Hujjat turlari va xususiyatlari

MA’LUMOTNOMA
Bo‘lgan voqea yoki mavjud holatlarni bildirish-axborot berish mazmunida ifodalaydigan hujjat. Ma’lumotnomalar, odatda, yuqori idora, mansabdor shaxs hamda oddiy kishilarning ko‘rsatmasiga, talabiga yoki iltimosiga binoan tuziladi; so‘ralayotgan yoki iltimos qilinayotgan axborot va ma’lumotlarni o‘zida aks ettiradi.
Ma’lumotnoma o‘z xususiyati va mazmuniga ko‘ra ikkiga: xizmat ma’lumotnomasi va shaxsiy ma’lumotnomaga bo‘linadi. Xizmat ma’lumotnomasi — muassasa faoliyatiga doir voqea-hodisalarni rasmiy aks ettiradi va tasdiqlaydi. Xizmat ma’lu motnomasi axboriy xususiyatga ega bo‘lgan xilma-xil ma’lumotlarni o‘z ichiga oladi, zarur hollarda esa raqamli jadvallar ko‘rinishida tayyorlanadi. Bunday ma’lumotnomalar muassasa faoliyatiga aloqador voqea-hodisalar haqida yuqori idora yoki mansabdor shaxsni xabardor qiladi. Taqdim etilayotgan ma’lumotlar muassasa, jamoa xo‘jaligi ishlab chiqarish faoliyatining muhim masalalari bo‘yicha, uning moliyaviy faoliyati, xodim (shtat)lar soni, rejalashtirilgan topshiriqlarning bajarilishi, moddiy-tovar boyliklarining saqlanish holati; mehnat intizomining ahvoli haqida va boshqa so‘ralayotgan masalalar to‘g‘risida bo‘lishi mumkin. Masalan, «Toshkent qishloq xo‘jalik mashinasozligi zavodida 2011 -yildagi mehnat intizomi haqida
ma’lumotnoma».
Xizmat ma’lumotnomasi ham o‘z navbatida ikkiga — ichki xizmat va tashqi xizmat ma’lumotnomalariga bo‘linadi. Ichki xizmat ma’lumotnomasi — muassasaning ichki ishlari, xo‘jalik faoliyati, biror tarkibiy bo‘linma yoki ayrim xodim haqida tayyorlanib, shu muassasa rahbariga yo‘llanadi. Bunday ma’lumotnomalar bevosita tuzuvchi (bo‘linma boshlig‘i, kadrlar bo‘limi boshlig‘i, ish yurituvchi, oddiy xodim va boshqalar) tomonidan imzolanadi va oddiy qog‘oz varag‘iga qo‘lda
yozilishi ham mumkin. Tashqi xizmat ma’lumotnomasi — muayyan muassasa nomidan yuqori idora yoki mansabdor shaxslarga, ularning ko‘rsatmasiga, talabiga muvofiq tayyorlanib jo‘ natiladi; bunday ma’lumotnomalar xos ish q og‘oziga yoki maxsus bosma ish qog‘oziga yoziladi va muassasa rahbari tomonidan imzolanadi.
Har qanday xizmat ma’lumotnomasi boshqa biron-bir hujjatni guvohlantirish yoki muayyan qaror qabul qilish uchun asos bo‘ladi. Ma’lumotnomalar sanasi u imzolangan va yo‘llangan kuni qo‘yiladi, chunki u jo‘natma hujjatlar daftarida qayd etiladi.
Xizmat ma’lumotnomasiga matn mazmunini ochib beruvchi sarlavha qo‘yiladi. Masalan, «Korxonaning ma’muriy-boshqaruv xodimlari soni haqida». Ma’lumotnomada qayd etilayotgan xabarlar taallu qli sana alohida ajratib, asosiy matn oldidan yoziladi. Masalan: «2012-yil 1-maydagi holatga ko‘ra (muvofiq)» yoki «2012-yil 1-yanvardan 1-sentabrgacha bo‘lgan davr uchun» kabi. Ushbu ma’lumotlarni matn sarlavhasi tarkibiga kiritib yuborish ham mumkin.
Rasmiy xizmat ma’lumotnomasida bosma ish qog‘ozidagi yozuvlardan tashqari, yana quyidagi zaruriy qismlar bo‘ladi:

1. 
   Hujjat jo‘natiladigan yuqori idora yoki mansabdor shaxsning nomi (bosma ish q og‘ozining yarmidan o‘ng tomonga yoziladi).
   
