Hujjatlashtirish

4 Hujjatlar aylanishi.

Hozirgi kunda mamlakatimizda kichik biznes va xususiy tadbirkorlik subyektlarida xisob registirlarini yuritishda turli xil hisob registirlaridan belgilangan tartibda foydalanib kelinmoqda. Buxgalteriya xisobida boshlang’ich hujjatlarnining harakati (hujjatni tuzish yoki boshqa xo’jalik yurituvchi subyektdan olish, hisobga qabul qilish, ishlash arxivga berish –xujjatlar aylanishi ) jadval bilan tartibga solinadi. Bu jadvalni tuzish ishlarini xo’jalik yurituvchi subyektning bosh buxgalter tashkil qiladi. Hujjatlarning aylanish jadvali xo’jalik yurituvchi subyekt rahbari buyrug’I bilan tasdiqlanadi.

Jadval yordamida xo’jalik yurituvchi subyektda hujjatlar aylanishi, boshlang’ich hujjat o’tishi lozim bo’lgan bo’linmalar va bajaruvchilarning aniq soni, xujjatlarning xar bir bo’linmada bo’lishining eng kam muddati o’rnatiladi. Hujjatlar aylanishi jadvali xo’jalik yurituvchi subyektning har bir bo’linmasi va hamma bajaruvchilari tomonidan hujjatlarni tuzish, tekshirish va ishlash bo’yicha ishlar tarxi yoki ro’yxati sifatida rasmiylashtirishi mumkin. Bu tarx yoki ro’yhatda xujjatlarni tuzish, tekshirish va ishlashning hamma ijrijilarining o’zaro aloqasi va bu ishlarni bajarish muddatlari ko’rsatiladi. Hujjatlar aylanishi jadvalining ko’chirmasi shu jadvalda ko’rsatilgan ijrochilarning har biriga beriladi. Bu ko’chirmada tegishli ijrochi faoliyatiga taaluqli bo’lgan hujjatlar, ularni taqdim etish muddatlari va qaysi bo’linmalarga ushbu hujjat berilishi kerakligi ko’rsatiladi.
Hujjatlar aylanish jadvalini ta’minlash, hujjatlarni o’z vaqtida va sifatli tuzish, ularni buxgalteriya xisobi va xisobotida qayd qilish uchun o’z vaqtida topshirish va hujjatlardagi ma’lumotlarning haqiqitga to’g’ri kelishiga shu hujjatlarni tuzgan va unga imzo chekkan shaxslar javobgar bo’lib hisoblanadi.
Xo’jalik yurituvchi subyektning bosh buxgalteri ijrochilar tomonidan hujjatlar aylanishi jadvalining bajarilishi ustidan nazorat olib boradi. Korxona bosh buxgalterining operatsiyalarni rasmiylashtirish tartibi va tegishli hujjatlarni , ma’lumotlarni buxgalteriyaga yoki hisoblash markazlariga taqdim etish tartibi bo’yicha qo’yadigan talablari ushbu xo’jalik yurituvchi subyektning hamma bo’linmalari uchun albatta bajarilishi zarur talablar bo’lib hisoblanadi. Shunday qilib, xo’jalik operatsiyalarini o’zida aks ettirgan hujjatlarning rasmiylashtirilishidan arxivga kelib tushishiga qadar bosib o’tishi zarur bo’lgan bosqichlar yig’indisiga hujjatlarning aylanishi deb ataladi.
Hujjatlarning aylanishini tashkil qilishda hujjatlarni rasmiylashtirish, ularning to’g’ri tuzilganligini tekshirish, hujjatlarni ishlash, hujjatlarning ma’lumotlari, ularni ma’lum iqtisodiy mazmunlariga qarab guruhlashtirish, tegishli registirlarda aks ettirishda hujjatlarning harakat qilish rejasi katta ro’l o’ynaydi. Bu rejada hujjatlarni rasmiylashtirishdan ularning ma’lumotlarini buxgalteriya xisobining registirlarida aks ettirishlariga qadar instansiyalarni ayrim ayrim ko’rsatib, har bir bosqichga hujjat qaysi bosqichda kelib tushishi va qancha vaxt ichida bu bosqichdan keyingi bosqichga o’tishi belgilanadi. Hujjatlarning anashu harakat qilish rejasiga asosan ish olib borilganda xo’jalik operatsiyalarining o’z vaqtida xujjat bilan rasmiylashtirilishi, hujjatlarning ishash uchun bir teksda kelib tushishi va buxgalteriya ishining oqilona tashkil qilininshi ta’minlanadi. Shuning uchun ham bir turdagi buxgalteriya hujjatlariga o’ziga xos harakat jadvallari tuziladi. Bu jadvallarga asosan buxgalterlar moddiy javobgar shaxslardan, hisobdor shaxslardan sex va boshqaruv xodimlaridan buxgalteriya hujjatlari talab qilinadi. Buxgalteriya hujjatlarining aylanishi hujjatlarni arxivga topshirish bilan tugaydi.
