Hujjatlarni ro’yxatga qo’yish va bajarilishini nazorat qilish

8-Mavzu: Hujjatlarni ro’yxatga qo’yish va bajarilishini nazorat qilish

Reja:

• Hujjatlarni ro’yxatga qo’yishni tashkil etilishi.
• Hujjatlar ijrosini nazorat qilish.
• Hujjatlarni qayd qilishning jurnal shakli.

• Hujjatlarni ro’yxatga quyishni tashkil etilishi

Hujjatlarni ro’yxatga quyishning asosiy maqsadi ish yuritishni to’g’ri yo’lga quyish va o’z vaqtida foydalanish uchun qiynalmasdan topishdir.
Mana shu ro’yxatga olingai hujjatlar tartib bilan alfavit harflari asosida belgilab quyiladi va ular istalgan vaqtda olinib kerakli masalalarni xal qilishda qul keladi
Uning asosiy vazifalaridan biri fuqarolar tomonidan qabul qilingan hujjatlarni ya’ni aytish mumkinki, biror bir maksad va vazifa bilan hujjat topshirmoqchi bo’lgan shaxsning hujjatlarini ularni ro’yxatga olish joyida ya’ni usha yuqorida aytilgan munshiyxona (kantselyariya) bo’limida fuqarolar tomonidan topshirilgan asosiy dalil sifatida asrab turish va zarur vaqtda ya’ni biror bir sabab bilan ish yuritilganda ro’yxatga quyilgan hujjatlardan ma’lum ma’noda to’g’ri xolatda foydalanishdan iboratdir.

Qabul qilingan hujjatga ro’yxatga olish shtampi bosiladi. "SHaxsan" belgisi bilan jo’natilgan hujjatlar ochilmasdan mo’ljallangan shaxsga yoki jamoa tashkilotlarita topshiriladi.
Hujjatlarni dastlabki ko’zdan qechirishdan maqsad ularni raxbarlar tomonidan tanishib chiqishlari zarurligini aniqlash, tarkibiy bo’linmalar va mas’ul bajaruvchilarni belgilashdir. Dastlabki ko’zdan qechirish orqali tashkilot lavozimlari o’rtasida vazifalar taksimoti asosida hujjatni bo’linmalar bo’yicha taksimlanadi.
Mansabdor shaxslar yoki bo’limlar nomiga jo’natilgan hujjatlargacha dastlabki ko’zdan kechirmasdan egalariga beriladi.
Fuqarolarning takliflari, arizalari va shikoyatlari, fuqarolar xoxishiga qarab bo’limlarga bo’lishi mumkin.
Davlat organlari va yukori tashkilotlardan kelgan va korxona faoliyatiga bog’lik masalalarga tegishli, hujjatlar albatta raxbarga ko’rib chiqish uchun taqdim etiladi.
Qolgan barcha hujjatlar, ko’zdan kechirilgandan keyin, bajaruvchilarga taqdim qilinadi. Olingan hujjatni o’sha kuni yoki hujjat ish vaqtidan tashkari paytda olingan bo’lsa, birinchi ish kunida ishlab chiqilib bajaruvchilarga beriladi.
Tashkilotda hujjat bir marotaba: kirib kelgan hujjatlar - qabul qilingan kunda, tuzilgan hujjatlar imzo qo’yilgan yoki tasdiqlangan kunda ro’yxatdan o’tqaziladi. Ro’yxatdan o’tqazilgan hujjatlarni bir bo’linmadan boshqa bo’linmaga o’tqazilishida takroran ro’yxatdan o’tkazilmaydi.
Hujjatlar nomlari va mazmuni bo’yicha guruxlarga bo’linib ro’yxatdan o’tqaziladi. Masalan, tashkiliy raxbarning asosiy faoliyat bo’yicha buyruqlari, xodimlar bo’yicha buyruqlari, hisobotlar, quyi tashkilotlar xay’atining qarorlari, moliya-xo’jalik faoliyati bo’yicha taftish dalolatnomalari. hisobotlar, quyi tashkilotlarning ishlab chiqarish rejalari, moddiy-texnika ta’minogi bo’yicha ro’yxatga olinadi. Ro’yxatga olish tartib raqamlari har bir gurux bo’yicha alohida yuritiladi.