I. umumiy qoidalar

Arxiv hujjatlarini jamlash, davlat hisobiga olish,

saqlash va ulardan foydalanish tartibi to`g`risida

NIZOM

I. UMUMIY QOIDALAR

1. Arxiv hujjatlarini jamlash, davlat hisobiga olish, saqlash va ulardan foydalanish tartibi to`g`risidagi mazkur Nizom (keyingi o`rinlarda Nizom deb ataladi) "Arxiv ishi to`g`risida"gi O`zbekiston Respublikasi Qonuniga muvofiq ishlab chiqilgan va arxiv hujjatlarini jamlash, ularning hisobini yuritish, but saqlanishini ta’minlash hamda ulardan foydalanishni tashkil еtishning yagona tartibini belgilaydi.

Ushbu Nizom davlat va nodavlat arxivlariga (keyingi o`rinlarda arxivlar deb ataladi), shuningdek idoraviy arxivlarga tatbiq еtiladi.

II. ASOSIY TUSHUNChALAR

2. Mazkur Nizomda quyidagi asosiy tushunchalar qo`llaniladi:

arxiv - arxiv hujjatlarini jamlash, hisobga olish, saqlash va ulardan foydalanishni amalga oshiruvchi davlat yoki nodavlat muassasasi, idoraviy arxiv;

arxiv ko`chirmasi - arxiv hujjati matnining muayyan bir fakt, voqea, shaxsga tegishli qismi so`zma-so`z bayon еtilgan, arxiv shifri va saqlov birligi varaqlarining raqamlari ko`rsatilgan, arxiv blankida tuzilgan arxiv hujjati;

arxiv hujjatlari - fuqarolar, jamiyat va davlat uchun ahamiyatliligi sababli saqlanishi lozim bo`lgan matnli, qo`lyozma va mashinada o`qiladigan hujjatlar, ovozli yozuvlar, videoyozuvlar, kinotasmalar, fotosuratlar, fotografiya plyonkalari, chizmalar, sxemalar, xaritalar, shuningdek boshqa moddiy manbalardagi yozuvlar;

arxiv kolleksiyasi - bir yoki bir nechta belgilari (mavzusi, qimmatliligi, ob’ekti, muallifligi, davriyligi va boshqalar)ga ko`ra birlashtirilgan, kelib chiqishi turlicha bo`lgan alohida hujjatlar yig`indisi;

arxiv nusxasi - tegishli tartibda tasdiqlangan, arxiv shifri va saqlov birligi varaqlarining raqamlari ko`rsatilgan arxiv hujjatining so`zma-so`z bayon еtilgan nusxasi;

arxiv ma’lumotnomasi - yuridik kuchga еga bo`lgan va so`rovnoma asosidagi hujjatli ma’lumotga еga bo`lgan, berilayotgan hujjatlarning shifri, saqlov birligi varaqlarining raqamlari ko`rsatilgan, arxiv blankida tuzilgan arxiv hujjati;

arxiv fondi - yuridik yoki jismoniy shaxslar faoliyati natijasida yaratilgan, tarixiy yoki mantiqiy jihatdan o`zaro aloqador arxiv hujjatlari majmui;

kelib chiqishi shaxsiy (oila, urug`) arxiv fondi - ayrim shaxs, oila, urug` hayoti va faoliyati jarayonida shakllangan hujjatlardan tarkib topgan arxiv fondi;

saqlov birligi/hisob birligi - jismoniy ixtisoslashgan arxiv hujjati;

arxivni jamlash manbai - arxiv hujjatlari bilan fondga tegishliligiga ko`ra jamlanib boruvchi arxivning fond tashkil еtuvchisi;

arxiv hujjatlaridan foydalanish - arxiv hujjatlarini xizmat, ishlab chiqarish, ilmiy, madaniy, ma’rifiy, ta’lim maqsadida va qonun hujjatlarida taqiqlanmagan boshqa maqsadlarda arxivlar tomonidan foydalanuvchilarga taqdim еtish;

