I. umumiy qoidalar

24. Idoraviy arxivga doimiy, vaqtinchalik va shaxsiy tarkib bo`yicha yig`majildlar ro`yxatlar bo`yicha topshiriladi.

Ro`yxatning har bir nusxasi oxirida arxivga haqiqatda qabul qilingan yig`majildlar soni raqamlar va so`z bilan ko`rsatiladi, unda mavjud bo`lmagan yig`majildlar raqamlari, yig`majildlarni topshirish-qabul qilish sanasi, shuningdek idoraviy arxiv xodimi va hujjatlarni topshirgan shaxsning imzosi bo`ladi.

10 yildan kam saqlanadigan hujjatlarni tashkilotning tarkibiy bo`linmalarida saqlashga yo`l qo`yiladi. Mazkur yig`majildlar idoraviy arxivga tashkilot rahbarining qarori bo`yicha topshiriladi.

25. MAFning davlatga tegishli qismiga kiritilgan davlat arxivi jamlash manbalaridan hujjatlar O`zbekiston Respublikasi qonun hujjatlarida belgilangan hujjatlarni vaqtinchalik saqlash muddati tugagandan so`ng qabul qilinadi.

Arxivning jamlash manbalari iltimosiga ko`ra amaliyotda hujjatlardan foydalanish еhtiyoji mavjud bo`lganda yoki arxivning O`zbekiston Respublikasi qonun hujjatlarida belgilangan muddatlarda hujjatlarni qabul qilish imkoniyati bo`lmaganda MAF hujjatlarining vaqtinchalik saqlash muddatlari istisno tarzida uzaytirilishi mumkin. Arxivlarning jamlash manbalari uchun ko`rsatilgan muddatlarni uzaytirish ETK qaroriga asosan amalga oshiriladi.

Nodavlat tashkilotlarda MAFning davlatga tegishli bo`lmagan qismiga kiritilgan hujjatlarni vaqtinchalik saqlash muddatlari arxiv va mulkdor yoki ko`rsatilgan hujjatlar еgasi o`rtasida tuzilgan shartnomaga asosan aniqlanadi.

MAF hujjatlarini muddatidan oldin qabul qilish, shuningdek vaqtinchalik saqlash faqat arxiv saqlovxonasida bo`sh joylar mavjud bo`lganda, shartnoma asosida jamlash manbalarining rasmiy iltimosiga ko`ra amalga oshiriladi. Arxiv hujjatlarini vaqtinchalik saqlash uchun qabul qilish saqlash uchun hujjatlarni topshirish va qabul qilish dalolatnomasi (1-ilova) va topshirish ro`yxatiga asosan amalga oshiriladi.

26. Arxiv hujjatlari arxivlarga tartibga keltirilgan holda, tegishli ilmiy-ma’lumotnoma apparati va alohida qimmatli va noyob hujjatlarning sug`urta nusxalari bilan birga qabulqilinadi. Arxiv hujjatlarini saralab olish, doimiy saqlash uchun topshirishga tayyorlash va topshirish, shuningdek ularni tartibga keltirish va tashish bilan bog`liq bo`lgan barcha ishlar ushbu hujjatlarni topshiruvchi jamlash manbalarining hisobidan amalga oshiriladi.

Arxiv hujjatlarini tartibga keltirish "O`zarxiv" agentligi tomonidan belgilangan tartib asosida amalga oshiriladi.

27. Arxiv hujjatlarini qabul qilishda ularning fizik, sanitariya-gigiyenik, texnik holatlari, alohida qimmatli va noyob hujjatlarning sug`urta nusxalari, shuningdek ularning to`liqligi tekshiriladi.

28. MAF hujjatlari arxivga ETK tomonidan tasdiqlangan yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatlari asosida, shaxsiy tarkib hujjatlari ETK tomonidan maqullangan yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatlari asosida, vaqtinchalik saqlash muddatlari o`tib ketgan arxiv hujjatlari еsa - topshirish ro`yxatlariga asosan qabul qilinadi.

Yig`majildlarni qabul qilish alohida-alohida amalga oshiriladi, alohida qimmatli yig`majildlar еsa varaqma-varaq tekshirib olinadi. Yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatining barcha nusxalarida arxiv hujjatlarining arxivga qabul qilib olinganligi to`g`risida belgi qo`yiladi. Yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatida ko`rsatilgan saqlov birliklari yo`q bo`lgan taqdirda,qaytadan yangi yakuniy yozuv yoziladi. Mavjud bo`lmagan yig`majildlar va hujjatlarning raqamlari hamda sabablari hujjatlarni qabul qilish va topshirish dalolatnomasida ko`rsatiladi. Jamlash manbalari saqlovga topshirilmagan yig`majildlarni qidirish chora-tadbirlarini ko`radi.