2. 
   Hujjat nomi (Ma’lumotnoma).
   
3. 
   Ma’lumotnoma matniga sarlavha (xat boshidan yoziladi).
   
4. 
   Asosiy matn (ma’lumotnoma mazmuni).
   
5. 
   Mansabdor shaxs (tuzuvchi yoki korxona rahbari) imzosi.
   

Moliyaviy masalalarni aks ettiruvchi rasmiy ma’lumotnomalarda bosh
(katta) hisobchining ham imzosi va muhr bo‘ladi. Ba’zan ma’lumotnomalarda ilovalar ham ko‘rsatiladi.
Shaxsiy ma’lumotnoma — muassasalar tomonidan fuqarolarning turmushi va ish faoliyatidagi aksar voqea-hodisalar va holatlarni tasdiqlab beradigan hamda talab qilingan joylarga ko‘rsatiladigan rasmiy hujjatdir. Masalan, muassasa ishchi yoki xodimga uning qayerda, kim bo‘lib va qancha maosh olib ishlashi haqida; o‘quvchi va talabaga esa qayerda o‘qishi haqida; fuqarolik holati hujjatlarini qayd qilish (ZAGS) va notarial idoralari hamda mahalla fuqarolar yig’inidan shaxsning tug‘ilganligi yoki vafot etganligi to‘g‘risida, nikoh bo‘lganligi yoki ajralganlik haqida (hujjatlar yo‘ qolganda); tuman va shahar ijtimoiy ta’minot bo‘limi shaxsning nogironligi, nafaqasining miqdori, avtomobilga ega emasligi haqida; shifoxonalar kishining sog‘lig‘i (kasal emasligi) haqida; mahalla idoralari yoki uy-joy boshqarmalari shaxsning yashash joyi, egallab turgan uy-joyining maydoni yoki oila a’zolarining soni haqida ma’lumotnomalar beradi. Bulardan tashqari, ichki ishlar va adliya idoralari tomonidan ham fuqaro larga tasdiqlovchi, guvohlantiruvchi ma’lumotnomalar beri ladi.
Yuqoridagi ma’lumotnomalar zaruriy hisoblanadi. Biroq idoralarda o‘tirib olgan ayrim rasmiyatchi mansabdorlar xohishi bilan zarur bo‘lmagan kezlarda ham ma’lumotnoma talab qilinadigan hollar bo‘lib turadi.
Shaxsiy ma’lumotnoma o‘zining zaruriy qismlari jihatidan rasmiy xizmat ma’lumotnomasiga yaqin turadi, chunki shaxsiy ma’lumotnomalar ham aksar hollarda xos ish qog‘oziga yoki oldindan tayyorlangan bosma ish qog‘oziga yoziladi. Ushbu ish q og‘ozlarida bir qancha zaruriy qismlar va takrorlanuvchi ibora lar o‘z aksini topgan bo‘ladi. Shaxsiy ma’ lumotnomalarda u yo ‘ llangan idora yoki shaxs nomi bo‘lmaydi. Buning o‘rniga ma’lumotnomaning asosiy matnidan so‘ng uning maqsadi: «Ish joyiga (yashash joyiga) ko‘rsatish uchun berildi», « Qarshidagi 24-bolalar bog‘chasiga taqdim etish uchun berildi» tarzida ko‘rsatiladi. Bosma ish qog‘ozlari bo‘lmagan hollarda ma’lumotnomalar oddiy qog‘ozga qo‘lda yoki kompyuterda yoziladi va uning chap burchagiga korxona yoki jamoat tashkilotining to‘rtburchak muhri qo‘yiladi, uning qarshisiga, o‘ng tomoniga MA’LUMOTNOMA so‘zi yoziladi.
Shaxsiy ma’lumotnomalar quyidagi zaruriy qismlarni o‘z ichiga oladi:

1. 
   Ma’lumotnoma beruvchi tashkilotning nomi.
   
2. 
   Ma’lumotnomaning tartib raqami va berilgan sanasi.
   
3. 
   Hujjat turining nomi (Ma’lumotnoma).
   
4. 
   Ma’lumotnoma berilayotgan shaxsning ismi, ota ismi va familiyasi.
   
5. 
   Ma’lumotnoma matni (u tasdiqlayotgan voqea yoki holat bayoni).
   
6. 
   Ma’lumotnomaning maqsadi (ma’lumotnoma ko‘rsatiladigan, taqdim. etiladigan joy nomi).
   
7. 
   Mansabdor shaxs(lar) ning imzosi (lavozimi va familiyasi).
   
8. 
   Muhr.
   

Dastlabki uch zaruriy qism bosma ish qog‘ozida (bosma ish q og‘ozi bo‘lmagan hollarda to‘rtburchak muhrda) o‘z aksini topgan bo‘ladi.
Ish haqini tasdiqlash haqidagi va pul bilan bog‘liq boshqa shaxsiy ma’lumotnomalarga tegishli muassa saning bosh (katta) hisobchisi ham imzo qo‘yishi kerak.
Ma’lumotnomalarning bu turi ham jo‘natma hujjatlar daftarida qayd etilib, xodim qo‘liga beriladi.