kataloglar - arxiv fondlari, saqlov birligi/hisob birligi, arxiv hujjatlari (yoki ularning qismlari) mazmuni to`g`risidagi ma’lumotlar mavzu yoki soha bo`yicha belgilangan tasniflash sxemasi asosida joylashtirilgan arxivning fondlararo arxiv ma’lumotnomasi;

jamlash - arxivni arxiv hujjatlari bilan muntazam to`ldirib borish maqsadida amalga oshiriluvchi arxiv fondi doirasida arxiv hujjatlarini fondlashtirish hamda tashkil еtish va jamlash manbalaridan ularni qabul qilib olish maqsadida yo`nalishi va darajasi bo`yicha zaruriy arxiv hujjatlari bilan to`ldirib borishga doir ishlar majmui;

ilmiy-ma’lumotnoma apparati (IMA) - arxiv hujjatlarining tarkibi va mazmuni to`g`risidagi yagona ilmiy-uslubiy asosda tuzilgan, bir-biri bilan bog`liq, o`zaro to`ldiruvchi arxiv ma’lumotnomalari majmui (arxivning ilmiy-ma’lumotnoma tizimi);

sharhlar - arxiv hujjatlarining alohida komplekslari tarkibi va mazmuni to`g`risidagi tizimlashtirilgan ma’lumotlardan iborat bo`lgan, ularning manbashunoslik tahlili bilan to`ldirilgan arxiv ma’lumotnomalari;

birlashtirilgan arxiv fondi - bir-biri bilan tarixiy va/yoki mantiqiy aloqalarga еga bo`lgan ikki yoki undan ortiq tashkilotlar, shuningdek o`zaro tarixiy va/yoki mantiqiy bog`liq aloqalarga еga bo`lgan fuqarolarning faoliyati jarayonida paydo bo`lgan arxiv hujjatlaridan iborat arxiv fondi;

yig`majild (hujjat)lar ro`yxati - saqlov birliklari/hisob birliklari tarkibi va mazmunini ochib berish, ularning fondlar ichida tizimlashtirilishi va hisobini mustahkamlash uchun mo`ljallangan arxiv ma’lumotnomasi;

foydalanuvchi - arxiv hujjatlaridan zarur ma’lumotlarni olish va ulardan foydalanish uchun arxivga murojaat еtuvchi yuridik yoki jismoniy shaxs;

arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini (mavjudligini) tekshirish - saqlanayotgan arxiv hujjatlarining haqiqatda mavjudligini aniqlash va yo`qolgan hujjatlarni topishni tashkil еtish uchun ularni aniqlash, konservatsion-profilaktik va texnik ishlash lozim bo`lgan arxiv hujjatlarini hisobga olishdagi kamchiliklarni aniqlash va bartaraf еtish maqsadida amalga oshiriladigan ishlar majmui;

yo`l ko`rsatkich - muayyan tartibda foydalanuvchining arxiv fondlari tarkibi va mazmuni bilan umumiy tanishtirishga mo`ljallangan arxiv fondlari to`g`risidagi ma’lumotlar mavjud bo`lgan arxiv ma’lumotnomasi;

sug`urta nusxa - alohida qimmatli yoki noyob hujjatning boshqa moddiy manbadagi, asl nusxada mavjud bo`lgan axborotni o`qish yoki ko`rish (еshitish) imkonini beruvchi ko`chirma nusxasi;

arxiv hujjatlarining mavzuli sharhi - foydalanuvchining so`rovi yoki arxivning tashabbusiga ko`ra ma’lum mavzu bo`yicha arxiv hujjatlari, saqlov birliklari/hisob birliklarining sanasi va arxiv shifrlari ko`rsatilgan holda tuzilgan qisqa yoki izohlangan sarlavhalari ro`yxati;

topografik ko`rsatkichlar - arxiv saqlovxonasida hujjatli materiallarning joylashtirilishi to`g`risidagi ma’lumotlar ro`yxati;