Arxiv hujjatlarini qabul qilish ikki nusxada tuzilgan arxiv hujjatlarini topshirish-qabul qilish dalolatnomasi (1-ilova) bilan rasmiylashtiriladi. Uning bir nusxasi arxivda, ikkinchisi еsa - jamlash manbaida qoladi. Arxiv hujjatlari bilan birga arxivga uch nusxada yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxati topshiriladi.

Jamlash manbalaridan ilk bor arxiv hujjatlarini qabul qilishda tashkilot va arxiv fondi to`g`risida tarixiy ma’lumotnoma ham topshiriladi, keyinchalik u jamlash manbaining nomi, tuzilishi va funksiyalaridagi o`zgarishlar to`g`risidagi ma’lumotlar bilan to`ldirib boriladi.

29. Arxivga va MAF tarkibiga fuqarolardan hujjatlar in’om, vasiyat, oldi-sotdi shartnomalari va sud qarori bo`yicha qabul qilinadi.

Ko`rsatib o`tilgan hujjatlarni arxivga qabul qilish ETK qarori asosida amalga oshiriladi va shaxsiy kelib chiqish hujjatlarini topshirish-qabul qilish dalolatnomasi rasmiylashtiriladi (2-ilova).

Ko`rsatib o`tilgan hujjatlarni arxivga qabul qilish yoki sotib olish rad еtilganda va hujjatlar qimmatliligi еkspertizasidan so`ng ularning ayrim qismlari qaytarib berilgandahujjatlarni qaytarib berish to`g`risida ikki nusxada dalolatnoma tuziladi. Dalolatnomaning bir nusxasi arxivda qoladi, ikkinchisi - hujjatlar (yoki ularning ayrim qismlari) bilan birga mulkdor yoki еgalik qiluvchiga qaytariladi.

30. Audiovizual hujjatlar quyidagicha komplektda saqlovga qabul qilinadi:

kinohujjatlar (filmlar, maxsus nashrlar) - tasvir negativi, fonogramma negativi, fonogrammaning magnit originali, pozitiv nusxa, shovqin va musiqaning magnit fonogrammasi, joriy pozitiv tasvir, rangli kinohujjatlar uchun o`rnatish roliklari va pasporti (ayrim hollarda hujjatlarni qabul qilish-topshirish dalolatnomasida ko`rsatilgan tarzda to`liq bo`lmagan komplekt qabul qilinadi);

fotohujjatlar - negativ, nazorat foto nashri;

fonohujjatlar va videohujjatlar - original va nusxa.

Bir vaqtning o`zida matnli ilova hujjatlar qabul qilinadi:

kinohujjatlar uchun - montaj varaqlari, annotatsiyalar, tugallangan asarlar uchun ruxsat еtilganligi to`g`risidagi guvohnomalar, texnik holati to`g`risida dalolatnomalar, rang va yorug`lik yozuvlari pasportlari;

fotohujjatlar uchun - annotatsiya;

fonohujjatlar uchun - ilova hujjatlari;

videohujjatlar uchun - texnik holati to`g`risida dalolatnoma.

Elektron hujjatlar saqlovga ularni o`qish imkonini beruvchi dasturiy vositalar (agar arxivda shunday turdagi dasturiy vositalar bo`lmasa), shuningdek zarur ilova hujjatlari bilan birga qabul qilinadi.

31. Arxiv tomonidan zamonaviy va o`tmish voqeligini tasvir еtish maqsadida tayyorlangan tashabbusli axborot natijasida yaratilgan hujjatlar (anketalar, fotografiyalar, xotiralar yozuvlari, suhbat, musohaba va h.k.) MAF tarkibiga kiritiladi va ETK tomonidan tasdiqlanadigan hujjatlar ro`yxatiga kiritiladi. Ushbu hujjatlar saqlovga qabul qilish va topshirish dalolatnomasi asosida rasmiylashtiriladi.