Boshlang’ich hujjatlar, hisob registirlari, buxgalteriya hisobotlari va balanslari albatta arxivga topshirilishi kerak. Ular xo’jalik yurituvchi subyekt arxiviga topshirulgunga qadar buxgalteriyada maxsus xonalarda yoki berkiladigan shkaflarda bosh buxgalter tomonidan qo’yilgan shaxsning javobgarligi ostida saqlanadi. Qa’tiy hisobotdagi ish qog’ozlar esa seyflarda, metalldan yasalgan shkaflarda yoki ularning butligini ta’minlaydigan maxsus xonalarda saqlanishi kerak. Kompyuterlar o’qiy oladigan ma’lumot tashuvchilardagi boshlang’ich va ishlash natijasida olingan xujjatlar buxgalteriya xisobi uni mexanizatsiyalashtirilgan sharoitda yuritish yuritish qoidalari tegishli me’yoriy xujjatda o’rnatilgan tartibga ko’ra saqlanadi. Har bir oyning qo’lda ishlangan va ma’lum hisob registirida tegishli boshlang’ich hujjatlari xronologik tartibda komplektlanadi va ular xo’jalik yurituvchi subyekt arxiviga ma’lumotnoma bilan topshiriladi. Kassa orderlari, bo’nak hisobotlari va bank ko’hirmalari ularga tegishli xujjatlar bilan xronologik tartibda yig’iladi va muqovalanadi. Hujjatlarning ayrim turlari muqovalanmagan xolda, ammo papkaga tikilgan xolda saqlanishi mumkin. Xo’jalik yurituvchi subyekt arxivida boshlang’ich hujjatlar, hisob registirlari, buxgalteriya xisoboti va balanslarini saqlash muddati Vazirlar Mahkamasi qoshidagi bosh arxiv boshqarmasi tasdiqlagan vazirliklar va xo’jalik yurituvchi subyektlar faoliyatida tashkil bo’ladigan namunaviy hujjatlar ro’yxati bilan aniqlanadi.Arxivga topshiriladigan hujjatlar avval ekspertiza qilinadi va ma’lum tartibga keltiriladi. Kassa orderlari, bo’nak hisobotlari, bank ko’chirmalari va ularga tegishli hujjatlar hamda saqlanish muddati o’n yildan ko’p bo’lgan hujjatlar arxivga muqovalangan xolda topshiriladi. Saqlanish muddati o’n yildan kam bo’lgan hujjatlarni skorosshivatelda varaqlari raqamlashtirilmagan va xujjatlar ro’yxati tuzilmagan holda arxivga topshirish mumkin. Buxgalteriyada hujjatlarning butligiga korxonaning bosh buxgalteri javobgar bo’ladi. Shuning uchun ham boshlang’ich hujjatlarni rasmiylashtirish bilan bog’liq bo’lgan masalalarni bosh buxgalter hal etadi. Mashina o’qiy oladigan hujjatlarni arxivda saqlash uchun saralab olish ularning kerakligini ekspertiza qilish natijasida amalga oshiriladi. Davlat arxiviga saqlashga beriladigan mashina o’qib oladigan hujjatlar xo’jalik yurituvchi subyektda 5 yildan ortiq saqlanmaydi va ularning texnik holati muntazam ravishda tekshirib boriladi. Kerak bo’lib qolsa ular yangi fizik axborot tashuvchiga qayta yoziladi. Mashina o’qiy oladigan hujjatlar davlat arxiviga, odatda, yangi disketalarga qayta yozib 2 nusha qilib topshiriladi.
Xo’jalik yurituvchi subyektlarning yillik hisoboti, yig’ma hisoboti, ularga berilgan tushintirish xatlari, yillik buxgalteriya hisobotini ishlab chiqish va uning tahlili bo’yicha tahliliy jadvallar, yillik buxgalteriya xisobotini ko’rib chiqish va tasdiqlash bo’yicha materiallar(buyruq, bayonnoma va boshqalar) doim saqlanadi. Ishchi va xizmatchilarning shaxsiy scho’tlari 75yil saqlanadi. imorat va inshootlar hisobi bo’yicha daftar va kartatekalar hamda ularni inventarizatsiya qilish materiallari 10 yil saqlanadi. Bosh daftar va jurnallar, xo’jalik yurituvchi subyektlarning moliyaviy xo’jalik faoliyatini hujjatli taftish dalolatnomalari va ularga tegishli materiallar 5yil saqlanadi.