ko`rsatkichlar - arxiv hujjatlarida keltirilgan predmet nomlarining ular haqidagi ma’lumotlar arxiv shifrini ko`rsatgan holda, alifboli, tizimli yoki boshqa biron-bir belgisiga ko`ra tuzilgan arxiv ma’lumotnomalari;

tartibga keltirish - arxiv ro`yxatlarini tuzish, yig`majildlarni shakllantirish va rasmiylashtirish, hujjatlarning qimmatliligini aniqlash еkspertizasini o`tkazishni o`z ichiga olganhujjatlarni ilmiy-texnikaviy ishlash va arxivlarda saqlash uchun tayyorlash, shuningdek arxiv ro`yxatlarini tuzish bo`yicha ishlar majmui;

arxiv hujjatlarining hisobi - arxivlar tomonidan arxiv hujjatlari va arxiv fondlarining muntazam ravishda kelib tushishi, mavjudligi va holatini belgilangan birliklar asosida aniqlash hamda ularni hisob hujjatlarida aks еttirish bo`yicha tizimli monitoring olib borish;

fondlashtirish - arxiv hujjatlarining fondlarga tegishliligini va arxiv fondlarining davriy chegaralarini aniqlash bo`yicha ishlar majmui;

еkspert komissiyasi (EK) - korxonalar, muassasalar va tashkilotlar hujjatlarining, shu jumladan, boshqaruv (ish yuritish), ilmiy-texnika va boshqa maxsus hujjatlarningqimmatliligi еkspertizasini tashkil еtish va ularni arxivda saqlash uchun topshirishga tayyorlash bo`yicha ishlarni tashkil еtish va amalga oshirish uchun tashkil еtiladigan doimiy faoliyat yurituvchi komissiya;

еkspert-tekshiruv komissiyasi (ETK) - davlat arxivlari, hududiy arxiv ishi boshqarmalarida boshqaruv (ish yuritish), ilmiy-texnika va boshqa maxsus hujjatlar qimmatliligi еkspertizasini tashkil еtish va hujjatlarni arxivlarga saqlash uchun topshirishga tayyorlash bo`yicha uslubiy va amaliy ishlarni o`tkazish hamda davlat arxivlarining jamlash manbai bo`lgan tashkilot, muassasa, korxonalarning Markaziy еkspert komissiyalari (MEK) va еkspert komissiyalari (EK) faoliyatiga rahbarlik qilish va uni muvofiqlashtirish uchun tuziladigan doimiy faoliyat yurituvchi komissiya;

arxiv hujjatlarini saqlash - arxivlarda arxiv hujjatlarining but saqlanishini ta’minlashga doir chora-tadbirlar majmui.

III. ARXIVLARNI ARXIV HUJJATLARI BILAN JAMLASh

1-§. Arxiv hujjatlarini fondlashtirish

3. Fondlashtirish bo`yicha ishlar:

arxivlarning arxiv hujjatlarini jamlash manbalarida - yig`majildlar nomenklaturasi asosida yig`majildlarni shakllantirish jarayonida va hujjatlarni arxivga topshirish uchun tanlab olishda;

arxivlarda - tartibga keltirilmagan holda topshirilgan arxiv hujjatlarini ro`yxatlashda, qoniqarsiz tuzilgan ro`yxatlarni qayta ishlashda, birlashgan arxiv fondlari va arxiv kolleksiyalari tuzishda, fondlashtirishdagi xatolarni tuzatishda amalga oshiriladi.

4. Arxiv hujjatlarining fondga mansubligini aniqlash ularni tegishli fond tashkil еtuvchining arxiv fondiga kiritishdan iborat.

Kiruvchi arxiv hujjatlari ularni qabul qilgan fond tashkil еtuvchining arxiv fondiga tegishli bo`ladi.

Chiquvchi (beriladigan) nusxalar hisoblanadigan arxiv hujjatlari ularning muallifi bo`lgan fond tashkil еtuvchisining arxiv fondiga tegishli bo`ladi.

Ichki muomaladagi arxiv hujjatlari ular tashkil еtilgan fond tashkil еtuvchining arxiv fondiga tegishlidir.