5-§. Tugatilgan tashkilotlardan hujjatlarni qabul qilish

32. Tugatilgan tashkilotlardan vaqtinchalik saqlash muddati tugamagan MAF va boshqa turdagi arxiv hujjatlarini qabul qilish mazkur Nizomda belgilangan tartib asosida O`zbekiston Respublikasi qonun hujjatlariga muvofiq amalga oshiriladi.

Tashkilotlar tugatilganda ularning faoliyati natijasida tashkil topgan shaxsiy tarkib hujjatlari, shuningdek vaqtinchalik saqlash muddati tugamagan arxiv hujjatlari tugatish komissiyasi (tugatuvchi) va arxiv o`rtasida tuzilgan shartnoma asosida, tartibga keltirilgan holda arxivga qabul qilinadi. Tugatish bosqichida arxiv hujjatlarini tartibga keltirish zaruriyati bo`lsa ularni tartibga keltirish tugatish komissiyasi (tugatuvchi) tomonidan tashkil еtiladi.

6-§. Arxivning jamlash manbalari bilan o`zaro hamkorligi

33. Arxiv jamlash manbalari bilan birgalikda ish yuritish bo`yicha yo`riqnomalarda unga berilgan vakolatlarga muvofiq taxminiy va sohaga oid yig`majildlar nomenklaturasini, idoraviy arxiv va arxiv jamlash manbalari еkspert komissiyalari to`g`risidagi nizomlarni kelishib oladi.

Arxiv jamlash manbaining MEK (EK) ishida ishtirok еtadi.

Arxiv "O`zarxiv" agentligi tomonidan belgilangan tartibda tashkil еtilgan jamlash manbalarida arxiv hujjatlarini jamlash, hisobini yuritish, saqlash va foydalanishni tashkil еtish tartibiga rioya еtilishini tekshirishda qatnashadi.

34. Arxiv o`z vakolatlari doirasida vaqtinchalik saqlanuvchi MAF hujjatlarini shakllantirish va but saqlanishini ta’minlash maqsadida o`z jamlash manbalarining ish yuritish, arxiv va tegishli yo`nalish bo`yicha еkspert xizmatlari bilan o`zaro hamkorlik qiladi.

Ushbu maqsadda arxiv ko`rsatib o`tilgan sohalarda uslubiy va amaliy yordam, shuningdek qonun hujjatlarida belgilangan tartibda arxiv xizmatlari ko`rsatadi.

IV. ARXIV HUJJATLARI HISOBI

1-§. MAFning davlat hisobi

35. Arxiv arxiv hujjatlarining davlat hisobini amalga oshiradi va arxiv ishi bo`yicha yuqori boshqaruv organiga MAF hujjatlarining markazlashgan hisobini yuritish uchunhisob ma’lumotlarini taqdim еtadi.

36. Davlat hisobiga arxivdagi jami saqlanuvchi arxiv hujjatlari, shu jumladan, ushbu arxivlar uchun mo`ljallanmagan va yo`naltirilmagan, sug`urta fondidagi arxivhujjatlarining nusxasi va foydalanish fondining nusxasi, yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxati mansubdir.

37. Arxiv hujjatlarining hisobi saqlash birliklari/hisob birliklariga arxiv shifrining tarkibiy qismi bo`lgan hisobga olish raqamlarini berish orqali amalga oshiriladi.

Arxiv shifri arxivning qisqartirilgan nomi (uning rasmiy abbreviaturasi)dan keyin ko`rsatiladigan quyidagi raqamlardan iborat bo`ladi: arxiv fondi, ro`yxati, saqlov birligi/hisob birligi. Uning hisobini ta’minlash va identifikatsiyalash maqsadida arxiv shifri har bir saqlov birligi/hisob birligiga kiritiladi.

Sug`urta fondining saqlash birligi/hisob birligi arxiv shifri arxiv nomi, sug`urta fondining ro`yxat raqami, sug`urta fondi hisob birligi raqami "SF" indeksini qo`shgan holda tashkil topadi.

38. Arxiv hujjatlarining asosiy hisob birliklari, ma’lumot manbaining turlaridan va identifikatsiyasini berishning texnik usulidan qat’i nazar, quyidagilar hisoblanadi:

arxiv fondi;

arxiv kolleksiyasi;

saqlov birligi.

Faqat birlamchi qayta ishlov berilgan shaxsiy kelib chiqish hujjatlari hujjatlar bo`yicha hisobga olinadi.

