I bob. Bitiruv malakaviy ishi yuzasidan tahlillar

Ish jarayonlari tahlillarini amalga oshirish

Avvalambor, ushbu ishlarni amalga oshirish Arxiv bo’limi ish jarayonlarini o’rganish, ma’lumotlar yig‘ish va ularni tahlil etish ishlari amalga oshirish bilan boshlandi. Buning natijasida ma’lum bo’ldiki hozirgi vaqtda ish jarayonlari telefon qo’ng‘iroqlari va yuzma-yuz uchrashish orqali tashkillashtirilmoqda. Shu bilan birgalikda, Arxiv bo’limi xodimi uchun katta ko’lamdagi ish hajmi yuklatilgan bo’lib, har bir xodim bir vaqtning o’zida bir necha sohalar bo’yicha o’z ish faoliyatini amalga oshirmoqda. Bu esa Arxiv bo’limi xodimlarining doimiy ravishda ish joylarida telefon qo’ng’iroqlariga doimiy ravishda javob bera olmasliklari va barcha telefonlar doimiy ravishda band bo’lishi ko’plab noqulayliklarni vujudga keltirmoqda. Quyida Arxiv bo’limi ish jarayonlari yuzasidan olib borilgan ish jarayonlari batafsil keltiriladi.

Arxiv bo’limi universitetning barcha kafedra va bo’limlar hujjatlarini belgilangan muddat davomida saqlashga javobgar bo’lim hisoblanib, ularning doimo ish holatida bo’lishi, yuzaga keladigan kamchiliklarning o’z vaqtida bartaraf etilishi yuzasidan doimiy nazoratni olib borish vazifalarini amalga oshiradi. Shu bilan bir qatorda universitetning Arxiv bo’limi o’quv hamda universitetga kirolmagan abituriyentlarni topshirgan hujjatlarini saqlanishiga va bu hujjatlarni faqat hujjat egasiga shaxsini tasdiqlovchi hujjat bilan kelgandagina qaytarib topshirilishini ta’minlaydi. Hamda ushbu ishlarni tashkil etish jarayonida quyidagi xizmat turlarini o’z tasarrufiga oladi:

1. 
   Devonxona va arxiv bo‘limi o‘z faoliyatida O‘zbekiston Respublikasi Prezidentining farmonlari, Vazirlar Maxkamasining, hay’at kengashi qarorlarini bajarish va bajarilishining nazoratini tashkil etish asosiy qoidalarga rioya qilgan xolda amalga oshirish:
   
2. 
   Devonxona va arxivga kelib tushadigan farmonlar, qarorlar, buyruqlar, xatlar va boshqa xujjatlarni o‘z vaqtida belgilangan tartibda qabul qiladi, rasmiylashtiradi va so‘ngra universitet raxbariyati universitet tarkibiy qismlaridagi ijrochilarga yetkazadi.
   
3. 
   Devonxona va arxivga kelib tushadigan xujjatlarni ijro muddati universitet raxbariyati tomonidan belgilangach uni o‘z vaqtida bajarilishini nazorat qilib boradi. Rasmiy xujjatlarni o‘z vaqtida ko‘paytiradi va belgilangan muddatda ijrochilarga yetkazadi.
   
4. 
   Raxbariyat tomonidan berilayotgan ko‘rsatmalar, farmoyishlar, buyruq va topshiriqnomalarni rasmiylashtiradi, ijrosini ta’minlaydi va chiqarayotgan barcha xujjatlarni sifati uchun javobgarlik ma’suliyatini ta’minlaydi.
   
5. 
   Xujjatlarni yozilishini va ish yuritishni davlat tilida tashkil etilishini nazorat qiladi. Devonxona arxivga tushayotgan arizalar, shikoyatlar, takliflar va so‘rovnomalarni taxlil qilib, raxbariyatga, bo‘limlarga o‘z vaqtida yetkazib beradi va ularning bajarilishi nazoratini o‘rnatadi.
   
6. 
   Universitet raxbariyati, bo‘limlar va fakultetlardan chiquvchi xatlarni belgilangan tartibda rasmiylashtiriladi va jo‘natiladi. Tayyorlangan xujjatlar, buyruq va qarorlar davlat tilida bo‘lishini talab qiladi. Devonxona va arxiv bo‘limi rektorga bo‘ysunadi.
   
7. 
   “Devonxona va arxiv” bo‘limi ish faoliyatini bo‘lim boshlig‘i boshqaradi, uni tayinlash va ishdan ozod qilish rektor buyrug‘iga asosan amalga oshiriladi.
   

Hozirgi kunda yuqoridagi qayd etilgan barcha turlarining barchasi universitet ish faoliyatida asosiy bog’inlardan hisoblanib, ularning doimiy ravishda tezkorlik bilan amalga oshirilishi juda muhimdir. Hozirgi kunda Qabul komissiyasi ish jarayonlarida bu faoliyat turlari quyidagi ish ketma-ketligida amalga oshirilmoqda.
Qabul komissiyasi xodimlari o’z ish jarayonlarida o’zlari uchun biriktirilgan ish joyiga va xizmat buyumlariga egadirlar hamda ularning doimo ish holatda bo’lishi uchun har birlari mas’uldirlar. Quyida Qabul komissiyasi xodimining ish joyi keltirilgan(1.1-rasm).

1.1-rasm. Arxiv bo’limi ish xodimi ish joyining umimiy ko’rinishi

1.1-rasmga asosan shuni ko’rishimiz mumkinki, yuqorida qayd etilganidek, Arxiv bo’limi xodimi o’zining ish joyida abituriyetlarning hujjatlarini saqlamoqda. Bunda xodim uchun xizmat faoliyatini tashkil etishi uchun universitet tomonidan shaxsiy kompyuter hamda internet tarmoqg’idan foydalanish uchun ruhsatnoma taqdim etilgan.

Shuningdek boshqa turdagi xizmat turlarini tashkil etish uchun Arxiv bo’limida turli umumiy xizmat joylari ajaratilgan bo’lib, ushbu joylar maxsus vazifalar uchun mo’ljallangan(1.2-rasm).




1.2-rasm. Arxiv bo’limi xodimlarining xizmat faoliyatlarini amalga oshirish jarayonlari

1.2-rasmda asosan shuni ko’rish mumkinki, Arxiv bo’limi xodimi yuqorida qayd etilgan holatga ko’ra hyjjatlarni saqlanish jarayonini ko’rishimiz mumkin.

Ushbu bitiruv malakaviy ishida Arxiv bo’limining hujjatlarni qabul qilishning ma’lumotlar bazasini shakllantirish ishlari amalga oshirildi. Hamda buning natijasida turli bo’lim va kafedralar tomonidan Arxiv bo’limiga bo’ladigan har qanday xizmat so’rovlarini doimiy ravishda saqlanib borishi, ushbu ma’lumotlar ustida tahlillar o’tkazish imkoniyatining yaratilishi hamda Arxiv bo’limida ish jarayonlarini markazlashgan holatda nazorat etib borish imkoniyati yaratildi.