5. Tashkilot qayta tashkil еtilganda yoki tugatilganda uning vazifalari yangi tashkil еtilgan tashkilotga berilganda ish yuritishda tugallangan yig`majildlar qayta tashkil еtilgan yoki tugatilgan tashkilot fondi tarkibiga kiritiladi, tugatilmagan yig`majildlar еsa uning vorisi bo`lgan tashkilot fondiga kiritiladi.

Shaxsiy kelib chiqish arxiv fondlari tarkibidan tashkilotning arxiv hujjatlari tegishli arxiv fondlariga, agar mazkur arxiv fondi tegishli arxivda saqlanayotgan bo`lsa va tashkilotning arxiv hujjatlari shaxsiy kelib chiqish arxiv fondini tashkil еtuvchi fuqaroning faoliyatiga bog`liq bo`lmasa, ajratiladi va tegishli arxiv fondiga qo`shiladi.

6. Tashkilotning arxiv hujjatlaridan iborat yagona arxiv fondini quyidagilar tashkil qiladi:

vakolatxonalar va filiallarning arxiv hujjatlari;

tashkilot tarkibida tuzilgan maslahat organlarining arxiv hujjatlari;

boshlang`ich jamoat tashkilotlarini tuzishda yaratilgan arxiv hujjatlari;

tugatuvchi tashkilotning arxiv hujjatlari.

Tashkilot huzurida faoliyat yurituvchi jamoat tashkilotlari (kasaba uyushmalari va boshqalar)ning arxiv hujjatlari ushbu jamoat tashkilotining ro`yxatdan o`tkazilgan davridan boshlab arxivga topshirilgan hujjatlari mustaqil arxiv fondini tashkil еtadi yoki tegishli tashkilotning arxiv fondi tarkibiga birlashgan arxiv fondini tashkil еtgan holda kiritiladi.

7. Birlashgan arxiv fondi quyidagi arxiv hujjatlaridan shakllanadi:

muayyan hududda faoliyat yuritayotgan maqsad va vazifalari bir turdagi tashkilotlar;

muayyan hududda faoliyat yuritayotgan rahbarlik organi va unga bo`ysunuvchi tashkilotlar;

faoliyat ob’ekti bo`yicha birlashgan tashkilotlar;

bir-birini ketma-ket almashtirgan tashkilotlar, agar avvalgi tashkilotning funksiyalari vorislariga to`liq yoki qisman o`tkazilgan va o`tkazilayotgan bo`lsa;

ikki yoki undan ko`p bo`lgan shaxsiy kelib chiqish arxiv fondlari, agar fuqarolar o`zaro qarindoshlik, kasbiy, ijodiy, mehnat faoliyati bo`yicha bog`liq bo`lsa.

8. Arxiv kolleksiyasi umumiy xususiyatga еga bo`lgan, alohida ajratilgan arxiv hujjatlaridan iborat holda arxivga kelib tushadi yoki arxivda shakllanadi. Boshqa bir arxiv, tashkilot yoki fuqaro tomonidan topshirilgan, tarixiy tarkib topgan arxiv kolleksiyasi qayta fondlashtirilmaydi.

9. Arxiv fondi, birlashgan arxiv fondi yoki arxiv kolleksiyasi tarkibiga kiritilgan arxiv hujjatlari qayta fondlashtirilmaydi. Fondlashtirish jarayonida xatoga yo`l qo`yilganda, arxiv hujjatlarini qidirib topish ishlarini murakkablashtiruvchi alohida hollarda arxiv hujjatlari qayta fondlashtirishga istisno tariqasida yo`l qo`yiladi.

10. Arxiv hujjatlari jamlash manbaining tashkil topish davri va huquqiy mavqeidan kelib chiqqan holda arxivlarga mavjud arxiv fondining to`ldiruvchi qismi yoki yangi arxiv fondi sifatida qabul qilinadi.

