löne- och personalsystem. Dels är Fonus en decentraliserad organisation med cirka 200 kontor utspridda över 

hela landet. Lägg därtill medarbetare som i alla lägen måste arbeta med fullt fokus på de människor som anlitar 

Fonus, snarare än teknik och IT-stöd. 

– Vi har en utspridd verksamhet med ett stort flöde av information som måste hanteras effektivt och säkert. 

Mot bakgrund av att vi tidigare arbetat med en relativt omfattande manuell administration var det naturligt att 

söka efter en väl sammanhållen och webbaserad lösning där vi kan hantera löne- och personaladministration. 

Fonus verksamhet bygger i hög grad på god service i alla led. Därför ville vi ha en lösning som ger ett enkelt 

flöde utan ”hack”, säger Kjell Walfridsson, projektledare vid införandet av Fonus nya lönesystem. 

När Fonus valde Hogias webbaserade portallösning PBM (Personal Business Manager) såg man 

möjligheterna att arbeta i ett system som är användarvänligt för den enskilde medarbetaren men också ett 

effektivt verktyg för chefer och ledning när det gäller att exempelvis få ut beslutsunderlag i form av rapporter 

och statistik. Lägg därtill helt nya och bättre förutsättningar att minska administration och pappershantering. 

Det handlar om människor och service – inte IT och datorer

– Våra medarbetare är väldigt serviceinriktade men har generellt sett inte djupgående kunskap kring frågor 

som gäller IT och datorer. Vår fokus ligger snarare på människor och bemötandet av våra kunder. Enkelhet 

har därför varit ett ledord när vi valde lösning och leverantör. Så här efteråt kan vi konstatera att införandet 

av Hogias portallösning gått väldigt smidigt. Med min bakgrund från flera olika roller i näringslivet vet jag 

också att förändringar som omfattar många människors dagliga arbete inte alltid är så enkla och ofta möts 

med skepsis. I det här fallet har införandet dock gått väldigt smidigt. En nyligen genomförd medarbetarenkät 

bekräftar att vår organisation överlag är nöjd med den nya lösningen.

– Införandet av Hogia PBM har också bidragit till att Fonus nu har en väl fungerande rutin när det gäller att 

inrapportera rätt och i tid. Att vi nu har bättre möjligheter att analysera och följa upp såväl enskilda poster som 

övergripande statistik har dessutom bidragit till ett större ansvarstagande och en förstärkning av den decentraliserade 

chefsrollen, fortsätter Kjell Walfridsson.

Omfattar totalt nästan 5 000 människor

Istället för att som tidigare ha en stor mängd papper som skall granskas finns nu allt underlag samlat i portalen. 

– Med tanke på att vi, utöver cirka 800 anställda, har ungefär 4 000 tillfälliga medarbetare som anlitas i enskilda 

uppdrag som exempelvis solister och bärare är det förstås en stor fördel att ha dessa tillgängliga och samlade i ett 

och samma system där vi har alla aktuella avtal och skattesatser. 

Enkla men konkreta saker som att Fonus chefer fått en bättre överblick vad gäller exempelvis outtagen 

semester och kompledighet är ytterligare exempel på arbetsmoment som fungerar bättre i dag än tidigare. 

Med användningen av Hogia PBM Travel (där resor och utlägg redovisas) har arbetet också förenklats för 

såväl resenärer som administratör. Möjligheten att enkelt kunna gå tillbaks och se vad som betalats ut är 

dessutom betydligt bättre än tidigare. Lösningen erbjuder därtill en förenklad hantering och tydlig nytta vid 

lönerevisioner. Portalen är också smidig för den enskilde medarbetaren som rapporterar in. Skulle någonting 

ändå gå fel så har Fonus nu ett system där det generellt går snabbt och enkelt att rätta till felaktigheter.

Effektivare flöde spar tid 

  

– Med den verksamhet vi bedriver och den organisation vi arbetar i är det svårt att kvantifiera exakt hur mycket 

vi sparar med den nya lösningen. Samtidigt är det utan tvekan så att Fonus gjort stora effektiviseringar i flera 

led som hjälper oss både på kort och på lång sikt. Den största och viktigaste effekten är förmodligen att vi fått 

en smidig lösning som frigör tid vi istället kan ägna åt våra kunder. En aspekt som god ordning och reda skall 

givetvis heller inte underskattas, i synnerhet inte i vår verksamhet, fortsätter Kjell Walfridsson.   

– Om vi ändå gör ett räkneexempel där varje anställd förutsätts spara 10 minuter per månad genom att vi 

automatiserar och slipper den manuella pappershanteringen och de beräkningar som den medför, så skulle 

det sammantaget innebära en besparing om cirka 130 timmar per månad för redovisningen av tid/avvikelse 

samt resa/utlägg. Och då har vi ändå inte beaktat arvodisterna, dvs. tillfälliga medarbetare. Därutöver tjänar vi 

förstås tid genom att pappersmaterialet inte behöver skickas för kontroll/attest hos chef samt instansning hos 

löneförrättare. Uppskattar vi även den besparingen till 10 minuter per arbetsrapport så skulle tidbesparingen bli 

ytterligare cirka 130 timmar per månad. Den valda lösningen frigör på så vis värdefull tid i organisationen, som 

i stället kan läggas på att ge bättre service till våra kunder och att utveckla våra medarbetare. 

Oavsett metod att beräkna tidsvinster så kvarstår att såväl de anställda som deras chefer (som i många fall 

finns på annan ort), genom den förenklade och automatiserade processen, får tillgång till allt material i en 

portallösning. Det innebär en kvalitetshöjning och helt annan överblick och möjlighet till förtroendefull 

dialog om frågeställningar i anslutning till lönerapporteringen, säger Kjell Walfridsson.

Långt och nära samarbete

Samarbetet mellan Fonus och Hogia går flera år tillbaks och innebär sedan en tid också att Hogia ansvarar för 

driften av löne- och personalsystemet. 

– Det är förstås en fördel att nu ha allt på ett ställe. Kommunikationen förenklas och tryggheten ökar. Som 

helkund slipper vi också den rundgång som ibland uppstår när man har flera olika leverantörer. Visst uppstår 

det ibland situationer där vi tycker olika men det vore nästan konstigt annars. För oss är det viktiga att 

dialogen är öppen och att Hogia lyssnar till våra synpunkter, avslutar Kjell Walfridsson.

Fonus lösning består idag av Hogias PBM Time & Attendance, PBM Travel, PBM Employee, HogiaLön Plus 

och Approval Manager. Den tekniska driften sköts genom Hogia Cloud. 

Exempel på områden där införandet av Hogia PBM bidragit till att effektivisera Fonus arbete är bl a:

•   Attestering

•   

Rapporter och statistik

•   Semesterhantering

•   Lönerevision

•   Pensionsrapportering

•   

Redovisning av resor/utlägg

Fonus är en folkrörelseägd koncern med dotterbolag/filialer i Sverige och 

Norge. Som den mest anlitade och enda rikstäckande begravningsbyrån 

i Sverige ställs stora krav på en väl fungerande intern administration som 

bidrar till att medarbetarna kan ha fullt fokus på den enskilda individen. 

Med införandet av det nya webbaserade löne- och personalsystemet 

finns nu all nödvändig information samlad i Hogias portal PBM (Personal 

Business Manager).