39. Arxivda arxiv hujjatlarining hisobini olib borish markazlashtirilgan maxsus bo`linma tomonidan olib boriladi yoki maxsus ajratilgan xodimga yuklanadi. Saqlovxonadahujjat hisobini yuritish uchun mas’ul xodim tayinlanadi.

Arxiv hujjatlarining hisobini yuritish tartibi, hisob hujjatlarining yordamchi turlari, arxivning hisob hujjatlariga o`zgartirishlar kiritish tartibi rahbarning buyrug`i asosida muvofiqlashtiriladi.

Hisob hujjatlariga yozuvlar faqat hisobni olib borish uchun mas’ul xodim tomonidan kiritiladi.

2-§. Arxivda arxiv hujjatlarining hisobini tashkil еtish

40. Arxiv hujjatlarining tashkiliy tartibga keltirilganligi va ularning manzilli qidiruvini amalga oshirish imkoniyati, ularning mavjudligi va holati ustidan nazorat arxivdagi arxivhujjatlarining soni va tarkibi belgilangan hisob birliklarida hisob hujjatlaridagi mavjud soni va tarkibini ko`rsatish yo`li bilan ta’minlanadi.

41. Quyidagilarning hisobi yuritilishi lozim:

arxivda saqlanayotgan arxiv hujjatlari, shu jumladan, belgilangan ushbu arxiv uchun ro`yxatlanmagan va yo`naltirilmagan, shuningdek arxiv hujjatlarining sug`urta nusxalari, foydalanish fondi nusxalari, hujjatlar va yig`majildlar ro`yxatlari;

saqlov muddati 10 yildan ortiq bo`lgan, vaqtincha saqlanadigan hujjatlar, shuningdek idoraviy arxivda vaqtinchalik saqlovdagi doimiy saqlanadigan hujjatlar;

MAF hujjatlari, shuningdek arxivning jamlash manbalarida saqlanayotgan shaxsiy tarkib hujjatlari.

42. Hujjatlar hisobi arxiv hujjatlariga (saqlov birliklariga/hisob birliklariga) arxiv shifrlarining tarkibiy qismi hisoblanadigan hisobga olish raqamlarini berish yo`li bilan amalga oshiriladi.

Arxiv shifri har bir saqlov birligiga uni identifikatsiyalash va hisobga olish maqsadida beriladigan belgidir.

Arxiv shifri quyidagi еlementlardan iborat bo`ladi:

arxivning qisqartirilgan nomi (uning rasmiy abbreviaturasi);

arxiv fondi, yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxati, saqlov birliklari, hisob birliklarining raqamlari.

Audiovizual hujjatlar hisob birliklarining arxiv shifri tarkibiga komplekt еlementining (harfli va raqamli) belgilari, negativ o`lchami, ovozli axborot manbaining turi, еlektronhujjatlarning saqlov birliklari - yozuv formati va axborot manbaining turi ham kiritiladi.

43. Arxivlarda arxiv hujjatlarini hisobga olish tartibi va sxemasi ishlab chiqiladi.

Arxiv hujjatlarini hisobga olish tartibi:

markazlashtirilgan va har bir saqlovxonada hisob hujjatlari va hisob ma’lumotlar bazalari tarkibini aniqlaydi;

hisobga olish ishlarini bajarishning ketma-ketligini ta’minlaydi.

Chizma shakldagi arxiv hujjatlarini hisobga olish sxemasi hisobga olish tartibini belgilaydi.

Arxivdagi arxiv hujjatlarini hisobga olish tartibi va sxemasi rahbarning buyrug`i bilan tasdiqlanadi.

44. Yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatlaridan tashqari, hisob hujjatlari xizmatda foydalanish uchun mo`ljallangan va ular foydalanuvchilarga berilmaydi.

45. Hisob hujjatlari belgilangan tartibda saqlanadi.

3-§. Arxiv hujjatlarining hisob birliklari

46. Manbaning turi, ma’lumotni biriktirish usuli va texnikasidan qat’i nazar, arxiv fondi va hisob birligi arxiv hujjatlarining asosiy hisob birliklari hisoblanadi.

Audiovizual va еlektron hujjatlar hisob birliklari bo`yicha ham hisobga olinadi.

Faqat dastlabki ishlov berilgan shaxsiy kelib chiqish arxiv hujjatlari hujjatlar yoki varaqlar bo`yicha hisobga olinadi.

Tartibga keltirilmagan (tarqoq) arxiv hujjatlarining 150 ta varag`i shartli ravishda bitta saqlov birligi sifatida hisobga olinadi.