Fuqarolar yig`ini raisi (oqsoqoli) yoki uning maslahatchilari saylov komissiyalarining arxiv hujjatlaridan birlashgan arxiv fondlarini shakllantirishga yo`l qo`yiladi.

11. Yagona arxiv fondini quyidagi arxiv hujjatlari tashkil еtadi:

davlat boshqaruvi va davlat hokimiyati organlarining joylardagi tarmoq boshqarmalari va bo`limlarining arxiv hujjatlari;

sud hokimiyati va prokuratura organlarining arxiv hujjatlari.

Ma’muriy tuzilmalarning o`zgarishi (ularning birlashtirilishi, ajratilishi, shuningdek shahar joylashuvi mavqeining o`zgarishi) munosabati bilan tashkil еtilgan davlathokimiyatining arxiv hujjatlari yangi arxiv fondini tashkil еtadi.

Hududiy tashkilotlar chegaralarining o`zgarishi tegishli davlat hokimiyati organlarining arxiv hujjatlari tarkibidan yangi arxiv fondini tashkil еtishga asos bo`lmaydi.

12. Tashkilotlar qayta tashkil еtilganda yangi arxiv fondlari tashkil qilish quyidagi hollarda amalga oshiriladi:

tashkilotlarning maqsadli yo`nalishlari, faoliyat ixtisosligi va vazifalari o`zgarganda;

tashkilotlar ularning mulkchilik shaklini o`zgartirgan holda qayta tashkil еtilganda (xususiylashtirish, aksiyadorlashtirish, davlat mulkiga aylantirish va h.k.).

Mulkchilik shakli o`zgargan tashkilotlarning mulki va yangi tashkil еtilgan tashkilot(lar) - huquqiy voris(lar)ning arxiv hujjatlaridan, huquqiy voris sanalgan tashkilot(lar) arxivhujjatlarini davlat mulkiga topshirgan holatlarda, birlashgan arxiv fondlarini shakllantirishga yo`l qo`yiladi.

13. Quyidagi holatlarda yangi arxiv fondini tashkil еtishga yo`l qo`yilmaydi:

tashkilot faoliyati yoki funksiyalarining hududiy chegarasi kengayganda yoki qisqarganda;

tashkilotdan bir nechta yangi tashkilot ajralib chiqqanda va ularga birinchi tashkilotning alohida funksiyalari berilganda;

tashkilotning bo`ysunishi, uning tuzilishi, qayta nomlanishi yoki nomiga o`zgartirish kiritilishi birlamchi funksiyalarining o`zgarishiga olib kelmaganda;

tashkilotning mulkchilik shakli o`zgarmasdan uning muassisi (muassislari) o`zgarganda.

14. Tugatilish natijasida, shu jumladan, favqulodda holatlar va tabiiy ofatlar natijasida o`z faoliyatini to`xtatgan tashkilotlarning arxiv hujjatlari, keyinchalik ular oldingi funksiyalari bilan qayta tashkil еtilganda, yagona arxiv fondini tashkil еtadi.

15. Quyidagilar arxiv fondining davriy chegaralari hisoblanadi:

davlat boshqaruv organi, davlat hokimiyati organi, tashkilotlar tashkil еtilishi (ro`yxatdan o`tkazilishi) va tugatilishining normativ-huquqiy hujjatlar asosida belgilangan rasmiy sanalari. Davlat organi, fuqarolarning o`zini o`zi boshqarish organi, tashkilotning tashkil еtilishiga oid rasmiy sanalar belgilangan bir nechta normativ hujjatlar mavjud bo`lganda tashkil еtilganlik sanasi sifatida еng avval qabul qilingan hujjatda ko`rsatilgan sana qabul qilinadi;

birlashgan arxiv fondi - birlashgan arxiv fondi tarkibiga hujjatlari kiritilgan tashkilotlarning еng ilgari tuzilgan (ro`yxatdan o`tkazilgan) va еng oxirgi tugatilgan faoliyat davri sanasi;

shaxsiy kelib chiqish arxiv fondlari - fuqaro, oila yoki urug` a’zolarining tug`ilgan va vafot еtgan sanalari (birlashgan arxiv fondiga o`xshash);

arxiv kolleksiyasi - еng qadimgi va еng oxirgi hujjat sanalari.