Kassa daftari, aylanma va yig’ma vedomostlar, boshlang’ich hujjatlar, ishchi va xizmatchilarga ish haqi to’lash vedomostlari, agar taftish qilingan bo’lsa, uch yil saqlanadi. Debitor va kreditorlik qarzlari, dargumon qarzlar, ish haqiga doir qarzlar, kreditga olingan mol mulk uchun ishchi va xizmatchilar bilan xisob kitoblar, bo’nak hisobotlari kassani tekshirish dalolatnomalari va boshqalar bilan bog’liq bo’lgan hujjatlar ham uch yil saqlanadi. Shu muddatlar tugagandan so’ng maxsus axamiyatga ega bo’lgan hujjatlar ajratib olinib davlat arxiviga topshiriladi. Hujjatlarning qolgan qismi esa xo’jalik yurituvchi subyekt arxividan olinib, dalolatnoma asosida yo’qotib yuboriladi.

Boshlang’ich hujjatlar, hisob registirlari, buxgalteriya hisobotlari va balanslarning butligini, ularning arxivga berilishini rasmiylashtirish va arxivga topshirishni xo’jalik yuritishni subyektning bosh buxgalteri ta’minlaydi. Ular buxgalteriya va xo’jalik yurituvchi subyekt arxividan xo’jalik yurituvchi subyektning boshqa bo’linmalari xizmatchilariga berilmaydi. Faqat bosh buxgalterning ruxsati bilan xo’jalik yurituvchi subyektning boshqa bo’linmalari xodimlariga berilishi mumkin.

Korxonadan hujjatlarni faqat ayrim xodisalarni aniqlash maqsadida dastlabki tergov, prokuratura va sud tashkilotlari tomonidan amaldagi qonunchilikga javob bergan hollardagi qarorlariga asosan olinishi mumkin.

Hujjat olinishi bayonnoma bilan rasmiylashtirilib , bir nusxasi korxonaning tegishli ma’sul xodimiga imzo bilan beriladi. Hujjatni olgan tashkilotning ruxsati va vakili ishtirokida tegishli ma’sul xodim olingan hujjatdan nusxa olishi mumkin. Unda nima sababdan olinganligi muddati ko’rsatilishi shart.
Xulosa
Har bir hujjat alohida unsurlardan iborat bo’lib, ular rekvizit deb yuritiladi. Masalan: hujjat avtori, manzili, imzo, sana va boshqalar. Hujjatda joylashgan rekvizitlar yig’indisi uning formulyarini tashkil etadi. Har qanday hujjatlar turli rekvizitlar yig’indisidan iborat bo’lib, uning qanday hujjat ekanligini aniqlaydi. Masalan: majlis bayoni, dalolatnoma, buyruq bir qancha rekvizitlarga ega.
Hujjat turini aniqlovchi formulyar namunali formulyar deyiladi. Hujjatning bir turga keltirish tizimini yaratishda namunali-formulyar hujjatlarni BTK modeli ishlab chiqarildi. Namunali-formulyar yig’indisi asosiy hujjatlar tarkibiga kiruvchi xamma rekvizitlarni o’z ichiga olishi lozim. Rekvizitning doimiy axboroti uchun bir qancha belgilar yig’indisini hisobga olgan xolda va ularni yozishda qo’llash uchun kerakli maydon ajratiladi.
Hujjatlar matnining xolislik, aniqlik. ixchamlik, lo’ndalik mazmuniy to’liqlikdan iborat zaruriy sifatlari hujjatchilik tiliniig o’ziga xos uslubi, undagi o’ziga xos so’z qo’llash, morfologiya va sintaksis orqali ta’min etiladi.