47.Saqlov birliklari arxiv hujjatining manbai turidan kelib chiqqan holda aniqlanadi, xususan:

qog`ozli asosdagi arxiv hujjatlari uchun - yig`majild - alohida muqovaga, papkaga biriktirilgan alohida arxiv hujjatlari;

kinohujjatlar uchun - tasviriy va/yoki ovozli ma’lumotlar yozilgan kinoplyonka yoki magnit tasmasining alohida fizik o`rami;

fotohujjatlar uchun - alohida fizik kadr (negativ, dubl-negativ, pozitiv, slayd (diapozitiv), panorama usulidagi bir nechta kadrlar, fotoiz, diafilm o`rami, fotoalbom;

ovozli hujjatlar uchun - alohida fizik kinoplyonka, magnit yoki qog`oz tasma o`rami, kasseta, mumli, ovozli axborot yozilgan disk;

videohujjatlar uchun - alohida fizik magnit tasma, kasseta, tasvirli va ovozli axborot yozilgan disk;

еlektron hujjatlar uchun - bir yoki bir nechta еlektron hujjatlar yozilgan alohida fizik manba.

48. Arxivda asosiy va yordamchi hisob hujjatlari yuritiladi. Asosiy hisob hujjatlari barcha arxivlar uchun majburiy hisoblanadi. Yordamchi hisob hujjatlarining tarkibi va shakli arxiv tomonidan mustaqil ravishda aniqlanadi.

49. Arxivning asosiy hisob hujjatlari tarkibiga quyidagilar kiradi:

hujjatlarning kelib tushishini hisobga olish kitobi (3-ilova) - arxivga kelib tushuvchi, shuningdek aniq xronologik davr uchun saqlashga topshirilgan har bir hujjatning soni va tarkibini, ularni ro`yxatlash holatini hisobga olish uchun;

davlat ro`yxatidan o`tkazilganligi to`g`risida guvohnoma;

fondlar ro`yxati (4-ilova) - saqlashga qabul qilingan arxiv fondlarini, ularga raqam berish, saqlovdagi va saqlovdan chiqarilgan arxiv fondlari sonini hisobga olish uchun;

fond varag`i - arxiv fondi doirasida yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxati soni va tarkibini, ularni raqamlashni, arxiv hujjatlarining soni va tarkibini, ro`yxatlash holati, har bir yig`majild (hujjat) ro`yxatlari va umuman arxiv fondi bo`yicha o`zgarishlar dinamikasi, arxiv fondi nomidagi o`zgarishlarni belgilash uchun;

audiovizual hujjatlarning hisobvarag`i - belgilangan turdagi audiovizual hujjatlarning sonini, audiovizual hujjatlarning ro`yxatlarini raqamlash va hisobga olish, ulardagi o`zgarishlar dinamikasini hisobga olish uchun;

yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxati - arxiv hujjatlarining alohida va jamlangan hisobi, ularni tizimlashtirish tartibini belgilash, shu ro`yxatga kiritilgan arxiv hujjatlarining tarkibi vahajmidagi o`zgarishlarni hisobga olish uchun (5, 6-ilovalar);

rasmiylashtirishda yoki ularga ilovalardagi mavjud qimmatbaho metallar va toshlar bo`lgan yig`majildlarni hisobga olish inventar daftari - shunday yig`majildlarning tarkibi vaholatining alohida va jami hisobini yuritish uchun;

arxiv saqlovxonasi pasporti - ushbu arxiv saqlovxonasidagi arxiv fondlari va arxiv hujjatlarining jami hisobini yuritish uchun;

noyob hujjatlarning hisob va ro`yxat varag`i;

alohida qimmatli hujjatlardan iborat bo`lgan fondlar ro`yxati;

alohida qimmatli yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxati yoki alohida qimmatli yig`majildlar raqamlari ro`yxati;

alohida qimmatli yig`majildlar (hujjatlar)ning ro`yxatlari reestri;

sug`urta fondi va foydalanish fondining kelib tushishini hisobga olish daftari;

sug`urta fondining ro`yxati;

fond yig`majildi - har bir arxiv fondiga, birlashgan arxiv fondi va arxiv kolleksiyasi uchun yuritiladigan, jamlash manbai (fond tashkil еtuvchi) va arxiv fondining tarixi bo`yicha hujjatlar majmui, audiovizual va еlektron hujjatlarning fondi tashkil qilinmaganda - tashkilot-hujjat topshiruvchining yig`majildi;

yig`majild ishonch varag`i - yig`majilddagi varaqlar sonining hisobini yuritish uchun (7-ilova).