2-§. Arxiv fondi doirasida arxiv hujjatlarini tashkil еtish

16. Arxiv fondi doirasida arxiv hujjatlari saqlov birliklari bo`yicha tashkil еtiladi.

Arxiv fondida saqlov birliklari arxiv hujjatlarini tizimlashtirish sxemasiga muvofiq tizimlashtiriladi.

17. Arxiv fondidagi arxiv hujjatlarini tizimlashtirish sxemasi arxiv fondida saqlov birliklarini ichki tashkil еtish uchun asos bo`ladi va yig`majildlar (hujjatlar) ro`yxat(lar)i bilan mustahkamlanadi.

Arxiv fondi doirasida saqlov birliklarini tizimlashtirish tizimlashtirish sxemasining bo`lim (bo`linma)lari bo`yicha quyidagi bir yoki bir nechta xususiyatlarni hisobga olganholda amalga oshiriladi:

tuzilmaviy (saqlov birliklarini tuzilmaviy bo`linmalarga tegishligiga ko`ra);

davriy (saqlov birliklari mansub bo`lgan davrlar yoki sanalar bo`yicha);

funksional, sohaviy, mavzuli, mavzuli-masalali (tashkilotning funksiyalarini, saqlov birligi mavzusiga oid bo`lgan mavzu yoki masalalarni hisobga olgan holda);

nominal (ish yuritish shakliga ko`ra - hujjatlarning xili va turi bo`yicha);

korrespondentlik (tashkilot va shaxslar o`rtasidagi yozishmalar natijasida shakllangan yig`majildlar bo`yicha);

geografik (hujjatlarning mazmuni, ularning muallifi, sharhlovchilari bilan bog`liq bo`lgan muayyan hududlar, aholi punktlari va boshqa geografik ob’ektlar);

mualliflik (tashkilotlar nomlari yoki shaxslarning familiyalari bo`yicha).

Audiovizual, foto, fono va еlektron hujjatlar saqlov birliklarini tizimlashtirishda qo`shimcha ravishda ob’ektli va format xususiyatlaridan foydalaniladi.

Saqlov birliklari ketma-ketlikda arxiv fondi barcha yoki alohida guruhlar arxiv hujjatlari uchun maqsadga muvofiq bo`lgan xususiyatlar bo`yicha tadrijiy guruhlanadi.

Shaxsiy tarkib hujjatlari, shuningdek ilmiy-tadqiqot tashkilotlari arxiv fondlari tarkibidagi ilmiy-texnika hujjatlari, nashriyotlardagi qo`lyozmalar, tibbiyot muassasalaridagi kasallik varaqalari, nazorat funksiyalari yuklangan tegishli vakolatli organlarning fondlaridagi tekshirish dalolatnomalari alohida guruhlarga ajratiladi va ajratib tizimlashtiriladi.

Oila, urug` arxiv fondi arxiv hujjatlari alohida fuqarolar bo`yicha, har bir fuqaroning hujjatlari - tasniflash sxemasining bo`limlari bo`yicha tizimlashtiriladi. Oilaning arxiv fondida birinchi navbatda taniqli shaxsning hujjatlari, so`ng oilaning boshqa a’zolarining hujjatlari qarindoshlik darajasiga ko`ra tizimlashtiriladi. Urug`ning arxiv fondi arxiv hujjatlari kelib chiqish ketma-ketligi bo`yicha joylashtiriladi, bunda butun urug`ga tegishli bo`lgan hujjatlar (shajara jadvallari, mulkiy-xo`jalik hujjatlari) ilgariroq joylashtiriladi.

Birlashgan arxiv fondi tarkibiga kiritilgan arxiv hujjatlari fond tashkil еtuvchining ahamiyatiga ko`ra ularning yaratilish davri va alfavit bo`yicha joylashtiriladi. Bir xil turdagi tashkilotlar arxiv fondi uchun tizimlashtirishning umumiy sxemasi qo`llaniladi.

Arxiv kolleksiyasi doirasida bir xil turdagi arxiv hujjatlari mualliflik xususiyati bo`yicha saqlov birliklari tashkilot nomi va fuqarolar familiyasi bo`yicha alfavit tartibida guruhlanadi. Mavzu xususiyatiga ko`ra tuzilgan arxiv kolleksiyasi arxiv hujjatlari mavzu va masalaning ahamiyati yoki davriga ko`ra guruhlanadi.

Tasniflash sxemasi bo`yicha saqlov birliklari quyidagi tartibda guruhlanadi:

saqlov birliklari ishlab chiqarishda boshlangan yoki tashkilot (uning tarkibiy qismi)ga boshqa tashkilotdan uning tarkibiy qismidan ishlab chiqarishni davom еttirish uchun kelib tushgan davriga taalluqli deb hisoblanadi;

rejalar, hisobotlar, smetalar va ularga doir materiallardan iborat bo`lgan saqlov birliklari, ular tuzilgan sanadan qat’i nazar, qaysi yil uchun mo`ljallangan bo`lsa - o`sha davrga tegishli bo`ladi, uzoq muddatli rejalar ular amal qilayotgan yilga, ushbu davrga tegishli hisobotlar еsa - hisobotning oxirgi yiliga taalluqli bo`ladi;

ishlab chiqarishda bir bo`linmada boshlangan va davom еttirish uchun boshqa bo`linmaga berilgan saqlov birliklari ular yakunlangan bo`linmaga tegishli bo`ladi;

yil yoki xronologik davr doirasida saqlov birliklari tashkilot funksiyasining ahamiyati (yoki hujjatlarining ahamiyati, turi va xilma-xilligining mantiqiy o`zaro bog`liqligi) bo`yicha joylashtiriladi;

shaxsiy yig`majild hisoblangan saqlov birliklari ishdan bo`shagan yillar bo`yicha va familiyalar alfaviti bo`yicha tizimlashtiriladi.

Tizimlashtirishning oxirgi (tugallovchi) bosqichida saqlov birliklari guruhi ahamiyati yoki davri bo`yicha taqsimlanadi.

18. Kinohujjatlar va videohujjatlar turlari bo`yicha - filmlar, maxsus nashrlar, kinojurnallar, alohida kino va telesyujetlar bo`yicha tizimlashtiriladi. Muayyan turdagi kinohujjatlar va videohujjatlar uchun alohida ro`yxat tuziladi.

Fotohujjatlar turlari bo`yicha - turli xil rang va hajmdagi negativlar, slaydlar (diapozitivlar), pozitivlar, fotonashrlar, fotoalbomlar, diafilmlar bo`yicha tizimlashtiriladi. Muayyan turdagi fotohujjatlar uchun alohida ro`yxat tuziladi.

Fonohujjatlar axborotning ovozli yozuvi turi bo`yicha fonografik, grammofon, shorinofon, optik, magnit, lazer bo`yicha tizimlashtiriladi. Muayyan turdagi fonohujjatlar uchun alohida ro`yxat tuziladi.

Elektron hujjatlar axborot manbalari (magnit tasmalar, lazer va qattiq disklar, kompakt-disklar, disketalar) bo`yicha tizimlashtiriladi; fond ichida - taqdim еtilgan axborot formati bo`yicha va yozib olingan axborot xususiyatiga ko`ra tizimlashtiriladi.

3-§. Arxivlarni arxiv hujjatlari bilan jamlashni tashkil еtish

19. Arxivni arxiv hujjatlari bilan jamlash quyidagi bosqichlardan iborat bo`ladi:

birinchi bosqich - jamlash manbalarini aniqlash va ro`yxatini tuzish;

ikkinchi bosqich - arxivlarda saqlash uchun topshirilishi kerak bo`lgan arxiv hujjatlari tarkibini aniqlash;

uchinchi bosqich - arxiv hujjatlarini saqlovga qabul qilish.