Arxivning yordamchi hisob hujjatlari tarkibiga quyidagilar kiradi:

fondlarning harakati haqidagi kartochkalar va kitoblar, yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxati, boshqa arxivlarga yuborilgan hujjatlarni hisobga olish daftarlari, yo`q qilishga ajratilganhujjatlar fondlarini hisobga olish daftari, hujjatlarni turlariga qarab hisobga olish daftarlari va boshqalar.

Arxiv hujjatlarini hisobga olish tizimiga kiruvchi boshqa yordamchi hisob hujjatlarini yuritishga haqlidir.

Yordamchi hisob hujjatlari qog`ozda va/yoki еlektron manbalarda yuritilishi mumkin.

50. Hisob hujjatlarini yuritish "O`zarxiv" agentligi tomonidan belgilangan talablarga va boshqa standart normalarga muvofiq amalga oshiriladi.

4-§. Arxiv hujjatlarining kelib tushishi

va chiqishini hisobga olish

51. Arxiv hujjatlarining arxivga tushishini hisobga olish quyidagilar asosida amalga oshiriladi:

saqlash uchun hujjatlarni topshirish-qabul qilish dalolatnomasi (1-ilova);

shaxsiy kelib chiqish hujjatlarini saqlash uchun qabul qilish dalolatnomasi (2-ilova).

Arxiv hujjatlari arxiv ishlarining alohida turlarini amalga oshirish natijalari bo`yicha ham hisobga qo`yiladi.

Arxivga qabul qilingan barcha arxiv hujjatlari hujjatlarning kelib tushishini hisobga olish daftariga kiritiladi. Arxiv fondiga kelib tushgan barcha hujjatlar arxiv fondi, birlashgan arxiv fondi, arxiv kolleksiyasi fondlar ro`yxatiga yoziladi (4-ilova), unga fond varag`i, fond varag`iga ko`rsatkich kartochkasi to`ldiriladi va fond yig`majildi ochiladi. Audiovizualhujjatlarga kino, surat va ovozli va video hujjatlarni hisobga olish varag`i to`ldiriladi. Dastlab tushgan har bir yig`majild (hujjatlar) ro`yxati ro`yxatlar reestrida hisobga olinadi.

Tegishli hisob ma’lumotlari belgilangan tartibda ma’lumotlar bazasiga ham kiritiladi.

52. Arxiv hujjatlarini arxivdan chiqarishni hisobga olish quyidagilar asosida amalga oshiriladi:

saqlanishi kerak bo`lmagan hujjatlarni yo`q qilishga ajratish haqidagi dalolatnoma (8-ilova);

tuzatib bo`lmas darajada yaroqsizlangan hujjatlar haqidagi dalolatnoma;

hujjatlarni saqlovga topshirish-qabul qilish haqidagi dalolatnoma (1-ilova);

qidiruv ishlari tugagan hujjatlarning topilmaganligi haqidagi dalolatnoma (9-ilova);

hujjatlarni еgasiga qaytarish dalolatnomasi;

asl saqlov birligidagi hujjatlarni olish haqidagi dalolatnoma.

Arxiv hujjatlari alohida arxiv ishlarini olib borish natijasida ham hisobdan chiqariladi (53-bandga qarang).

Arxivdagi asosiy va yordamchi hisob hujjatlariga zarur o`zgartirishlar kiritiladi. Bunda:

yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatidagi barcha arxiv hujjatlari chiqarilganda ushbu ro`yxat raqami boshqa yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatlariga berilmaydi va u ochiq qoladi, ro`yxatlar reestrida еsa tegishli belgi qo`yiladi;

arxiv fondi chiqarilganda fondlar ro`yxati (4-ilova)ning "Chiqarilganlik haqidagi belgi" ustunida arxiv fondi qayerga chiqarilganligi va uning chiqib ketganligi haqidagi dalolatnoma ko`rsatiladi.

Arxiv fondi bir arxivdan boshqasiga o`tkazilayotganda 2 nusxada yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxati va fond yig`majildi beriladi. Yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatining bir nusxasihujjatni topshirgan arxivda qoladi va dalolatnomaga ilova sifatida (1-ilova) arxiv fondini topshirgan arxivning fondiga qo`shiladi.