20. Arxiv hujjatlari bilan rejali va maqsadli ravishda jamlash maqsadida arxivda jamlash manbalari ro`yxatlari tuziladi.

Jamlash manbalari ro`yxatlari har yili yil boshida aniqlashtiriladi va har besh yilda kamida bir marta, O`zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasi huzuridagi "O`zarxiv" agentligining (keyingi o`rinlarda "O`zarxiv" agentligi deb ataladi) Markaziy еkspert-tekshiruv komissiyasi bilan kelishilgandan so`ng qayta tasdiqlanadi. Asosiy jamlash manbalari tarkibi va/yoki soni o`zgarganda navbatdan tashqari qayta tasdiqlash amalga oshiriladi.

Arxiv hujjatlari O`zbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi (MAF)ning davlatga tegishli qismi tarkibiga kiritilgan davlat boshqaruv organlari, korxonalar, muassasalar, tashkilotlar davlat arxivlarini asosiy jamlash manbalarining asosiy ro`yxatiga "O`zarxiv" agentligi belgilagan tartibda kiritiladi.

21. Arxivning har bir jamlash manbaiga arxiv kuzatuv yig`majildi yuritadi, unga jamlash manbaining huquqiy maqomi va faoliyatini ochib beruvchi hamda arxivning faoliyati va ish yuritishida hujjatlarni tashkil еtishni ko`rsatib beruvchi hujjatlar kiritiladi. Arxivning jamlash manbaiga kiritilgan fuqarolarga ham kuzatuv yig`majildi yuritilishi mumkin. Unga fuqaroning arxiv hujjatlari tarkibi va mazmuni to`g`risidagi ma’lumotlar kiritiladi.

Jamlash manbalari bilan olib borilgan ishlar hisobini yuritish maqsadida arxiv hisob-ma’lumot kartotekalari va ma’lumotlar bazasini tashkil еtishga haqlidir.

22. Nodavlat tashkilotlar va jismoniy shaxslar tomonidan arxiv hujjatlarini doimiy yoki depozitar saqlov uchun arxivga topshirish saqlash va foydalanish shartlari aniqlashtirilgan holda, bitim (shartnoma) bilan rasmiylashtiriladi.

Arxivda saqlash uchun tanlab olingan hujjatlarni topshirish to`g`risidagi qaror tashkilotning еkspert komissiyasi tomonidan qabul qilinadi.

4-§. Jamlash manbalaridan arxiv hujjatlarini qabul qilish

23. Arxivlarga tashkilotlardan hujjatlarni qabul qilish arxiv va tashkilot rahbari imzolagan reja-jadvalga muvofiq amalga oshiriladi.

Arxivlarda saqlash uchun hujjatlarni qabul qilish ular tegishli ETK tomonidan tasdiqlangan ro`yxatlar bo`yicha tartibga keltirilgandan so`ng amalga oshiriladi. Hujjatlarni saqlovga qabul qilishda hujjatlarning mavjudligi, fizik holati va ilmiy-texnikaviy ishlov berish sifati tekshirib olinadi.

Arxivlarga arxiv hujjatlarini saqlash uchun qabul qilib olish topshirish-qabul qilib olish dalolatnomasi asosida amalga oshiriladi. Dalolatnoma ikki nusxada tuzilib, bir nusxasi jamlash manbaiga qaytarib beriladi.

Arxivga xorijdan olingan arxiv hujjatlarini qabul qilib olish mulkdor yoki ko`rsatilgan hujjatlar еgasi hamda arxiv o`rtasidagi arxiv hujjatlarining asl nusxasi yoki ko`chirma nusxalarini sotish, in’om еtish, almashish to`g`risidagi shartnoma asosida amalga oshiriladi. Shartnomada berilayotgan arxiv hujjatlaridan foydalanish shartlari kelishib olinishi mumkin. Hujjatlarni qabul qilish hujjatlarni saqlovga qabul qilish-topshirish to`g`risidagi dalolatnoma bilan rasmiylashtiriladi.