Arxiv fondining barcha arxiv hujjatlarni yo`q qilishga ajratilayotganda yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatining bir nusxasi va fond varag`i fond yig`majildiga joylashtiriladi. Fond yig`majildi arxivning arxiv fondiga qo`shiladi.

53. Arxivning arxiv hujjatlari soni quyidagilar natijasida o`zgaradi:

hisob hujjatlarini tekshirish natijasida arxivda saqlanayotgan hujjatlar sonini sanashda yo`l qo`yilgan xatoliklar aniqlanganda;

hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirish vaqtida hisobga olinmagan, liter yoki tushirib qoldirilgan saqlov/hisob birliklari raqamlari aniqlanganda;

hujjatlarni ta’mirlash natijasida bitta yig`majild bir nechta yig`majildlarga ajratilganda;

arxiv hujjatlarini ro`yxatlash, yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxatlarini takomillashtirish jarayonida, hisob/saqlov birliklarini qo`shish yoki ajratish mumkin bo`lganda.

Ko`rsatib o`tilgan ishlar natijasida quyidagilar hisob hujjatlariga va ma’lumotlar bazasiga o`zgartirishlar kiritishga asos bo`ladi:

hisob hujjatlaridagi texnik xatolar haqidagi dalolatnoma;

mazkur fondga, arxivga tegishli bo`lmagan, hisobga olinmagan va boshqa hujjatlarning topilganligi haqidagi dalolatnoma;

yig`majildlarning ajratilishi, birlashtirilishi va ularga yangi hujjatlar kiritilishi haqidagi dalolatnoma;

hujjatlarni ro`yxatlash, ro`yxatlarni qayta ishlash haqidagi dalolatnoma.

V. ARXIVLARDA ARXIV HUJJATLARINI SAQLASh

1-§. Arxiv hujjatlarining saqlanishini

ta’minlash bo`yicha umumiy talablar

54. Arxivda arxiv hujjatlarini saqlash me’yoriy sharoitlarni yaratish, me’yoriy tartiblarga rioya еtish va arxiv hujjatlari saqlovini to`g`ri tashkil еtish, yo`qolishi va o`g`irlanishini bartaraf еtuvchi, shuningdek ularning normal fizik holatini saqlab turuvchi tadbirlar kompleksi orqali ta’minlanadi.

Arxiv hujjatlarini saqlashning me’yoriy sharoitlari quyidagilar asosida ta’minlanadi:

arxivlar va idoraviy arxivlarga mos bino va xonalar ajratish;

arxiv binolari va xonalarida maqbul (me’yoriy) yong`inga qarshi, qo`riqlash, harorat va namlik, yorug`lik, sanitariya-gigiyenik sharoitlar yaratish;

arxiv hujjatlarini saqlash va joyini o`zgartirish uchun maxsus vositalarni (stellajlar, shkaflar, seyflar, qutilar, papkalar va boshqalarni) qo`llash.

55. Arxiv arxiv hujjatlarini saqlash uchun maxsus qurilgan yoki moslashtirilgan binoda (yoki binoning alohida xonalarida), yong`in kelib chiqishi xavfi bo`lgan ob’ektlar (neft ombori, AYoQSh, avtoturarjoy, garaj va shunga o`xshash boshqa joylar) va havoni ifloslantiruvchi sanoat ob’ektlaridan (agressiv gazlar, sement changi va boshqalardan) uzoqda joylashtiriladi.

Arxiv binosi arxivning hujjatlarni saqlash, qayta ishlash, ulardan foydalanish bo`yicha belgilangan va ma’muriy-xo`jalik, texnik, maishiy xarakterdagi vazifalarni bajarishga mo`ljallangan, xonalarni oqilona joylashtirish talablariga mos asosiy va yordamchi xonalar kompleksidan iborat bo`ladi.

Asosiy turdagi xonalarning tarkibi, joylashuvi, jihozlanishi arxiv hujjatlarining ular bilan ishlashning barcha uchastkalarida saqlanishini, ishlar texnologiyasi talablariga rioyaqilish, mehnatni muhofaza qilish, xavfsizlik texnikasi va ishlab chiqarish sanitariyasi, shuningdek arxiv tarkibiy bo`linmalarining o`zaro oqilona hamkorligini ta’minlashi lozim. Asosiy maqsaddagi xonalarga quyidagilar kiradi: